Понятие «документ», отличительные признаки документа, история развития понятия, современное состояние вопроса

РОССИЙСКИ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ФИЗЕЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА, МОЛОДЁЖИ И ТУРИЗМА (ГЦОЛИФК)

 

 

Кафедра спортивного  менеджмента, экономики и права  им. В.В. Кузина

 

 

 

Реферат на тему:

 

Понятие «документ», отличительные  признаки документа, история развития понятия, современное состояние  вопроса.

 

 

Выполнил:

Студент 1 курса, группы 6а

Захаров Е.В.

Проверил:

Уралов Д.Н.

 

 

 

Москва 2012 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание.

 

 

1. «Документ» как понятие                                                                         3

 

2. История развития понятия                                                                     4-6

 

3. Современное состояние вопроса                                                          7-10

 

4. Признаки документа                                                                                11

 

5. Функции документа                                                                              12-14

 

6. Заключение                                                                                               15

 

7. Список использованной литературы                                                      16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. «Документ» как понятие

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным  в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли  знания имеется одна или несколько  версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется.

На международном  уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение  документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

• наличие информации, смыслового содержания;
• стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и  передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его  рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. История развития понятия

 

 

 История возникновения  и эволюция толкования термина  "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период  значение понятия "документ" постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где  оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом  или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых  ладонях вытянутых рук насчитывалось  десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В  этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее  оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В  значении письменного свидетельства  слово "документ" употреблялось  от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все  европейские языки.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого  и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком  и могущая служить доказательством  прав на что-нибудь (имущественных,  состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо  обязанностей (условия, договоры, долговые  обязательства);

б) вообще любое  письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых  стран мира появляются производные  от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования  подтвержденных документами доказательств  и полномочий; документный - относящийся  к документу.

В конце XIX в. наблюдается  тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось  как любой предмет, служащий для  получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие  использовалось преимущественно в  юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание  понятия "документ": его ввел известный  бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно  выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П.Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной  форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это  понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так  и радио-, телепередачи, театральные  представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной  информацией, собранные человеком  для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся  в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения  информации с целью ее передачи в  пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и  документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и  фильмы (результаты машинной записи изображения  и звука).

Концепция П.Отле рассматривает  документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое  значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о  какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный  документ" (служащий основанием для  осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов  в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала  книговеды и документалисты, а  затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с  понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение  и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении  и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка  и др. Документалисты и информатики  первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его  содержание обязательными атрибутивными  элементами: наличие информации и  материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это  материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный  для ее передачи в пространстве и  времени.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются  определения, то придающие ему самый  широкий смысл, то сужающие его понимание  до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для  решения теоретических или практических задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Современное состояние вопроса

 

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

В настоящее время  общество переживает информационный бум. Любая организация, также как  и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь  информацией. В нынешних условиях очень  важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими  словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

• информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);
• информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;
• информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;
• различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

На сегодняшний  день в Российской Федерации накоплены  огромные запасы информации, сосредоточенной  в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях  информации. Эта информация применяется  повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных  учреждениях и других организациях.