Отчет о практике по организации и технологии документационного обеспечения управления

- запрещается  включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.

Документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Основные требования к оформлению дел

2.1.1. Оформление  дел секретарем организации, а конкретно данного структурного подразделениями ОАО "Нижегородоблгаза", в обязанности которой входит заведение и формирование дел согдасно Инструкции по документационному обеспечению управления.

2.1.2. В зависимости  от сроков хранения проводится  полное или частичное оформление дел.

2.1.3. Полному  оформлению подлежат дела постоянного  хранения,временного хранения (свыше 10-ти лет).

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или  переплет документов в дела;

- нумерацию  листов в деле;

- составление  внутренней описи документов  дела;

- составление  листа-заверителя дела;

- внесение необходимых  сведений в реквизиты обложки  дела.

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2.Подшивка (переплет) документов в деле

2.2.1. Документы,  составляющие дело, подшиваются  на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.3.Нумерация  листов в деле

2.3.1. В целях  обеспечения сохранности и закрепления  порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие  специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с  наглухо наклеенными документами  (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный  лист (формата А2, А3) разворачивается  и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые  в дело конверты с вложениями  нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

2.3.8. Запрещается  применение чернил и цветных  карандашей для нумерации листов.

2.3.9. При наличии  отдельных ошибок в нумерации  листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).

2.4.Составление  внутренней описи

2.4.3. Внутренняя  опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:

- порядковый  номер документов в деле;

- заголовок  (краткое содержание) документов;

- дата документов;

- индекс (регистрационный  номер) документов;

- номера листов  дела, на которых расположен каждый документ.

2.4.4. Внутренняя  опись имеет самостоятельную  нумерацию листов.

2.4.5. Внутренняя  опись подписывается ее составителем  с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5.Составление  листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета  количества листов в деле и  фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель  дела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме (приложение 2).

2.5.3. В листе-заверителе  дела указывается цифрами и  прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии)

2.5.4. В листе-заверителе  оговариваются следующие особенно стинумерации документов дела:

- наличие литерных  листов и пропущенных номеров;

- номера листов  с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6.Оформление  обложки дела постоянного и  временного (свыше 10-ти лет) хранения

На обложке  дела указываются:

- наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

- наименование  отдела;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела;

- заголовок  дела;

- дата дела (крайние  даты документов, помещенных в  дело);

- количество  листов в деле;

- срок хранения  дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.4. Заголовок  дела на обложке переносится  из номенклатуры дел организации

2.6.6. На обложках  дела обязательно указывается  дата дела:

- для дел,  содержащих приказы, постановления,  протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

- для дел,  содержащих переписку, датой начала  дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

2.6.7. Обязательным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела

2.6.8. Реквизит "Срок хранения дела" оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9. На корешке  обложки дела указывается индекс  дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10. Номер тома  указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

 

3.4 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

 

Экспертиза  ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев  ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза  ценности документов в учреждении проводится:

1. в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировани дел и подготовке их к передаче в архив;
2. в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Оформление  дела - это комплекс работ по его  учету, нумерации листов, составлению  заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении  степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 "Обложки дел длительного пользования". Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее  утвержденному руководством графику. Дела сдаются по описям и номенклатурам  с приложением регистрационных  карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения для  передачи в архив организации; отбор  документов с временными сроками  хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Так как документы  хранятся в организации и не предаются в архив, экспертиза ценности документов не проводится. Все документы формируются в дела и подшиваются согласно описи.

 

4. ОПТИМИЗАЦИЯ ДОУ

 

Говоря об оптимизации  бизнес-процессов организации, невозможно опустить тему оптимизации документооборота: документооборот является "кровеносной системой" организации, поскольку любая деятельность отражается в документах. Зачастую, одна только оптимизация документооборота позволяет на порядок улучшить качество бизнес-процессов. Более того: научившись улучшать процессы документооборота, этот опыт можно легко применить для улучшения прочих бизнес-процессов организации.

Жизнь не стоит  на месте – компаниям и организациям нужно постоянно развиваться. Даже идеально выстроенный бизнес-процесс  со временем нуждается в реорганизации: растет количество сотрудников, изменяются внутренние обстоятельства и внешняя среда, растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов, возникают конфликты, снижается прибыль. Поэтому становится очевидной необходимость перехода на новый уровень организации работы службы. В организациях проводят анализ деятельности, изучение передового опыта, разрабатываются новые регламенты, переоснащаются рабочие места и внедряются новые технологии. Начинается новый цикл всей организации. Со временем, этот цикл повторяется снова и снова. Переход с одной ступени развития на новую с целью повышения эффективности – это и есть оптимизация. Происходит своего рода эволюция, и в этом процессе немаловажную роль играет именно оптимизация документооборота.

Оптимизация документооборота позволяет:

1. снизить текущие затраты;
2. повысить качество обслуживания;
3. снизить операционные расходы;
4. достичь целевых показателей;
5. повысить управляемость отдельных бизнес-процессов;
6. повысить управляемость компании;

Это дает возможность:

1. снизить себестоимость продукции и услуг;
2. ускорить принятие решений;
3. повысить привлекательность продуктов компании и самой компании для клиентов.

Всё это, в итоге, повышает конкурентоспособность и  стабильность компании.

В каких же случаях  следует начинать оптимизацию документооборота? В идеале – заранее. Но чаще всего - когда уже начались проблемы: возросли цены на ресурсы (площади, зарплата, энергия, услуги); начали теряться документы; хранение документов требует всё больше площадей, а обработка документов – всё больше времени и людей; долгое рассмотрение заявок или обработка дел вызывает недовольство потребителей и клиенты уходят к конкурентам и т.д.

Причиной принятия решения об оптимизации документооборота могут, например, послужить:

1. претензии клиентов;
2. жалобы исполнителей;
3. возросшие расходы на документооборот;
4. недовольство руководства.

Оптимизация документооборота, выполненная вовремя и выполненная профессионалами, позволяет исполнителям более эффективно выполнять работу, а организации – экономить важнейшие ресурсы, повышать конкурентоспособность и продолжать расти и развиваться.

В ходе практики студент обнаружил существенные ошибки в ведении делопроизводства данной службы.

Были выявлены следующие недостатки:

1. Неправильное применение и оформление реквизитов в документе, которое нарушает правила ГОСТ Р6.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
2. Номенклатура дел заполнена не полностью.
3. Отсутствует экспертиза ценности документов, документы не сдаются в архив.