Организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве

 

2.4. Анализ организации и проведения экспертизы ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

 

Экспертиза ценности документов в  ЗАО «Строительная Компания «Дружба» на стадии делопроизводства проводится:      ‒ при составлении номенклатуры дел и формировании дел;    ‒ в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;           ‒ при подготовке дел к передаче в архив.                                                  Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК входят: начальник общего отдела, юрист, секретарь-референт Генерального управления.          ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.           В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.                                                             ЭК осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности» («ДМН»), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.                                                                                                               Отбор документов для постоянного хранения и уничтожение проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив. 
 В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.            После проведения экспертизы ценности документов составляются акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты  сверяются с номенклатурой дел, и проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количество дел.        Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.         Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.                       
 Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Строительная Компания «Дружба» обладает рядом недостатков:                     
 ‒ встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; 
 ‒ отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства (инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии); 
 ‒ не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора; 
 ‒ отсутствует номенклатура дел Компании;                      
 В связи с тем, что в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.         
 Цель проведения экспертизы ‒ освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.                                
 Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей ЭК.                                  
 При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты: 
 1. Общие положения.              Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия. 
 2. Основные задачи экспертной комиссии.                          
 3. Основные функции.                                    
 4. Права экспертной комиссии.                                
 5. Организация работы экспертной комиссии.       Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.                          
 Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.       В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:                               
 ‒ во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение;                        
 ‒ во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение. 

Заключение

Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений об установлении сроков ее хранения. После этого информация может быть уничтожена или определена на временное (до 10 лет) либо постоянное (свыше 10 лет) хранение в зависимости  от необходимости ее практического использования. Собственно в этом и состоит задача экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов играет важную роль для  деятельности любой организации. Так  как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

Работа по подготовки документов к последующему хранению и использованию, отбору документов на постоянное хранение является завершающим  этапом процесса делопроизводства и  включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственных архив.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и                                                                             определения. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

2. Государственная система документационного обеспечения управления.                                                                                                     Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : утв. приказом Министерства и массовых коммуникаций РФ культуры от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2005.

4. Об архивном деле  в Российской Федерации : федер. закон от 22 октября 2004 г. № 125. – М., 2004.

5. О Центральной экспертно-проверочной  комиссии при Федеральном архивном  агентстве : положение от 02 мая  2007 г. № 22. – М., 2007.

6. Альбрехт Б. В. Экспертиза ценности документов / Б. В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 11. – С. 39-43.

7. Альбрехт Б. В. Экспертиза ценности документов / Б. В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 12. – С. 39-43.

8. Андреева, В. И. Экспертиза ценности документов / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2008. – № 5. – С. 32-35.

9. Андреева, В. И. Передача документов на архивное хранение / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2008. – № 9. – С. 44-47.

10. Быкова, Т. А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учебно-методическое пособие / Т. А. Быкова,  Е. М. Емышева. – М. – МИФИ, 1996. – 68с

11. Вялова, Л. М. Положение об экспертной комиссии организации / Л. М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 11. – С. 29-32.

12. Вялова, Л. М. Положение об экспертной комиссии организации /Л. М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 12. – С. 30-33.

13. Зверева, Н. А. Рекомендации по организации работы архивной службы / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 3. – С. 41-47.

14. Зверева, Н. А. Экспертиза ценности документов / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. – № 9. – С. 37-40.

15. Зверева, Н. А. Экспертиза ценности документов / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. – № 10. – С. 37-42.

16. Зверева, Н. А. Экспертиза ценности документов. Особо ценные документы предприятия / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 10. – С. 36-44.

17. Кошелева, Е. А. Проведение экспертизы ценности документов /Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. – 2008. – № 11. – С. 42-45.

18. Кузнецова, Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова – М.: ЗАО «Бизнес- школа «Интел-Синтез», 2001. – 328 с.

19. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.

20. Кузнецова, Т. В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т. В. Кузнецова. //Жилищное право. – 2006. – № 2. – С. 60-65

21. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учеб. для вузов / В. А.  Кудряева. – М.:ИНФРА – М, 2003.– 592 с.

22. Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управление: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.:ФОРУМ:ИНФРА-М – М, 2002.– 256 с.

23. Стенюков, М. В. Секретарское дело / М. В. Стенюков. – М.: « Издательство ПРИОР» – М, 2001. – 192 с.  

24. Энциклопедия делопроизводства. Экспертиза ценности документов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.termika.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ