Отчет об учебной (документоведение) практике в Управлении Федеральной налоговой службы по Саратовской области

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Вид документа

          Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется Положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом. Заголовок отображает содержание документа, поэтому он должен быть кратким, точно передавать смысл текста документа и отвечать на вопрос «о чём?» или «о ком?» – «о выделении…», «об изменении…» и т. п.

Реквизит «Заголовок к тексту» печатается в зоне расположения этого реквизита на угловом и продольном бланках. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приказа (распоряжения) центрируется относительно зоны реквизита «Текст документа». Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы зоны этого реквизита. Точка в конце заголовка не ставится.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения. Соответственно: для протокола – дата заседания, для акта – дата составления.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно, должны иметь одну (единую) дату. Так, если авторами документа являются несколько структурных подразделений Управления,   то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо < наименование автора документа > от 16.03.2005  №  < … >.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.02.2005. Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например: 27 января 2005 года.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входят индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:

03−10/543,

               где  (03−10) − индекс дела по номенклатуре дел

543 − порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

Регистрационный номер документа, изданного совместно Управлением   и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или её структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата.

Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего – адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.[2]

В зоне реквизита «Адресат» документа не должно быть более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывается. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве однотипных адресатов составляется список рассылки, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова «(по списку)».

Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации.

Текст печатается на расстоянии 2 – 3-х межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах зоны реквизита «Текст документа». Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах (распоряжениях) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа – «приказываю», «разрешаю».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа – «решила», «постановляет». В совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа – «слушали», «постановили».

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («…просим направить…», «…направляем на рассмотрение…»);

– от первого лица единственного числа («…считаю необходимым…», «…прошу выделить…»);

– от третьего лица единственного числа («УФНС России   по Саратовской области не возражает…»).

Подпись документа

В приказах и распоряжениях Управления в реквизите «Подпись» содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Например:

или

Если документ оформляется на угловом бланке Руководителя или заместителя Руководителя, то подпись включает классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.

Например:

Если документ оформляется на угловом бланке Управления,   то подпись включает сокращённое наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:

Если документ (например: внутренняя переписка) оформляется не на бланке Управления,  то подпись включает полное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию. Например: