Роль документа в жизни человека и общества, в сфере права и управления

1. Основные термины и определения дисциплины «Документационное обеспечение управления». Роль документа в жизни человека и общества, в сфере права и управления.

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения. Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности - организация документооборота. Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова documentum - доказательство или свидетельство

Информация  -  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а документированная  информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных  законодательством случаях ее материальный носитель.

Функция документа - это его  общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или в пространстве. Еще функции: информационная функция, социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), коммуникативная  функция - способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, кумулятивная функция - способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. Управленческая или регулятивная функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации. Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. Культурная функция - способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей, эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе.

Классификация документов. Изначально все документы разделяются  на официальные (служебные) и документы  личного происхождения. Официальный  документ - это документ, созданный  юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся  документы, созданные человеком  вне служебной деятельности или  выполнения общественных обязанностей. По форме (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению к управленческому  объекту (входящие, исходящие, внутренние), по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа), по срокам хранения ( постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет), по видам деятельности ( плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и аналитическая, отчетная, финансовая и т. д.) Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

4. Понятие системы  документации. Функциональные и  отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация  как основное направление совершенствования  состава и форм документов. Унифицированные  системы документации.

Информация, зафиксированная  на материальном носителе, выполняла  в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую  функцию документа первоначально  обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» - «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство».

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение  документа, как материального объекта  с зафиксированной на нем информацией  в виде текста, звукозаписи или  изображения, предназначенного для  передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного  использования.

Система документации —  это совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции  в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций  неодинаково, так как зависит  от конкретной деятельности того или  иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации  используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую  деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения  административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также  отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования  документации является унификация и  стандартизация.

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие  категории стандартов: - государственные стандарты (ГОСТ); - отраслевые стандарты (ОСТ);

- республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости  различных систем документации по одноименным  и смежным функциям управления, более  эффективного использования вычислительной техники.

Унифицированные системы  документации:

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых  действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось  порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки  корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.

В настоящее время в стране действуют следующие УСД:

•   унифицированная  система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

•   унифицированная  система первичной учетной документации (код 0300000);

•   унифицированная  система банковской документации (код 0400000);

•   унифицированная  система финансовой, учетной и  отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

•   унифицированная  система отчетно-статистической документации (код 0600000);

•   унифицированная  система учетной и отчетной бухгалтерской  документации (код 0700000);

•   унифицированная  система документации по труду (код 0800000);

•   унифицированная  система документации Пенсионного  фонда Российской Федерации (код 0900000);

•   унифицированная  система внешнеторговой документации (код 1000000);

11. Правила адресования документов. Состав реквизита «Адресат» и его зависимость от адресата и вида составляемого документа.

От точного написания  адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное  или физическое лицо.

Максимально реквизит «адресат»  может состоять из следующих составных  частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);

- почтовый адрес.

Каждая из указанных составных  частей адресата печатается с новой  строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Состав реквизита «адресат»  меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается  лишь название структурного подразделения  или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации  или структурного подразделения  входит в название должности.

Должность получателя и его  фамилия указываются только в  том случае, если известно, кто конкретно  занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа  до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

В соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.

Полный почтовый адрес  указывается составителем документа  в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря  по обработке и отправке корреспонденции.

При направлении документа  группе однородных организаций адресат  указывается обобщенно. Чаще всего  это документы в адрес подведомственных организаций.

При направлении документа  вышестоящим органам власти и  управления и постоянным корреспондентам  почтовый адрес не указывается.

На одном документе  рекомендуется помещать не более  четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и  на каждом документе указывается  только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил  документ. Слово «копия» перед  вторым, третьим и четвертым адресатом  не проставляется. Указание на документе  нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым  одновременно направлен данный документ.

21. Назначение, состав распорядительных документов и особенности оформления.

Распорядительные документы  играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1) организационным;

2) планирования производства;

3) строительства, материально-технического  снабжения;

4) сбыта;

5) финансов и кредита;

6) труда и заработной  платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать  распорядительные документы, но они  являются наиболее характерными и стабильными  основаниями для обязательного  издания распорядительных документов.

Распорядительные документы  носят административный характер. Они  обращены к нижестоящим или подчиненным  организациям, группам или отдельным  должностным лицам.

Основными видами распорядительных документов являются:  постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1) всестороннее изучение  вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование текста  и его подписание;

3) обсуждение и принятие  документа на заседании коллегиального  органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен  отдельными специалистами или структурными подразделениями.

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем  предприятия, действующим на основании  единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.