Отчет по практике в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”»

 

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Саратовский  государственный социально-экономический  университет»

Кафедра документоведения и  документационного обеспечения управления

 

 

ОТЧЁТ

о преддипломной практике (документоведческая экспертиза) 

 в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» г. Саратове

 

 

                                                                                 Студента 5 курса 5 группы

                                                                                 Гуманитарного

                                                                                 факультета

Чуянова Дениса Александровича

Руководители   

от организации

директор С.Е. Гришин

от кафедры

доцент С.Е. Гришин

 

 

Саратов

2012

 

Оглавление

Введение.......................................................................................................................3

1. Изучение состояния  организационного построения и функционирования службы делопроизводства организации…………………………………………………5

2. Анализ  систем  документации  организации и особенности документирования организационно-распорядительной деятельности организации………………………………………………………………………………..5

3. Изучение  систем информационно-справочной документации и организацию информационно-справочного обслуживания…………………………………………...7

4. Изучение основных этапов документооборота организации………………….9

5. Изучение систематизации и обеспечение сохранности документов в организации.……………………………………………………………………………...10

6. Анализ организации  работы по рассмотрению обращений  граждан………...12.

7. Изучение организации работы с электронными документами в организации.……………………………………………………………………………...12

Заключение ....………………………………………………………........................14

Приложения………………………………………………………............................16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Согласно приказу ректора, я, Чуянов Денис Александрович, проходил преддипломную практику в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» в период с  02.02.2012 по 01.03.2012.

Целью преддипломной  практики является комплексное экспертное исследование технологий документационного обеспечения управления в конкретной организации,  выявить их взаимосвязь с основными целями и задачами учреждения.

Данная цель предполагает решение следующих задач:

1. Экспертное исследование организационно-распорядительной документации;
2. Экспертное исследование информационно-справочной документации и организации информационно-справочного обслуживания;
3. Экспертное исследование организации документооборота и обеспечения его информационной безопасности;
4. Экспертное исследование вопросов систематизации и обеспечения сохранности документов в организации;
5. Экспертное исследование организации работы с электронными документами, возможностей систем электронного документооборота, соблюдения правил электронного документооборота корпоративной информационной системы;
6. Сбор и анализ материалов для создания эмпирической базы для написания дипломной работы, подтверждения теоретических положений, содержащихся в теоретической части работы, для проверки выдвинутых гипотез и проведения экспериментальных исследований.  

Полное наименование организации: ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”».

Юридический и почтовый адрес: ул. Соколовая, д. 85, г. Саратов, 410000.

Фактический адрес: ул. Волжская,  д. 28, г. Саратов.

Организация существует с 2000 года. Учредитель – С.Е. Гришин.

Основной вид деятельности – издательский. Издаёт журналы, газеты, сборники, книги, буклеты.

За 12 лет происходило изменение организационной структуры управления и связанные с этим процедуры принятия управленческих решений, права и ответственность структур аппарата управления.

Организационная структура предприятия ( см. Приложение 1, 2, 3).

В 2001 г. численность сотрудников составляла 60 человек. Организация специализировалась на выпуске журналов и газет.

В 2003 году произошло сокращение штата работников в организации до 30 человек.

С 2008 года численность  сотрудников организации сократилась до 15 человек. И организация стала специализироваться на книжной продукции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Изучение состояния организационного построения и функционирования службы делопроизводства организации.

В связи с узкой  специализацией ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» произошло агрегирование функций организации. Служба ДОУ была ликвидирована потому, что в малых организациях экономически нецелесообразно содержать её. Функции службы ДОУ выполняет руководитель, что не противоречит законодательству. Законодатель, понимая это, установил планку, когда человек (руководитель) может вести учёт единолично. В связи с этим исчезла надобность в бухгалтерии и административно-хозяйственном отделе. И стал вестись упрощенный учёт.

Для организаций малого типа, численность которых составляет менее 60 человек, законодательство установило упрощенный вид деятельности. Такой организацией и является ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”».

 

2. Анализ  системы документации организации и особенности документирования организационно-распорядительной деятельности организации.

Формуляр организационно-правовых документов и организационно-распорядительной документация соответствует требованиям ГОСТА Р 6.30-2003.

Был проанализирован порядок составления и оформления управленческих документов, сложившаяся практика сопоставлена с требованиями нормативно – методических документов, было обращено внимание на наличие необходимых реквизитов, регламентированных государственным стандартом Р 6.30-2003.

В организации используются такие организационно-правые документы как устав и устав редакции СМИ, который соответствует законодательству о печати.

Устав организации утверждён учредителем юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверен печатью организации. Устав оформлен на стандартном листе бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и пронумерованных арабскими цифрами.

На титульном листе устава указано: вид документа (УСТАВ), организационно-правая форма юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителем, который заверен печатью организации. На подлиннике устава регистрирующим органом вверху слева проставлена отметка о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверена печатью регистрирующего органа.

Распорядительными документами, которые используются в организации , являются приказ и распоряжение.

Было рассмотрено несколько образцов приказов.  Приказы оформлены на бланке, где указаны название данного учреждения, вид документа, место его издания, предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту. Распорядительная часть Приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое напечатано прописными буквами  с новой строки. Изначально распорядительная часть приказов в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”»  оформлена неправильно. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» должно писаться с интервалом в одну букву и в конце слова обязательно должно ставиться двоеточие. Заголовок текста приказов в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”»  часто содержит более 23 символов в одной строке, что является нарушением  ГОСТА Р 6.30-2003.

Текст приказа разделен на пункты, которые пронумерованы  арабскими цифрами. Пункты приказа  формируют различные по характеру  исполнения действия. Каждый пункт  распорядительной части начинается с указания исполнителя (должностное лицо). Предписываемое действие сформулировано в тексте приказа. Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за исполнением.

Распоряжения ООО «Редакция  журнала “Промышленность Поволжья”»   по оформлению не отличаются от приказа.

Подготовка приказов и распоряжений включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, подписание, регистрацию.

Был проведен анализ бланков с точки зрения соответствия состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям. Отклонений от существующих требований не выявлено.

В силу специфики организации  согласование документов не требуется.

Фиксация управленческих решений осуществляется приказом и  распоряжением, например приказ о командировании работника.

При составлении документов ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» использует такие программы, как Консультант и Гарант, а также информационно-справочные системы гильдии издателей периодической печати.

Все документы ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» издаются в условиях единоличного принятия решений.

Подводя итоги, отметим, что документирование деятельности организации в основном ведётся в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003, но в некоторых документах всё же присутствуют недочёты и нарушения. В частности, неправильное расположение тех или иных реквизитов или полей на бланках.

 

3. Изучение  систем информационно-справочной документации и организации информационно-справочного обслуживания.

Целью Информационно-справочной и аналитической документации в управленческой деятельности ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» является информирование руководителя при принятии управленческих решений.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

В ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» используются такие информационно-справочные документы, как докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, заявление, акт, справка.

Акты ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» оформляются по одной схеме, содержат реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, подпись, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Дата и место составления акта соответствуют дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формируется в родительном падеже. Текст акта как и положено по ГОСТУ Р 6.30-2003 делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи. Выводы комиссии напечатаны с абзаца. В конце текста указаны данные о количестве экземпляров акта и их нахождение. Подписи располагаются в той же последовательности, как и в водной части. Все лица, упомянутые в акте ознакомляются с его содержанием под расписку.

В качестве информационно-справочной документации было рассмотрено и проанализировано несколько справок.

Текст справки состоит  из нескольких разделов, пунктов. В  него включены: ссылка на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Справку подписывает руководитель, подпись обязательно заверяется печатью.

Письма в ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"»  составляются в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Письма, оформленные на бланке формата А4, имеют заголовок  к тексту, отвечающий на вопрос "О  чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической  помощи". На бланке форма А5 заголовок не указывается.

Письма подписываются  руководителем организации.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами  письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код  организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.