Организационно распорядительная локументация

 

 

 

Содержание

 

Введение 3

1. Государственное  регулирование оформления организационно  – распорядительных документов. 5

1.1. Назначение  ОРД в сфере управления. 7

1.2. Законодательная  и нормативно-методическая  база  по оформлению организационно-распорядительной  документации. 11

2. Требования  к оформлению организационно  – распорядительных документов. 14

2.1. Организационно-правовые  документы. 18

2.2. Распорядительные  документы 37

2.3. Информационно-справочные  документы 47

Заключение 74

Библиографический список 76

 

Введение

Деятельность любой организации  не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим  законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность  управленческого труда.

Важно не только знать, как  правильно составить и оформить документ, но и организовать работу с документом на всех этапах его  прохождения – от момента создания до исполнения. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Тема данной курсовой работы является актуальной в настоящее  время, так как любая управленческая деятельность осуществляется с помощью  документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно- распорядительных, сделана в приложениях к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»¹, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству² органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Знание правил документирования и умение документально оформить управленческое решение наряду с  этикой делового общения для специалиста  любого уровня стало неотъемлемым признаком  профессионализма.

Основная цель работы заключается  в изучении и анализе оформления организационно-распорядительных документов, способствующих совершенствованию  и правильной организации труда.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- показать роль организационно-распорядительной  документации;

    - проанализировать нормативно-методическую базу по оформлению ОРД.

- показать порядок составления  и оформления организационно-распорядительной  документации.

 

 

1. Государственное регулирование  оформления организационно –  распорядительных документов.

В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок Регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление

Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем  законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных  организаций, к оформлению тех или  иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Действующие сегодня общегосударственные  нормативно-методические документы  по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним  относятся:

1.      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2.    Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

      3. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

-           федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

-   предприятий, организаций и их объединений независимо 
от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы  архивов организации:

требования к номенклатурам  дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

-  порядок формирования дел в делопроизводстве;

-  организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

-  порядок выделения документов к уничтожению;

-  подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

5.  Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или 
ведомственный).

 

1.1. Назначение ОРД в сфере управления.

Реализация  управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования  документов, относящихся к различным  системам документации. В деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительскую, распорядительную и организационную  деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение. Именно они составляют основную часть  документации, с которой работает делопроизводственная служба. Они содержат управленческие решения, обязательные для исполнения, могут быть направлены на совершенствование организационной  структуры, выбор средств и способов существования основной деятельности организации.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, могут  касаться совершенствования организационной  структуры учреждения, определения  или корректировки средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации  финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. 
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. 
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями. 
Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. 
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. 
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств. 
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. 
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. 
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. 
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания

 

1.2. Законодательная и нормативно-методическая  база по оформлению организационно-распорядительной документации.

 

Высшей правовой значимостью  обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ³; Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»⁴ Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации"⁵; Закон РФ «О государственной тайне»⁶ и другие. 
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»⁷ закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Законодательные акты также  содержат нормы, которые учитываются  при составлении и оформлении документов, так например Федеральный  закон «О государственном языке  РФ»⁸ направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории РФ, защиту и развитие языковой культуры. Определяет на территории РФ официального делопроизводства на русском языке, как на государственном языке. 

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который определил правовые основы деятельности юридических и физических лиц, договорные и иные обязательства. Ряд статей Кодекса устанавливает  обязательность документирования, а  также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (устав, учредительный договор).

Введенный в действие с 1.02.2002г. Трудовой кодекс устанавливает обязательность применения каждой организацией, независимо от ее организационно-правовой формы  ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего  распорядка. Также в Трудовом кодексе  названы документы, которыми документируются  прием, перевод, увольнение, командировки, отпуска, поощрения и взыскания  работников. Он определяет также структуру  текста и порядок составления  трудового договора.

К основным общегосударственным  нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится  Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ)⁹. Она представляет собой систему норм и правил работы с документами, являющуюся основой для разработки локальных документов, непосредственно закрепляющих систему делопроизводства конкретной организации.

В 1990-е годы дважды издавался  нормативный документ локального действия - типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств. В  настоящее время действует инструкция, изданная в 2005г¹⁰. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания,  инструкции, протокола и др.