Роль візиту в дипломатичній практиці.

Корисною  формою спілкування з громадянами  країни перебування є листування. Разом з іншими формами контактів і зв'язків працівників посольства воно є важливою складовою загального плану роботи дипустанови.

Якщо  ж поставити запитання, що в дипломатичній  роботі є найважчим і найскладнішим, найважливішим і найвідповідальнішим, а в той же час найцікавішим і найкориснішим, то відповідь може бути одна — дипломатична бесіда. Поняття "дипломатична бесіда" — надзвичайно широке. Бесіди різняться між собою як тематично, так і конкретними умовами, в яких вони відбуваються, метою, яка ставиться, складом співрозмовників і багатьма іншими чинниками. Тому важко дати диференційовані рекомендації для кожного виду бесід, але є певні загальні закономірності, на яких доцільно зупинитися.

Зрозуміло, що результати будь-якої бесіди залежать від професійної підготовки дипломата, його вміння мобілізувати і правильно спрямувати знання і досвід, уміння слухати співрозмовника, виділяти головні аргументи положень, які він висуває, і бути готовим виставити свої контрарґументи та докази.

Конкретні умови, в яких відбувається бесіда, безумовно, впливають на її характер, тривалість. Навряд чи вдасться провести змістовну глибоку бесіду на офіційному прийомі, концерті, в театрі, коли навколо багато сторонніх людей, і хтось може втрутитися у вашу розмову. Тому в таких випадках відбувається короткий обмін інформацією (інколи достатньо й кількох речень, щоб з'ясувати якесь конкретне питання) або досягається домовленість про ґрунтовнішу зустріч з питань, які становлять взаємний інтерес.

Бесіда  проводиться з метою передання співрозмовникові інформації чи повідомлення або одержання інформації від нього. Передача інформації офіційним особам часто здійснюється за дорученням Центру і проводиться, як правило, послом або одним із старших дипломатів.

Що  стосується бесід з представниками неурядових кіл, то вони ведуться на всіх дипломатичних рівнях, і теми вибираються на власний розсуд. Правда, слід пам'ятати, що дипломат повинен уникати нудних і "порожніх" бесід, які можуть не дати бажаного результату.

Варто бути дуже уважним до співрозмовника, проявляти максимальну чемність, за необхідності переводити розмову на нейтральні теми.

Крім  отримання інформації, диппрацівник повинен уміти передавати і власну, вигідну для своєї країни. Необхідно робити це тактовно, щоб вона сприймалася не як нав'язування поглядів, оцінок, переконань, а як доречне доповнення під час обговорення тієї чи іншої теми.

Як готуватися до запланованої бесіди? По-перше, визначивши для себе тему, треба уважно, в деталях вивчити всі обставини, документи, пов'язані з нею, щоб досягти її чіткого власного бачення.

По-друге, слід підготувати вагому аргументацію для захисту власних думок та поглядів, одночасно готуючись до можливого спростування аргументів співрозмовника.

По-третє, доцільно заздалегідь опрацювати тактику ведення бесіди. Необхідно зважити на те, що співрозмовник, часто незацікавлений у поглибленому розгляді питання, може уникати розмови і зводити її на манівці.

Дуже  важливо розрахувати час, щоб  мати його вдосталь для обговорення  основного питання і забезпечення ділової частини бесіди, а не тільки її протокольного оформлення. Особливо важливо мати попередню уяву та необхідну інформацію про співрозмовника, знати основні моменти його біографії, політичні погляди, особисті інтереси, вподобання, склад сім'ї тощо. Вміле використання цієї інформації безумовно сприятиме встановленню добрих особистих стосунків із співрозмовником.

Розробивши  план проведення бесіди, треба домагатися його повної реалізації (для цього  потрібний досвід, що набувається роками). Дипломат повинен добре відчувати "плин часу" під час бесіди, не спостерігаючи за годинником, уміти його правильно розрахувати від початку і до завершення. У дипломатичній практиці відомо багато курйозних випадків "перетяжок" або "недотяжок" у подібних ситуаціях. Бувають й інші крайнощі, коли дипломат починає бесіду з "лобової атаки", відразу засипаючи партнера запитаннями, які його цікавлять. Це, як правило, викликає негативну реакцію протилежної сторони, і розраховувати у такому випадку на позитивний результат більш, ніж проблематично. "Класичний" дипломат уміє, враховуючи час, непомітно перейти від етикетної частини бесіди до ділової, зберігаючи такт та ввічливість при постановці питань, і, за реакцією відповіді, відчувати настрій співрозмовника та його бажання або небажання продовжувати бесіду.

Французький дипломат Ф. де Кальєр, автор відомої  праці "Про ведення переговорів  з монархами", пише: "Дипломат повинен  мати швидкий і врівноважений  розум, вміти добре слухати, бути уважним і ввічливим. Перш за все, хороший дипломат повинен мати достатню витримку, щоб гамувати в собі бажання висловитися до того, як сам обдумав те, що мав сказати" [3, с. 82—83].

Ніколи  не можна ставитися упереджено до свого співрозмовника, опираючись на інформацію, отриману від інших осіб, бо вона далеко не завжди буває об'єктивною.

Дуже  важливо вести бесіду спокійним  тоном, у жодному разі не підвищувати  голос і не показувати навіть ознак  якогось невдоволення чи роздратування, не перебивати співрозмовника. Нетактовність під час бесіди може бути використана проти вас.

"Спокій  ідеального дипломата, — пише  Г. Нікольсон, — повинен проявлятися  у наступному: по-перше, дипломат  повинен бути в хорошому настрої або, у крайньому випадку, вміти не показувати свого поганого настрою, по-друге, він повинен бути винятково терплячим" [4, с. 73].

У той  же час ввічливість і коректність  не повинні заважати дипломатові досягнути реалізації поставленого завдання.

Для переконливішого перебігу бесіди важливо  підкріплювати власні думки посиланнями на факти, джерела яких повинні бути тільки офіційними. Часто трапляється, що одне і те ж явище чи подія оцінюються по-різному, і тому важливо вміти довести правильність своєї позиції.

У бесідах дуже часто вживаються формулювання "в неофіційному плані", "моя особиста думка" тощо. Ці вирази сприймаються співрозмовником, як правило, умовно, і трактуються радпіе як натяк на довірливість, бо дипломат будь-якого рангу — особа офіційна, і все сказане ним у тому чи іншому плані сприймається як офіційна точка зору.

Коли  ж дипломат заявляє про те, що йому доручено зробити офіційну заяву, то цим тільки підкреслюється важливість інформації, яка має бути передана співрозмовникові. Це буває, для прикладу, коли дипломат відвідує МЗС і робить "офіційну заяву" з приводу, скажімо, статті чи виникнення якогось інциденту, спрямованих проти його країни.

Дуже  вміло й уважно треба користуватися  категоричними формулюваннями відповідей "так" або "ні". З цього приводу навіть існує дипломатичний каламбур: "Якщо дипломат каже "так", то це означає "може бути", якщо каже "може бути", то це означає "ні", якщо ж каже "ні" — це не дипломат". Якщо ж співрозмовник наполегливо домагаєть: ся однозначної відповіді, то можна відповісти "на мою думку" або утриматися від відповіді взагалі.

Слід  бути дуже уважним і обережним  щодо можливості отримання дезінформації. Ваш співрозмовник може зробити це навмисно, і тоді з ним надалі краще не спілкуватися, аби не стати знаряддям у чужих руках.

Можна спостерігати три типові випадки  отримання інформації під час бесід з громадянами країни перебування:

1)              коли співрозмовник все подає  у позитивному висвітленні;

2)             коли він критично ставиться  до оцінки ситуації в своїй  країні, але обґрунтовує це конкретними  фактами;

3)              коли намагається очорнити загальну  ситуацію або дії своїх політичних  противників.

Перший  випадок рідко буває носієм надійної інформації. Щодо другого і третього, то дипломатові треба бути обережним, аби його не звинуватили в неприязні, а то й у втручанні у внутрішні справи країни перебування.

Після проведення бесіди в обов'язковому порядку необхідно зробити запис бесіди або занотувати у документах іншої форми.

Підготовлений за результатами бесіди документ може бути корисним як засіб отримання оперативної інформації для МЗС та інших установ, зацікавлених у співпраці з цією країною. Він повинен містити докладну інформацію про зміст розмови, розкривати суть основних питань, що обговорювалися, показати досягнуті результати та існуючі розбіжності. Виклад власної позиції під час бесіди подається стисло, без зайвої деталізації. Рекомендують запис бесіди оформити відразу після її завершення, як виняток — наступного дня. Під час бесіди роблять нотатки, особливо тоді, коли йдеться про конкретні дати, прізвища, назви тощо. Нотатки робить або сам учасник бесіди, або ж спеціально призначений для цього працівник. Запис бесіди повинен бути викладений зрозуміло, чітко, без двозначностей, перекручувань, натяків, надто коли це стосується суті отриманої інформації. У супровідному (до запису бесіди) листі чи службовій записці роблять висновки та вносять пропозиції щодо результатів розмови.

Якщо  бесіда відбувалася поза межами України, то порушені в ній важливі й термінові питання за наявності відповідних технічних можливостей передають у Центр шифрованою телеграмою. Більш докладна інформація, яка не має термінового характеру, пересилається дипломатичною поштою. Запис бесіди проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов'язковому порядку необхідно:

а) вказати країну, місце, дату і тривалість бесіди, за чиєю ініціативою вона відбулася;

б) перерахувати кожного з учасників  бесіди із зазначенням їхніх посад.

Доречно вказати, проводилася ця бесіда безпосередньо  чи через перекладача; вручалися (передавалися) при цьому якісь документи, їхні копії, інші матеріали.

Згідно  з давніми традиціями, запис бесіди оформляється як такий, що зроблений "із щоденника" дипломата. Свого часу від дипломатів вимагалося постійне ведення щоденника, в який заздалегідь записувався зміст бесіди, який згодом оформлювався для ознайомлення керівництва, інших дипломатичних установ. Усі записи бесід мають гриф "Зі щоденника (прізвище дипломата)", який розташовано у верхньому лівому куті аркуша. Крім традицій, він свідчить також про те, що зміст документа в цілому не є терміновим, не призначений для негайного ознайомлення, хоч окремі його частини можуть розсилатися терміново. Як правило, бесіда записується від третьої або від першої особи.

Залежно від посадового рівня осіб, які вели бесіду, змісту і кола порушених питань, обсяг документа, який готується за її підсумками, може коливатися в межах від 1 до 5 сторінок. Чим нижчий посадовий рівень співрозмовників, тим коротшим повинен бути відповідний документ. У ньому має йтися лише про ті питання, які керівник доручав дипломату порушити під час бесіди.

Однією  з робочих форм переговорного процесу  є телефонна розмова. На відміну від виробничих, комерційних та інших структур, де у низці випадків офіційні переговори проводити необов'язково, і домовленість може бути досягнута по телефону, у дипломатичній практиці телефонна розмова, як правило, проводиться лише для з'ясування чи уточнення окремих питань.

Телефонна розмова є специфічним видом  усного мовлення: виключається передача інформації через міміку, жести, вираз очей тощо. Тому при її веденні особливо важливо використовувати лексичні можливості ділової мови. Слід брати до уваги, що досить часто неякісний зв'язок, зовнішній шум, дефекти вимови співрозмовника тощо ускладнюють спілкування, призводять до появи надлишкової інформації (перепитування, повторення). Спілкування також може ускладнитися через невміння співрозмовника висловлюватися стисло, простими реченнями. Спілкуючись телефоном, слід намагатися говорити не дуже швидко і, за можливості, чітко, зрозуміло. Тон має бути спокійним, витриманим, ввічливим.

Виклад  справи потрібно здійснювати лаконічно, без зайвих подробиць. Короткі фрази краще сприймаються на слух, ніж довгі, тим більше ускладнені зайвими мовними конструкціями. Розмова телефоном не повинна перетворюватися на монолог. Викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію дозовано, вчасно робити паузи. Загалом, вміння вести телефонну розмову значною мірою полягає у тому, щоб своєчасно зробити паузу і тим самим дати можливість співрозмовникові висловити своє ставлення до питання, що обговорюється.