Шпаргалка по "Документальное обеспечение управления"

Шпaргалки по документальному обеспечению  управления

Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документирование  – процесс создан6ия и оформления документа.

Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его  появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и  их организационным, программным и  информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

ДОУ – работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне:

• Прием документов
• Распределение
• Регистрация
• Исполнение
• Контроль исполнения
• Формирование дел
• Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю организации.

В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации.

 

2. документы и их роль.

Документы играют огромную роль в  жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы  служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном  виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация – это сведения о  лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

 

3. основные способы  документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли  документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также  были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом  документы, созданные каким-либо образом  письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

 

4.основные функции  документа.

Это целевое назначение, которое  присуще этому документу.

Все официальные документы имеют  общие и специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создают  для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально  значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает  средством связи между организациями  и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку  специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством  закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

 

5. классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.

- по наименованию, т.е. по названию  документа.

- по месту составления документы  делятся на внутренние (созданные  в данной организации и отражающие  вопросы внутри нее) и внешние  (поступающие в организацию или  направляемые в др. организацию,  др. лицам).

- по количеству вопросов, включенных  в текст, документы бывают: простые,  в которых содержится и предлагается  решение только одного вопроса;  сложные, в которых содержится  несколько вопросов.

- по форме документы могут  быть индивидуальные (создаваемые  в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

- по средствам фиксации: рукописно  печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

- по срокам хранения: постоянного  (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

- по происхождению: служебные(затрагивающие  интересы предприятия, отдела, группы  работников), личные(касающиеся конкретного  лица и являющиеся именными).

- по назначению: подлинники, копии,  выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированный  соответствующим образом, оформленный  и подписанный.

Копия – полное воспроизведение  всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

- по юридической силе: подлинные,  которые выдаются уполномоченными  работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

 

6. виды документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

- документы по общим административным  вопросам, т.е. вопросам общего  руководства предприятия и его  производственной деятельности. Эти  документы могут составлять работники  всех подразделений предприятия. В эту группу входят:

1. организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы:
1. организационные (устав, положение, инструкция, штатное расписание)
2. распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжение, решение, указание и т.п.)
3. справочно-информационные(служебные письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры и т.п.).

1.2 по личному составу (по трудовым  отношениям) приказы, по личному составу, трудовые книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

- документы по функциям управления:

2.1 документация по финансово-расчетным,  денежным и кредитным операциям(платежные  поручения, счета-фактуры, акты, ревизии,  кассы и т.д.)

2.2 документация по поставке  товаров и перевозке грузов(по  снабжению и сбыту) хозяйственные  договора, коммерческие группы, претензионные  письма и т.д.

эти документы составляют работники  финансовых органов, бухгалтерии, отдела планирования, снабжения и сбыта и других функциональных подразделений.

 

7.унификация и стандартизация  как основное направление в  совершенствовании документов.

Организация и управление характеризуется  разнообразием и неповторимостью  рабочей ситуации и предпринимаемых  действий по их разрешению, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единству их форм структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению документов.

Унификация документов – установление одинакового комплекса видов  и разновидностей документов для  аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных  текстов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах  управления должны оформляться единообразно, это позволяет включать документы  в единую для страны систему. Делопроизводство способствует их оперативной отработке  и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.

Суть стандартизации заключается  в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном  порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Стандартизация – форма юридического закрепления, приведенной унификации и уровня ее обязательности.

В России деятельность стандартизации координируется государственными органами стандартизации, при этом оформляется  виде межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ), республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций, учреждений(СТП).

Стандартизация – это сложный  процесс, в ее состав входят такие  элементы, как унификация, типизация  и т.д.

Типизация, в документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых  текстов, образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

 

8.система документации. Основные системы документации, применяемые в РФ.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью  документов определенным образом взаимосвязанных  и взаимодействующих.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых  в определенной деятельности.

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и т.д.

Отраслевыми принято считать системы  документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, т.е. систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.

Унифицированные системы деятельности(УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Определение, назначен6ие и состав системы документации устанавливаются  ГОСТами. С 1 июля 1998 года а РФ был  введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В 2003 году этот ГОСТ был незначительно  изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003.

 

9.требования к построению  формуляра-образца деловых документов.

Требования изложены в ГОСТе 6.10.5-87, согласно ему формуляр устанавливает  требования к построению унифицированных  форм:

- формат бумаги для унифицированных  форм документов. Применяют бумагу  формата А3(297*420), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148), А1-ватман.

- служебные поля. Для унифицированных  форм документов формуляр-образец  устанавливает размеры служебных  полей, поле верхнее левое не  менее 20 мм, поле нижнее правое  не менее 10 мм

- расположение частей из зон.  Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещается в пределах основных частей формуляра абзаца: заголовочная, содержательная и оформляющая.

- расположение реквизитов.