Организационные документы, их назначение и основные виды

 

Факультет – юридический

Специальность – юриспруденция

Кафедра  уголовного права  и процесса

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Делопроизводство»

 

                                                              

                                                              

                                                               студентки 4 курса, группы ЮЗ-401

                                                              

                                                               Преподаватель:

                                                             

                                                               Дата сдачи:______________

                                                             Оценка:_________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тема: «Организационные документы, их назначение и основные виды»

Содержание

Глава 1. Понятие и назначение организационных документов………………………………………………………………………...3

Глава 2. Основные виды организационных документов……………………….6

Задание №7……………………………………………………………………….23

Задание №28…………………………………………………………………...…23

Список использованных источников…………………………………...………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие и назначение организационных документов

Просто невозможно себе представить, как бы функционировала  та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно-исследовательский институт или воинская часть, без таких фундаментальных вещей как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций, наконец.

Все вышеперечисленные  документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через них реализуется  одна из основных управленческих функций – организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установлении режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий некоторые другие вопросы.

Главное назначение – с помощью организационных  документов осуществляются регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей¹.

С учетом выше сказанного можно сделать вполне определенное заключение об общем содержании организационных документов – сердцевину его составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в пределах которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.

Документам  организационной группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1) подготовке этих документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2) введение организационных  документов в действие всегда  осуществляется после утверждения  документа соответствующим руководителем.

3) организационные документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены.

4) организационные  документы – это документы  прямого действия, затрагивающие,  как правило, комплекс взаимосвязанных  вопросов.

5) для большинства таких документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6) общие требования  к оформлению организационных  документов остаются едиными  для всех документов данной  группы².

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Основные виды организационных документов

Среди наиболее распространенных организационных  документов выделим:

1. устав
2. должностная инструкция
3. положение
4. штатное расписание
5. правила внутреннего трудового распорядка

Устав предприятия  представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования предприятия, включая порядок его образования и реорганизации (ликвидации).

Как правило, устав предприятия включает в себя следующие основные разделы: общие положения, сведения об уставном капитале, организационно-правовые основы деятельности, управление предприятием, правила ведения учета и отчетности, порядок использования прибыли и иных накоплений предприятия, порядок прекращения деятельности, особые вопросы деятельности предприятия.

           Раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:

а) полном и сокращенном наименовании предприятия;

б) статусе предприятия;

в) предмете и целях его деятельности;

г) нормативных документах, регламентирующих деятельность предприятия;

д) наличии филиалов, дочерних предприятий и представительств;

е)наличии зарегистрированного товарного знака, прочих атрибутов юридического лица;

7.почтовом (юридическом) адресе.

Раздел «Сведения  об уставном капитале предприятия» содержит:

а) общие сведения о соучредителях (участниках) предприятия;

б) размеры их вкладов;

в) условия изменения  размеров уставного капитала;

г) имущественные  права участников по отношению к  отдельным объектам в имущественном  составе предприятия.

В разделе «Организационно-правовые основы деятельности предприятия» определяются:

а) цели деятельности предприятия;

б) виды (направления) деятельности;

в) механизм взаимоотношений  предприятия с партнерами;

г)права участников предприятия при осуществлении  его финансово-хозяйственной деятельности;

Раздел «Управление предприятием» регламентует:

а) структуру  и основные задачи управления предприятием;

б) состав органов  управления;

в) полномочия органов.

Здесь же , в  зависимости от формы управления предприятием, должны особо оговариваться сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности предприятия, а также информирования о результатах проверок участников предприятия и т.д.

Разделом «Правила ведения учета и отчетности в  организации» устанавливаются:

а)  порядок  ведения бухгалтерский и статистической отчетности;

б) порядок представления  сведений о результатах финансово-хозяйственной  деятельности предприятия в Государственную налоговую инспекцию;

в) порядок и  сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также информирования об этом участников (сотрудников) предприятия.

В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений предприятия» должны найти свое отражение вопросы:

а) распределения и последующего использования прибыли;

б) порядка использования  иных накоплений предприятия (как то: страховой фонд, резервный фонд и др.).

Раздел «Порядок прекращения деятельности предприятия» устанавливает:

а) порядок ликвидации организации;

б) порядок изменения характера  деятельности организации.

В разделе «Особые вопросы  деятельности организации» оговаривается  порядок разрешения споров организации  с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).

Наряду с вышеперечисленными в устав организации могут  быть включены и иные разделы, содержание которых будет прежде всего отражать особенности порядка функционирования предприятия.

Отдельного комментария  заслуживает порядок оформления уcтава предприятия. При этом следует иметь в виду, что процедура утверждения устава предприятия происходит, как правило, на общем собрании его соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа:

                                                                      «УТВЕРЖДЕН

                                             решением общего собрания соучредителей

                                              Общества с ограниченной ответственностью

                                                               «Корнилов и компаньоны»

                                                             (протокол №2 от 29.06.2001 г.)».

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Типовая должностная инструкция включает в  себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Обязанности сотрудника (категории сотрудников).

    3. Квалификационные требования к сотруднику (категории сотрудников).

3. Заключительные положения.

Раздел «Общие положения» определяет:

а) область компетенции (ответственности) данного сотрудника (1—3 пункта);

б) подчиненность сотрудника;

в) подчиненных сотрудника (отдельные должностные лица или подразделения).

Раздел «Обязанности сотрудника (категории сотрудников)» содержит подробное описание повседневных обязанностей сотрудника по принципу «от главного к второстепенному». При этом основное внимание акцентируется на вопросах, связанных с исполнением контрольных функций, подготовкой (исполнением) различных документов, а также сроках выполнения тех или иных мероприятий.

Перечень  обязанностей целесообразно излагать по направлениям деятельности (в том случае, если таких направлений несколько).

Раздел «Квалификационные требования к сотруднику

(категории  сотрудников)» содержит сведения  о квалификационных требованиях, предъявляемых к сотруднику, занимающему данную должность (как правило, это образовательный ценз и стаж работы).

Раздел  «Заключительные положения» в зависимости  от специфики характеризуемой должности может включать в себя:

1. сведения об ответственности сотрудника за невыполнением (неполное или недолжное выполнение) своих обязанностей;

2. сведения об особых обязанностях сотрудника (обязанностях на особый период деятельности организации);

3. основные нормативные документы, которыми сотрудник дол жен руководствоваться при выполнении своих должностных обязанностей;

4. порядок замещения сотрудника на период его временного отсутствия.

При необходимости в заключительном разделе должностной инструкции могут быть отражены другие насущные вопросы, связанные с исполнением обязанностей по характеризуемой должности.

Разрабатывается инструкция руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения).

В процессе отработки документ визируется руководителями смежных подразделений, а также руководителем юридического отдела (юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).

Оформление должностной инструкции производится на листах бумаги формата А4.

Титульный лист документа исполняется на общем  бланке и должен содержать:

- полное официальное наименование организации;

- наименование вида документа;

- номер и  дату написания документа;

- место составления  (написания);

- заголовок  к тексту документа, включая  наименование подразделения и должности;

- подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);

- гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его заместителя).

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель  организации

………………………….

 « » ………………….2001 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

№   « » ………………2001г. 

…………………………………………………………………………………

(наименование  должности работника}

 СТРУКТУРА  ТЕКСТА

Общие положения.

Обязанности сотрудника.

 Квалификационные  требования к сотруднику.

Заключительные  положения.

Руководитель  структурного подразделения