Отчет по практике в «Роспрофмаш»

 

 

 

 

 

 

 

 

     ТЕМА 2. Изучение систем документации организации.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в профсоюзе составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел предназначена  для организации группировки  исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться для  формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Прием и отправка документов в профсоюзе осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Основные документы, используемые в организации:

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Должностная инструкция - организационный  документ длительного или постоянного  срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны  деятельности должностных лиц. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность  и организацию работы предприятия  в целом или его структурных  подразделений.

Штатное расписание - один из основных видов организационных  документов. В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором  указываются все структурные  подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается  с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения  в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Решение - это правовой акт  коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут  издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными  организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами  администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными  организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями (Приложение 8).

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной  должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано (Приложение 7).

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно  по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и являются основанием для издания  распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д." или объясняющий  причины какого-либо события, факта, поступка.

Заявление - это документ, содержащий просьбу или предложения  лица (лиц) учреждению либо должностному лицу. Заявление адресуется конкретному  должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

 

 

 

 

 

 

 

                               ТЕМА 3. Анализ бланков

В профсоюзе используются общие бланки и бланки письма, форма А4.

Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 14 - место составления или издания документа.

Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

Бланки документов имеют  поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки хранятся в сейфах, металлических шкафах и ящиках.

 

 

                                       Заключение.

В заключение работы, хотелось бы отметить, что существуют единые требования и правила оформления документов независимо от того к какой  форме собственности принадлежит  организация, каким видом деятельности она занимается, как ведется делопроизводство, традиционным способом или на основе современных информационных технологий. На протяжении всей практики по делопроизводству, я изучила состав видов служебных документов, используемых в документировании деятельности учреждения и составила достаточное количество документов. Для их создания использовались лекции по делопроизводству различных авторов и ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная Система Организационно-распорядительной Документации. На мой взгляд документооборот (делопроизводство) ведется в Орловской областной организации профсоюзов машиностроителей в соответствии с названным государственным стандартом и отличий как таковых от него не имеет.