Организация делопроизводства предприятия

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Ноября 2011 в 10:17, курсовая работа

Описание

Цель данной курсовой работы состоит в разработке комплекса документации предприятия ООО «COSMOPOLITEN», необходимого для осуществления деятельности.
Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:
произвести подготовку предприятия к началу деятельности;
подготовить учредительные документы, разработать фирменный товарный знак;
изучить организационно-правовую документацию ООО «COSMOPOLITEN»;
исследовать систему справочно-информационной документации ООО «COSMOPOLITEN»;
для наиболее полного раскрытия вопроса также рассмотреть документы предприятия по личному составу;
рекомендовать использование информационных технологий при работе с документами;
Проанализировать автоматизированное рабочее место ( АРМ) одного из служащих (секретаря).

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3-4
1. Подготовка предприятия к началу деятельности…………………………….5
1.1 Описание деятельности предприятия……………………………………..5-6
1.2 Организация документооборота………………………………………….. 7-9
2. Организационно-правовая документация ООО «COSMOPOLITEN»…10-16
3. Распорядительная документация ООО «COSMOPOLITEN»………… 17-18
4. Система справочно-информационной документации ООО«COSMO»..19-22
5. Документы предприятия по личному составу…………………………..23-24
6.Использование инфо. технологий при работе с документами………… 25-28
Заключение………………………………………………………………………29
Список использованных источников и используемой литературы………….30
Приложение

Работа состоит из  1 файл

курсовая по ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ3.doc

— 326.50 Кб (Скачать документ)

        

 

      Приложение  В

ПРОТОКОЛ  УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ООО «COSMOPOLITEN»

 

ОБЩЕСТВО  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «COSMOPOLITEN»

ПРОТОКОЛ

13.09.2010г                                                                                                          №1

г. Ростов-на-Дону

Учредительного  собрания общества с  ограниченной ответственностью

«COSMOPOLITEN» 

            Общее количество учредителей:2=100% голосов 

             Присутствовали: 2 учредителя =  100% голосов

                                   Н.А. Киреев

                                   А.М. Соколова 

Повестка дня:

                           1.Об избрании председателя и  секретаря учредительного собрания  ООО «COSMOPOLITEN».

                           2.Об учреждении ООО «COSMOPOLITEN».

                           3.Об утверждении Уставного капитала  ООО «COSMOPOLITEN», о размере номинальной     стоимости, сроках и оплате  доли каждого участника общества.

                          4.Об утверждении Устава ООО  «COSMOPOLITEN» в предлагаемой редакции.

                          5.Об избрании директора ООО «COSMOPOLITEN» 

  1 СЛУШАЛИ:

          Н.А. Киреев – об избрании секретаря учредительского собрания.

  1 ВЫСТУПИЛИ:

          А.М. Соколова - предлагаю Избрать Н.А. Киреева председателем собрания, А.М. Соколову- секретарем.

  1 ПОСТОНОВИЛИ:

          Избрать А.Н. Киреева председателем собрания, А.М. Соколову -секретарем.  

  2 СЛУШАЛИ:

          Н.А. Киреев- об учреждении ООО «COSMOPOLITEN».

  2 ВЫСТУПИЛИ:

          А.М. Соколова- предлагаю учредить ООО «COSMOPOLITEN».

  2 ПОСТАНОВИЛИ:

          Учредить общество с ограниченной ответственностью ООО             «COSMOPOLITEN».   

    3 СЛУШАЛИ:

          Н.А. Киреев- Об утверждении Уставного капитала ООО «COSMOPOLITEN», о размере номинальной стоимости, сроках и оплате каждого участника Общества.

  3 ВЫСТУПИЛИ:

         А.М. Соколова- предлагаю установить Уставной капитал Общества в размере 600 тыс. рублей ( шестисот тысяч рублей) (100%), разделенный на 2 ( две) доли. Размер и номинальная стоимость доли каждого участника составляют:

  • Размер доли участника  Николая Александровича Киреева составляет 50%от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумму 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей).
  • Размер доли участника Анны Михайловны Соколовой  составляет 50% от уставного капитала. Номинальная стоимость принадлежащей ему доли равна 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей), на момент государственной регистрации Общества названный участник вносит вклад в сумму 300 тыс. рублей ( триста тысяч рублей).

    3 ПОСТАЕНОВИЛИ:

        Утвердить предложенный Уставной капитал ООО «COSMOPOLITEN», размер, номинальную стоимость, срок и порядок оплаты доли каждого участника.

    4 СЛУШАЛИ:

         Н.А. Киреев- об утверждении  Устава  ООО «COSMOPOLITEN.» в пределах редакции.

    4 ВЫСТУПИЛИ:

          А.М. Соколова- зачитывает редакцию Устава ООО «COSMOPOLITEN.».

   5 СЛУШАЛИ:

         Н.А. Киреев- об избрании директора ООО «COSMOPOLITEN».

    5 ВЫСТУПИЛИ:

         А.М. Соколова- предлагаю избрать генеральным директором ООО  «COSMOPOLITEN» Анну Михайловну Соколову. 

    5 ПОСТАНОВИЛИ:

         Избрать генеральным  директором  Общества с ограниченной ответственностью «COSMOPOLITEN» Н.А. Киреева.

 

Председатель  собрания:               Киреев                             Н.А. Киреев 

Секретарь:                                    Соколова                          А.М. Соколова 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение  Д 

ООО «COSMOPOLITEN»                          УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря генерального директора

27.09.2010г.                                                                                

            Генеральный директор

_____ Н.А. Киреев

                                27.09.2010г

 

     1. Общие положения

     1.1 Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

     1.2 Основными задачами секретаря  является организационное и документационное  обеспечение деятельности генерального  директора.

     1.3 Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

     1.4 В своей деятельности секретарь  руководствуется:

  • действующим законодательством РФ;
  • Уставом предприятия;
  • Положением о функциональных службах предприятия;
  • правилами трудового распорядка;
  • приказами (указаниями) руководства предприятия;
  • нормативно – методическими материалами по организации делопроизводства;
  • настоящей должностной инструкцией.

     1.5 Секретарь должен знать:

  • структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
  • государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
  • правила орфографии и пунктуации, инструкции по делопроизводству;
  • правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
  • деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
  • правила ведения телефонных переговоров;
  • правила техники безопасности и противопожарной защиты;
  • приемы оказания первой медицинской помощи.

     1.6. Секретарь должен уметь:

  • составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
  • пользоваться средствами связи и организационной техникой;
  • работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями WORD, EXCEL;
  • пользоваться базой данных;
  • пользоваться возможностями Интернета;
  • принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
  • редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
  • вести деловые переговоры.

     1.7 Во время отсутствия секретаря  генерального директора его замещает  секретарь структурного подразделения  или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором. 
 

     2. Основные задачи  и функции

     Основной  задачей секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

     Для этого секретарь:

     2.1 Ежедневно в установленные сроки  получает и просматривает поступившие  документы, проводит их регистрацию,  выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

     2.2 Готовит проекты резолюций на  поступившие документы, согласует  их с генеральным директором.

     2.3 По указанию генерального директора  планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

     2.4 Ежегодно ведет контроль за  сроками исполнения документов  и устных поручений генерального  директора руководителями структурных  подразделений; информирует его  о состоянии исполнения.

     2.5 Готовит по поручению генерального  директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

     2.6 Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие  и компетентность приложений) исходящих  документов, переданных структурными  подразделениями на подпись генеральному директору.

     2.7 Готовит по поручению генерального  директора тексты его выступлений,  отчетов и докладов, выполняет  их редактирование, организует перепечатку  и считку этих документов.

     2.8 Ежедневно готовит для генерального  директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

     2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет  тематические обзоры по ним  и информирует генерального директора.

     2.10 Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

     2.11 По указанию генерального директора  ведет подготовку совещаний, обеспечивает  оформление и хранение протоколов.

     2.12 Организует выполнение указаний  и поручений генерального директора по бронированию номера в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

     2.13 Организует работу приемной, регулирует  поток посетителей, самостоятельно  решает вопросы о возможности  приема.

     2.14 Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

     3. Обязанности

     Для выполнения возложенных на него функций  секретарь обязан:

     3.1 Сохранять конфиденциальность информации.

     3.2 Выполнять распоряжения руководства.

     3.3 Придерживаться правил оформления  и сроков подготовки документов.

     3.4 Соблюдать правила делового общения,  нормы служебного этикета, служебную  субординацию.

     3.5 Обеспечивать сохранность документов.

     4. Права

     Секретарь генерального директора имеет право:

     4.1 Обращаться к руководителям структурных  подразделений организаций за  информацией по производственным  вопросам.

     4.2 Самостоятельно решать вопросы,  связанные с незапланированными  посещениями посетителей, телефонными  звонками.

Информация о работе Организация делопроизводства предприятия