Организация работы службы документооборота

     Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

     объединение различных источников документной информации в единую сеть;

     организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

     устранение дублирования информационных и документационных потоков;

     унификацию приемов работы с документами.

     В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции По работе с документами или в виде приказа руководителя.

     Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

           Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 

 

      2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении. 

     Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

     Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

     Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

     централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;

     экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

     функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

     унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

     открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

     гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

     Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

 

      УТВЕРЖДАЮ

     Генеральный директор ООО «Название»

     Подпись Л.Д.Фомин

     12.02.2005г.

     СХЕМА

     документооборота ООО «Название»

       
 

     Наименование должности

     ответственного за делопроизводство _________________       _______________________

                                                                           (подпись)                     (расшифровка подписи)

     Дата 12.02.2005г. 

     Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

     Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

     Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

     Кроме того, учёт документооборота позволяет:

     определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

     определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

     разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

     установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

     рассчитать численность службы делопроизводства. 

     Делопроизводство на практике.

     Характеристика предприятия:

     2.  Цели и задачи предприятия :

     Стратегической целью является :

     достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ ;

     удовлетворение требований и ожиданий потребителей ;

     получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.

     Этому способствует реализация следующих задач :

     повышение научно-технического уровня и качества продукции.

     экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.

     повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.

     обеспечение безопасных и здоровых условий труда.

     правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.

     разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.

     подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом. 

     3. Основной вид деятельности предприятия : производство и ремонт гидроакустических и навигационных систем для военно-промышленного комплекса.

     3.1  Подразделение Производство печатных плат (ППП) обеспечивает сборочно-монтажное производство печатными платами и планками, нанесение рисунка на детали внешнего вида методом сеткографии, нанесение гальванических и лакокрасочных покрытий в строго в соответствии с производственным планом.

      Структура предприятия (см. приложение)

     4.1 Структурная схема основного производства № 5 (см. приложение)

     4.2 Структурная схема производства печатных плат (см. приложение)

     5 Организация делопроизводства в производстве печатных плат:

     5.1 Большинство документов, создаваемых в структурном подразделении - производство печатных плат, являются информационно- справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, служебные записки. Так же издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения,  решения). Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым структурам, группам или отдельным должностным лицам. Для успешного функционирования подразделения существуют документация по организационно-нормативному регулированию (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о подразделении, должностная инструкция).

 

      5.2 Взаимоотношения структурного подразделения ППП: