Распорядительные документы. Распоряжение

      Заголовок распоряжения формулируется по тем  же правилам, что и заголовок приказа, например:

      «Об обеспечении сохранности бланков  строгой отчетности»;

      «Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале»;

      Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

      В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с  абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

      «В  соответствии с указаниями…»;

      «В  целях обеспечения сохранности  бланков строгой отчетности…»;

      «В  целях выполнения плана выпуска  продукции…».

      Если  распоряжение издается на основании  или во исполнение нормативного правового  акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

      «Во исполнение Указа Президента Республики Татарстан от … № … «О…»;

      «Основание: Указ Президента Республики Татарстан от … № … «О…».

      Если  распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

      Распорядительная  часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами  от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

      Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой  строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру  действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

      Пункты  и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя  или наименование структурного подразделения  в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

      Отметка о наличии приложений к распоряжениям  оформляется таким же образом, как  и в приказах. Правила визирования  и подписания распоряжений аналогичны установленным для приказов.

      Регистрируются  распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный  в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями. 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Делопроизводством называется отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных  документов, организации их движения, учета и хранения.

     Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы  движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

     Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

     Непосредственное  ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена  ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

     За  последнее десятилетие в связи  с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

     С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.

     Практически каждая организация сталкивается с  проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы  теряются, не контролируются и т. д.

     За  счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

     Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто  стремятся повысить свою квалификацию.

     Возросли  запросы пользователей на усовершенствованные  программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с  многочисленными автоматизированными  рабочими местами, информационными  и прикладными системами.

      Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства 
 
 
 
 
 
 
 
 

      СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Татарников  М.А. Делопроизводство в учреждениях  и на предприятиях, организациях. –  М.:ИНФРА-М, 2006.208с.
2. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004.
3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В.Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.

6.  Дорофеева Л. И. Менеджмент.: Эксмо, 2007 г.

7. Мамонтова Е.В. Набор инструментов для управления проектами. Под ред. Неизвестный С.И.- М. Пресс, 2008г.

8.  Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент. М.: ИНФРА-М, 2007г.