Определение документа и роль документационного обеспечения в деятельности организации

1.Определение документа и роль документационного обеспечения в деятельности организации.

Бухгалтерский учет является строго документальным. Посредством документов каждая хозяйственная операция отражается в учете и приобретает доказательственную силу. Поэтому документация рассматривается как составная часть метода бухгалтерского учета, обеспечивающая объективность данных о работе предприятия.

Основанием для записей  в бухгалтерском учете служат надлежащим образом оформленные  оправдательные документы. Порядок  оформления их определяется Стандартом о документах и записях в бухгалтерском  учете предприятий (стандарты по аудиту).

Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции.

Основное назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.

Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой  бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и  место ее совершения, натуральные  показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения, записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждая хозяйственная  операция имеет свои особенности, которые  фиксируются в документе. Однако у документов есть общие типовые  для всех элементы: название документа (счет-фактура, накладная, платежное  поручение, чек, кассовый ордер и т. п.), отражающее характер хозяйственной операции; наименование и адрес предприятия, где совершалась операция, указание сторон участвовавших в совершении операции; дата составления документа и номер; краткое изложение хозяйственной операции; в натуральные и денежные измерители; подписи лиц, которые несут материальную и административную ответственность.

При применении электронно-вычислительных машин документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые  реквизиты, расположенные в порядке, который отвечает требованиям компьютерного  учета.

К составлению документов предъявляются определенные требования, утверждающие четкость, ясность и  точность информации. Записи в документах делаются чернилами, на машинке или  другим пишущим оборудованием с  четким заполнением всех реквизитов, предусмотренных формой данного  документа. Не допускается записи производить  простым карандашом, делать подчистки, исправления сумм или текста,помарки.

Поэтому документ является бесценным средством связи и конечным результатом солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как "способ доказательства

Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в  хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.

Московская регистрационная  палата в своем "Обращении к  предпринимателям" потребовала от руководителей предприятий всех видов собственности обеспечивать сохранность управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов. Правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Виды используемых в бухгалтерии  документов и организация работы с ними.

Организационные документы представлены уставами, положениями в том числе  положением о бухгалтерии, должностными инструкции  на работников этого  структурного подразделения, инструкциями и правилами.

Положения – нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер и определяющие порядок образование, структуру, компетенцию, обязанности и организацию работы системных органов государства. Например, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации или Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Положения утверждаются в установленном  порядке.

Инструкция – “правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационное, научно-техническое, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан”.

Инструкции издаются также в  целях разъяснения и определение  порядка применения законодательных  актов и распорядительных документов. Например: ”Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, организациях”, “Инструкция о порядке заполнения бухгалтерского отчета предприятия”.

К распорядительным документам относят  постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу, по которым начисляется  заработанная плата.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждение положений, правил и т.п.

Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или  отрасли. Например: “Приказ по личному составу”. Его копия обязательно передается в бухгалтерию.

Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол можно определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений или как документ с записью всего происходящего на собрании. Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется протокол по форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.

Наиболее часто работникам бухгалтерии  приходится составлять акты.

Акт – документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии, особенно связанные с учетом или списанием материальных ценностей. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт приема-передачи (при смене руководства, материальных ценностей; акт приема объектов и т.п.

Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и т.п.

Служебные письма занимают до 80%  входящие и исходящей документации учреждения в целом и  часто используется в деятельности бухгалтерии.

Сопроводительное письмо ― часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительных писем допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д.

Также могут составляться письмо-приглашение, информационное письмо, рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо и т.п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы.

Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции  ведения бухгалтерского учета. В  небольших организациях эту работу может выполнять один человек  – бухгалтер. Однако во всех случаях  функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

Бухгалтерия в своей работе с  документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии¹.

Так как бухгалтерия – это  структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы  бухгалтерии являются частью документального  фонда организации в целом  и включены в общий документооборот.

Под документооборотом понимается “движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки”. В Положении о документах и  документообороте в бухгалтерском  учете указано, что “Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете регламентируется графиком”.

Вся документация бухгалтерии делится  на три документальных потока:

• Входящие (поступающие) документы;
• Исходящие (отправляемые) документы;
• Внутренние документы.

Бухгалтерские документы поступают  в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется  правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа  и всех приложений. Для факса также  проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так  и их читаемость. В случае неполного  получения факсимильного сообщения  или плохого качества отдельных  страниц об этом сообщается отправителю.

Заканчивается первичная обработка  документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей  нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу  передаются в бухгалтерию. Кроме  того, в бухгалтерию поступает  достаточно большое количество документов от отделов.

Дальнейшая обработка бухгалтерских  документов имеет свою специфику  и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым  закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

Все первичные документы, поступившие  в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных  документов, заполнение реквизитов), так  и по содержанию (законность документируемых  операций, логическая увязка отдельных  показателей).

“Проверенные и принятые к учету  документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом  порядке) и оформляются мемориальными  ордерами (накопительными ведомостями)”  или “содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения  в бухгалтерском учете, накапливается  и систематизируется в учетных  регистрах”.

Порядок записей и формы накопительных  учетных документов определены в  инструкциях по бухгалтерскому учету.

Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии  по общим правилам составления и  оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих  документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или  канцелярию (экспедицию).

При отправке проверяется правильность оформления документа:

• Наличие подписи;
• Наличие даты;
• Наличие заголовка;
• Правильность адресования;
• Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно  или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для  доработки.

 

 

 

 

Классификация бухгалтерских документов.

Для отражения операций, различных по своему содержанию и назначению, в организациях используются соответствующие формы первичных учетных документов.