Регистрация документов современных организаций

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в  организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих  и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости  регистрационных  данных и создать условия для  перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.¹¹

Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.

Регистрация документов - ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машинно-ориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные  картотеки формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.¹²

1.4Организация информационно- справочной системы.

 Важной составляющей  информационно-поисковой системы  по документам предприятия являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.

 Одна из  функций службы делопроизводства  заключается в обеспечении быстрого  поиска данных о том, где  находятся нужные документы, как  продвигается ход исполнения  конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

 Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года.

 При организации  картотек используются различные  схемы их построения в зависимости от структуры учреждения или предприятия, степени централизации справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов. Справочных аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативных поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений.

 Карточки  в картотеке располагаются по  группам (рубрикам) в зависимости  от целей поиска. Группы карточек  отделяются друг от друга разделителями,  на которых надписываются названия  рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.

 Систематизация  по структурному принципу предполагает, что рубрики картотеки соответствуют  структуре организации или учреждения. Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших фирмах при централизации справочной работы.

Номинальный принцип  – это расположение карточек в  соответствии с видами и разновидностями  документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия: «Решения», «Распоряжения», «Приказы» и т.п.

 По предметно  - вопросному принципу карточки располагаются в соответствии с содержанием документов. В каждую рубрике группируются карточки по определенному вопросу деятельности предприятия или структурного подразделения.

 Корреспондентский  принцип предполагает расположение  карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.

 В соответствии  с хронологическим принципом  карточки располагаются в картотеке  по датам поступления. Отправления  или исполнения соответствующих  документов.

 Алфавитный  принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий заявителей.¹³

 Как правило,  при разработке схемы построения  информационно-справочных картотек используется не один, а несколько принципов. Рубрики картотек могут делиться на подрубрики. Порядок расположения карточек внутри рубрик может производиться по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.д. глубина детализации при этом может быть различной. Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок.

 Основой  для построения картотек может служить номенклатура дел предприятия или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.

 Часто справочная  картотека делится на две части:  картотека на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска исполненных документов, например по определенному вопросу. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

 Количество  картотек и схемы их построения  в разных организациях различны. Это зависит от:

• Объема документооборота;
• Степени централизации работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы;
• Территориального расположения структурных подразделений организации;
• Содержания большинства справочных запросов потребителей информации. Например, при централизованной системе регистрации справочные картотеки формируются, как правило, в службе делопроизводства;
• При децентрализованной системе – в структурных подразделениях;
• При смешанной – картотеки ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.

 Чтобы не  потерять порядок номеров при  ведении карточной системы регистрации,  службой ДОУ обычно применяются  дополнительные рабочие таблицы – шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов. (Приложение 3).

 Справочные  картотеки передаются на хранение  в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.¹⁴

1.5Система регистрации.

          Существуют три формы организации регистрации документов:

1. Централизованная;
2. Децентрализованная;
3. Смешанная.

При централизованной системе все документы в организациях регистрируются в одном месте. Такая  форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в  которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате.

Децентрализованная  регистрация документов осуществляется в крупных учреждениях или  компаниях, имеющих отделы, а также  в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями. Такая система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях), например:

• Плановая документация регистрируется в плановом отделе;

• Снабженческая документация - в отделе снабжения;
• Протоколы и решения коллегиальных органов – в секретариате;
• Распорядительные документы, подписанные руководством организации, - в службе ДОУ.

С учетом специфики  организации может применяться  и смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, а другая – в структурных подразделениях. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях.¹⁵

Следует отметить, что при смешанной форме организации  делопроизводства одна и та же технологическая  операция, например регистрация поступающих  и отправляемых документов, может  осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Вариантом смешанной  формы является такая организация  работы с документами, при которой  одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов и или контроль за их исполнение) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а в других централизованно (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т. д.

В каждой конкретной организации выбор той или  иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службы ДОУ. Выборная форма работы с документами  закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по делопроизводству. ¹⁶  

          ВЫВОД: Регистрация является одной из наиболее трудоёмких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.