Организация секретарской деятельности

Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

13.1. Необходимость и значение

           секретарской деятельности

Масштабные социально-экономические изменения, происходя­щие в нашем обществе, обновление системы управления и составля­ющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новей­ших информационных технологий предъявляют повышенные требо­вания к качеству современного управленческого персонала. Это ут­верждение в равной степени относится ко всем категориям работни­ков сферы управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные функции управления, открытые и постули­рованные еще А.Файолем: от распорядительства до контроля, коор­динации и стимулирования. Но их содержание, соотношение в ре­альной деятельности руководителей различных уровней претерпева­ют кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельно­сти, вариантность выбора при принятии решений в условиях рыноч­ных отношений и конкурентной экономической среды стали ины­ми. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение мно­гих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Неза­менимым помощником руководителя в его разносторонней управ­ленческой деятельности является секретарь.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффектив­ность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной тра­ты времени.

Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы за­служивают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - лич­ный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключе­вой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее эле­менты нашли практическое воплощение в деятельности организа­ций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизи­ровать многие функции секретаря при помощи специального про­граммного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке докумен­тов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководите­ля и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможнос­ти по передаче данных через модемные устройства, считыванию ин­формации с печатных документов, обработке одновременно несколь­ких документов и т.п.

Необозримые информационные перспективы открываются пе­ред организациями, фирмами и их руководителями в связи с разви­тием системы Internet — глобальной компьютерной сети, объединя­ющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Internet образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных ин­формационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Internet становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повы­шения квалификации как руководителей, так и их секретарей.

Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетите­лей, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды вы­полняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зави­симости от масштабов деятельности организации, специфики решае­мых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при боль­ших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарем, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др. Для удобства изложения да­лее употребляется: секретарь. При изложении материала нами будет сделан акцент на полном анализе именно типовых операций секретаря.

13.2. Нормативно-методические основы

          деятельности секретаря

Если рассматривать нормативно-методическую и правовую сис­темы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, ор­ганизационно-распорядительного, технического, экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавлива­ющие нормы, правила, требования, характеристики, методы и дру­гие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством органи­зации.

При характеристике секретарской деятельности, в первую оче­редь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.

Приходится констатировать тот факт, что российская норматив­но-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует существенной переработки. Основополагающими докумен­тами в этой области до настоящего времени остаются:

Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

Классификационный справочник должностей служащих;

Государственная система документационного обеспечения уп­равления.

Недавно принято Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-классификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих». К последним нововведениям в данной сфере можно, с некоторыми оговорками, отнести и Единую тарифную сетку (ETC), введенную Постановлением Правительства Российской Феде­рации от 14 октября 1992г. №785. Широкое распространение контракт­ной системы найма обусловило появление такого документа, как кон­тракт. Последний регулирует взаимоотношения нанимателя и работни­ка, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессио­нальные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.

Бесспорно, влияют на содержание конкретных номативно-методических документов (например, на смысловую направленность должностных и обучающих инструкций) законодательные и методи­ческие материалы, изданные по вопросам архивного дела и делопро­изводства в последние годы, например «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

13.2.1. Разработка должностной инструкции секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важ­ного документа, как должностная инструкция, регулирующего дея­тельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодатель­ства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, от­раслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-мето­дических материалов в сфере информационного обеспечения управ­ления. На основе комплексного анализа названных и других доку­ментов (например, общероссийских классификаторов, Унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в дан­ном учреждении.

Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешни­ми» организациями: государственными и частными, например, кон­сультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними сила­ми (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).

Основой для будущей инструкции может служить также лично­стная спецификация, в которой перечисляются требования к работ­нику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «ти­повые» данные берутся из квалификационных характеристик, состо­ящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

общие положения;

функции работника;

должностные обязанности;

права секретаря;

ответственность;

взаимоотношения;

оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается область деятель­ности секретаря, порядок его назначения и освобождения от долж­ности, замещения во время его отсутствия, требования к квалифика­ции по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчи­ненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятель­ности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например реги­страция документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особеннос­ти, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, кото­рые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предостав­лению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых зада­ний.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответ­ственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает ин­формацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовыва­ются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяю­щие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обя­занностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изло­женных в должностной инструкции.

Допускается объединение близких по содержанию разделов, на­пример «Права и ответственность». Составители инструкции, при­держиваясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего ме­ста и оптимальные условия труда».

13.2.2. Обучающая инструкция секретаря

Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изло­жение технологии создания этих документов представляет собой эле­менты проектирования оптимальной модели деятельности, личност­ных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традици­онный анализ функций секретаря и других параметров (а такой под­ход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследова­нием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершен­ствованию управления.

Одни элементы обучающих инструкций анализируются и опи­сываются фрагментарно (например, технология документационного обеспечения секретарем деятельности руководителя), другие более полно (перечень функций).

13.2.2.1. Области применения обучающих инструкций

В самом наименовании «обучающие инструкции» заложена глав­ная цель разработки и область применения документа — обучение сотрудников. Обучение необходимо, когда:

человек поступает на работу в организацию;

служащего назначают на новую должность или происходит его ротация (по «горизонтали» системы управления) и ему вменяется в обязанность выполнение несвойственных ранее функций;

проверка (аттестация, тестирование, собеседование) установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и навыков для эффективного выполнения работы;

планируется повышение квалификации сотрудников.

Практически во всех названных управленческих ситуациях мо­жет оказаться и секретарь учреждения, что еще раз подтверждает актуальность подготовки обучающих инструкций.

13.2.2.2. Порядок разработки и структура обучающей

                    инструкции секретаря

Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффек­тивной деятельности своего секретаря, должен содействовать созда­нию обучающей инструкции (ОИ).

Разработка специалистами инструкции, как показала зарубеж­ная и отечественная практика, занимает от одного до четырех меся­цев. Сроки создания ОИ зависят от количества функциональных обя­занностей секретаря, сложности работ, степени их формализации и других факторов.