Постановка делопроизводства в ЗАО "Банк Русский Стандарт"

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение в настоящее время, так  как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые  являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности.

Важно уделять пристальное  внимание документам на всех этапах жизни  организации - от государственной регистрации  до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация  делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность  его деятельности.

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий  документ — это не какое-то особое понятие в документоведении. Это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.¹

Актуальность темы дипломной  работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение в настоящее время, так  как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности.

Важно уделять пристальное  внимание документам на всех этапах жизни  организации - от государственной регистрации  до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация  делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность  его деятельности.

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы  организация  и технология документационного  обеспечения деятельности Закрытого  акционерного общества «Банк Русский  Стандарт».

Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Банк  Русский Стандарт», а также разработка  внесение рациональных предложений  по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной  структурой банка; 

- рассмотрение места и  значения службы документационного  обеспечения в деятельности ЗАО  «Банк Русский Стандарт»;

- изучение организации  службы документационного обеспечения  управления, ее структуры и объемов  работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ  нормативных документов, регламентирующих  организацию делопроизводства;

- разработка предложений  по совершенствованию работы  с документами с учетом рекомендаций  нормативно-методических документов  и специальной литературы;

Источниковедческая база курсовой работы:

Гражданский кодекс РФ,

Федеральные законы такие  как:

-    Федеральный закон  от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных  данных»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации»;

- Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом  регулировании»;

- Закон РФ от 25.10.1991 №  1807-1 «О языках народов Российской  Федерации»;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации»;

Государственные стандарты  РФ

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов;

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения.;

- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной  техники.

 Инструкция по делопроизводству  в организации, Положения, имеющие  отношение к ОРД; научно-методические  работы по указанной проблематике; публикации в периодической печати.

1. Общая характеристика и организационная структура  ЗАО "Банк Русский Стандарт"

 

Банк Русский Стандарт основан в 1999 году. Основным акционером Банка является холдинговая компания ЗАО «Русский Стандарт».

Сегодня Банк Русский Стандарт — один из крупнейших национальных

финансовых институтов общефедерального значения. Банк реализует кредитные  программы для населения более  чем в 2500 населенных пунктах страны. С 2006 года Банк Русский Стандарт осуществляет банковские операции на Украине.²

С 2005 года Банк Русский Стандарт является эксклюзивным эмитентом и  эквайером карт American Express в России. В настоящее время Банк предоставляет  торгово-сервисным предприятиям полный спектр услуг по организации безналичных  расчетов. Банк организует прием карт ведущих международных и российских платежных систем: American Express, VISA, MasterCard, Discover, Diners Club, JCB International и «Золотая корона» на единой технологической платформе.

С 2007 года Банк Русский Стандарт активно развивает направление  бизнеса по обслуживанию привилегированных клиентов — Imperia Private Banking. Банк Русский Стандарт предоставляет полный комплекс финансовых, лайф-стайл и консьерж-услуг, способных удовлетворить самый взыскательный вкус клиентов-держателей карт Imperia.

Банк Русский Стандарт является крупным рознично-ориентированным

финансовым институтом федерального значения. Более 90% бизнеса Банка

сосредоточено в регионах страны. Наиболее удаленные офисы  на территории

присутствия Банка в 2008 году расположены в следующих городах:

· На Севере – в Мурманске;

· На Юге – в Сочи;

· На Западе – в Калининграде;

  · На Востоке – в Южно-Сахалинске.

В 2008 году Банк продолжил  реализовывать программу развития региональной сети, начатую в октябре 2007 года. В ее рамках производилась

реорганизация сети представительств в сеть филиалов и операционных офисов.

Таким образом, к концу  года 62 представительства Банка  зарегистрированы как филиалы и  операционные офисы. Из них 8 – филиалы (Санкт-Петербург, Омск, Воронеж, Ростов-на-Дону, Уфа, Казань, Екатеринбург и Самара), 54 – операционные офисы. Параллельно  шел процесс преобразования отделений  Банка в операционные офисы. Реорганизация  сети продолжалась и в 2009 году.

Ожидается, что изменение  формата позволит оптимизировать организационную  структуру Банка, расширить спектр предоставляемых услуг, унифицировать  технологические процессы, повысить эффективность бизнеса. ³

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Норматиевно-правовая  база  организации  делопроизводства  в  ЗАО «Банк Русский стандарт»

 

2.1.Законодательные акты, регламентирующие документирование Федерального уровня

Управленческая деятельность производится в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов.

Документы разрабатываются  обществом на основании и во исполнение федеральных законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений  и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных распорядительных документов органов государственной власти, а также по собственной инициативе.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

• придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);
• использование документа в качестве источника информации;
• реальность исполнения документа;
• обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;
• возможность обработки и размножения документа с помощью средств копировальной техники.

Издаваемые документы  всесторонне обоснованы, согласованы  с соответствующими управлениями и  должностными лицами, а также оформленными согласно Инструкции.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к  оформлению документов».

Организация работы с документами  направлена на создание оптимальных  условий для всех видов работ  с документами,  и включает организацию  документооборота (движения документа  с момента создания или получения  до исполнения или отправки), хранение документов и их использование.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления. Делопроизводством называют отрасль  деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Документом является зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют  ее идентифицировать⁴.

Официальные документы создаются  юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в  установленном порядке. К официальным  документам относят: управленческие, научные, технические, производственные и др.

Важное место среди  официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой  документации любого предприятия. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями любого общества, учреждения, порядком решения  вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура  учреждения, количество и функции  заместителей и др.), так и с  другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами  и т.д.). Все документы оформляются  в соответствии с требованиями государственных  стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских  и учетно-статистических, относятся  к системе организационно-распорядительной документации.

При организации делопроизводства в ЗАО «Банк Русский Стандарт» работники службы  прежде всего учитывают следующие нормативные правовые акты Федерального уровня:

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных  данных»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения  обращений граждан»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации»;

- Закон РФ от 25.10.1991 №  1807-1 «О языках народов Российской  Федерации»;

- Закон РФ от 23.09.1992 №  3520-1 «О товарных знаках, знаках  обслуживания и наименованиях  мест происхождения товара»;

- Закон РФ от 23.09.1992 №  3523-1 «О правовой охране программ  для электронных вычислительных  машин и баз данных» ;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон №  125-ФЗ);

- Постановление Правительства  РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении  изготовления, использования, хранения  и уничтожения печатей и бланков  с изображением Государственного  герба Российской Федерации»;

- Постановление Правительства  РФ от 17.06.2004 № 290 «О федеральном  архивном агентстве»;

- Распоряжение Правительства  РФ от 21.03.1994 № 358-Р «Об обеспечении  сохранности документов по личному  составу»;

- Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, утвержденный Решением  Росархива от 06.10.2000;

- Примерное положение  о постоянно действующей экспертной  комиссии учреждения, организации,  предприятия, утвержденное Приказом  Росархива от 19.01.1995 № 2;

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов;

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения и др.;

- ГОСТ 6.01.1-87. Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической информации;

- ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные  системы документации. Запись информации  унифицированных документов в  коммуникативном формате;

- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной  техники.

Также в процессе работы с документами используются:

1) унифицированные системы  документации:

- организационно-распорядительной  документации;

- отчетно-статистической  документации;

- документации по труду  и др.;

2) общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации:

- Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД);