Отчёт по практике П Лыхма

   Документов  поступают на кафедру по почте, электронной  почте и факсу.

     Регистрация документов и построение

       информационно-поисковой системы

      Все документы регистрируются централизованно, т. е. в канцелярии. Перечень регистрируемых документов закреплен в Инструкции по делопроизводству. Документы, адресуемые непосредственно на кафедру, регистрируются в «Журнале входящих и исходящих документов». При приеме корреспонденции проверяется  целостность конвертов и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп  проставляется также на всех приложениях к документу. На документах, не подлежащих вскрытию, штамп ставится на конверте.

     Справочно-информационным фондом является журнал регистрации  входящих и исходящих документов. Автоматизированный информационный фонд отсутствует.

     Контроль  за исполнением документов устанавливается  в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ. Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора вуза. Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля в управлении делами вуза возлагается на сотрудников канцелярии. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены сроки. Если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок, документы без указания срока исполнения – в месячный срок, если в документе имеется пометка «срочно» – то в трехдневный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

     Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.

     Классификация и систематизация документов, формирование дел

Номенклатуру  дел кафедры составляет канцелярия и согласовывается с экспертной комиссией. При составлении используются: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности, с указанием сроков хранения; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов; Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения. Номенклатура дел состоит из 5 граф. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел.  Индекс дела состоит из установленного в Академии цифрового обозначения структурного подразделения (индекс кафедры – 4) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей). Графа 3 заполняется по окончании учебного года. В графе 4 указывается срок хранения  дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

     Экспертиза  ценности документов, подготовка дел сдачи в архив.

Экспертизу  ценности документов проводит постоянно  действующая экспертная комиссия. Функции, права, организация работы закреплены в Положении о постоянно действующей экспертной комиссии. ЭПК путем постраничного просмотра отбирает дела для постоянного хранения, временного а также с истекшим сроком хранения. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел постоянного, временного хранения (свыше 10 лет), по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению. В архив Академии передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет) сдачи в архив не подлежат. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного  подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника, передавшего дела. 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ПРИЛОЖЕНИЕ

Организационная структура кафедры  педагогики и психологии ЧГАКИ