Понятие архивного дела и информатизации

СОДЕРЖАНИЕ

 
ВВЕДЕНИЕ 
 
Достижение последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходиться без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стеллажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стеллаже находиться запрашиваемый документ. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива. 
 
Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас, когда вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны программы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение их в архив.  
 
Объектом курсовой работы является архивное дело. 
 
Предмет курсовой работы – информационные технологии в архивном деле Российской Федерации. 
 
Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле. 
 
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:  

1.  
   дать понятие архивного дела и информационным технологиям.
2.  
   определить объекты и цели информатизации архивного дела.
3.  
   пояснить значение электронного документооборота и его особенностей применения в архиве.
4.  
   рассмотреть базы данных в архивном деле.
5.  
   изучить архивные документы на нетрадиционных носителях. 

 
В работе использовалось значительное количество литературы, однако работы таких как А.Д. Тельчаров, Е.В. Алексеева, Л.П Афанасьева положены в основу написания курсовой работы. 
 
Значимым элементом существования современного мира являются информационные технологии, проникнувшие практически во все сферы социальной деятельности, в том числе и в архивное дело.Поэтому практическая значимость данной курсовой работы в том, что она поможет проследить этапы информатизации архивного дела и изучить применения новых информационных технологий в архивном деле. 
 
Работа состоит из введения, девяти частей, заключения и списка литературы. 

1.  
   Понятие архивного дела и информатизации. 

 
Архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. 
 
Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. 
 
Информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.  

2.  
   Объекты и цели информатизации

 
Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного и муниципального архивов и архива организации (ведомственного) относятся: 

•  
  комплектование архива и экспертиза ценности документов;
•  
  создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);
•  
  экспертиза ценности документов;
•  
  комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);
•  
  учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;
•  
  создание страхового фонда и фонда пользования документами;
•  
  информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений организации (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;
•  
  контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);
•  
  контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях – источниках комплектования (для государственного и муниципального архивов).

 
В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизации архивного дела приобретает особую значимость.  
 
Целями информатизации работы архива являются: 

•  
  избавление труда архивиста от рутинных операций;
•  
  повышение точности и оперативности учета документов в архиве;
•  
  получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;
•  
  повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;
•  
  обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов;
•  
  создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;
•  
  формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня.
3.  
   Принципы и направления информатизации

 
Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах: 

•  
  преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
•  
  преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
•  
  системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: архивные автоматизированные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
•  
  внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
•  
  сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

 
Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта. 
 
Основные направления информатизации: 

•  
  организация учета документов Архивного фонда РФ;
•  
  учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;
•  
  совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;
•  
  формирование страхового фонда и фонда пользования;
•  
  проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;
•  
  автоматизация организационно-управленческих функций архивов.
4.  
   История информатизации

 
История механизации и автоматизации  тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей  информации. 
 
В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов: 

1.  
   Период с конца XIX в. до 1950-х гг. – на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.
2.  
   Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.
3.  
   Период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
4.  
   Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.
5.  
   Организация внедрения информационных технологий в архивах