Психологическая структура личности и практика делового общения

Министерство образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Филиал  в г.Туле 

                      

Контрольная работа 

                                      по дисциплине «Деловое общение»

на тему: «Психологическая структура личности и практика                          делового общения» 
 
 

    а                                                                                                      

                     Выполнил: студент

    ФНО

                               специальности Г МУ

                      группы дневной

                      Кутепова А.В.

                                                           № зачётной книжки ______________     

                               Проверил: __________

                                                                 

                                                  Тула 2009 г.

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     «Необходимой составной частью современного менеджмента является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена чёткая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности её приёма и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, чёткой организации поиска, хранения и использования документов.

     Хорошо  известно, что контролирующие органы судят о качестве работы предприятия в значительной мере по состоянию его документации. Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, начиная от технических исполнителей и до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможно осуществление планирования, финансирования, решение задач бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обеспечения и т.п.»[3, с. 7-8]

     Учитывая  вышеизложенное, данная работа является актуальной и требует дальнейшего рассмотрения.

     Цель  работы – изучить этапы подготовки документов к архивному хранению.

     Соответственно  задачами работы стали:

     1) исследовать с какой целью проводится экспертиза научной и практической ценности документов и как осуществляется оформление дел, и устанавливаются сроки хранения документов;

     2) определить к какой группе документов относится должностная инструкция, кто её составляет и кто утверждает. 
 
 

1. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению

     «Прежде чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и документе, носящем название «Государственная система документационного обеспечения управления». Подготовка включает следующие этапы: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.»[3, с. 106-107]

     «Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несёт информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов»[5] «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.» [1, с. 7]

     В документе «Основные правила работы архивов организаций» «экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.» [2]

     «Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

     Первым  этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

     Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

     И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.»[5]

     «Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы) в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). 

     Экспертиза  ценности документов, отбор их для  хранения осуществляется в остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК).

     Из  основных задач экспертной комиссии выделим:

     - рассмотрение проектов номенклатур  дел учреждения и его структурных подразделений;

     - организация ежегодного отбора  документов на хранение и уничтожение;

     - рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истёк.»[2]

     «Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

     Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

     - основная документация, наиболее  полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчёты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

     - оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчётности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

     - документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учёта личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

     Проведение  экспертизы следует начинать с просмотра  документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчёты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов. Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение. Поглощённые документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

     Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

     В процессе проведения экспертизы могут  быть использованы несколько видов типовых перечней:

1. перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
2. перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы;
3. перечень научно-технической документации, подлежащей приёму в государственные архивы.

     Кроме того коммерческие организации могут  воспользоваться вышедшим в 1996 г. справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

     Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

     Наряду  с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

     Экспертизу  ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения. Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.