Регистрация документов

    Негосударственное образовательное  учреждение

    высшего профессионального  образования

    «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»

           ВОЛГОГРАДСКИЙ ФИЛИАЛ 
 
 

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

    ПО  ДИСЦИПЛИНЕ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» 
 
 

на  тему:   Регистрация документа (входящего, исходящего письма). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила студент 1 курса

Группы  ФК-1-2010

Иванова Светлана Григорьевна 
 

                                                  Проверил: Преподаватель

                                                        Исмагулов Виктор Куаншкиреевич 
 
 
 
 
 

Волгоград, 2011 
 

  ПЛАН:

                     Введение

1. Понятие распоряжения и его особенности.
2. Право издания распоряжений и право подписи.

3. Этапы издания распоряжений и особенности  их оформления.

Заключение.

                Список литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение.

  Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для  граждан и организаций, которым  оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

  Распоряжения  могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

    Понятие распоряжения и его особенности.

  Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.

  Особенностью  распоряжений является то, что они  издаются для решения оперативных  вопросов основной деятельности, и  это существенно сужает сферу  применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления.

  Например, областные, районные и городские  исполнительные комитеты, администрации  районов в городах, являясь по своему статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам своей  деятельности решения. Совет Министров (также коллегиальный орган управления) принимает в этих целях постановления. Для решения оперативных вопросов основной деятельности руководители указанных коллегиальных органов (соответственно председатели исполкомов, главы администраций в городах) единолично издают распоряжения.

  Так как распоряжения издаются для решения  оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание  распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

  Распоряжение  является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем  организации, поэтому к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для приказов.

  Право издания распоряжений и право подписи.

  Правом  издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации  по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).

  Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами - в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

  Распоряжения  оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации  или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

  На средних и крупных предприятиях правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятия в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

  Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственным вопросам.

  Этапы издания распоряжений и особенности их оформления.

  В процедуре издания распоряжений можно выделить восемь этапов :

1. Инициирование издания распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доведение  распоряжения до исполнителей.

  Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

  Рассмотрим  эти этапы в отдельности.

    Инициирование издания распоряжения.

  Проекты распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

• на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
• по поручению руководства предприятия;
• по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

  Обоснование необходимости издания распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

  Сбор и анализ информации для подготовки проекта распоряжения.

  Данный  этап предусматривает прежде всего  сбор и анализ объективной, достаточной  и своевременной информации, необходимой  для выработки управленческого  решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом распоряжении.

  Источниками информации могут быть:

• законодательные акты и нормативная документация;
• текущая документация организации;
• документы, поступающие из других организаций;
• архивные документы;
• публикации в периодической печати;
• научные материалы и др.

  Итогом  сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что  в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

  Подготовка проекта распоряжения.

  Говоря  о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической  силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

  Проект  распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных  подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

  Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

  Заголовок распоряжения формулируется по тем же правилам, что и заголовок приказа, например:

  «Об обеспечении сохранности бланков  строгой отчетности»;

  «Об обеспечении выполнения плана выпуска  продукции в III квартале»;

  Итак, проекты распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
2. наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. место составления или издания документа;
5. ограничительные отметки для реквизитов:
6. дата документа;
7. регистрационный номер документа;
8. заголовок к тексту;
9. текст документа;
10. визы согласования документа; 
11. подпись полностью;

  При постановке на контроль и исполнение ставится отметка о контроле (оформляется при постановке документа на контроль), при снятии с контроля и направления документа в дело ставится отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело).

  Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

  Левое поле используется для подшивки документа  в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм. 

  Особенности оформления распоряжений.

  Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей: