Оформление личного дела сотрудника

     Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В  конце рабочего дня лицо, ответственное  за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что  все личные дела, выданные во временное  пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры 
к их возвращению или розыску.

     Выдача  личных дел (отдельных документов в составе личного дела) 
во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации 
на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) 
в место хранения.

     Изъятие отдельных документов из личного дела производится 
с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего 
его во временное пользование.

     В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел 
в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего 
за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные 
в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 3. ОБРАБОТКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ 

     3.1 Оформление обложки личного дела 

     При заведении личного дела на его  обложку выносятся:

     - наименование вышестоящей организации  — указывается полное наименование  в именительном падеже в соответствии  с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация  имеет официально принятое сокращенное  наименование, то оно указывается  после полного;

     - наименование организации — указывается  полное наименование в именительном  падеже в соответствии с уставом  (положением) организации; если организация  имеет официально принятое сокращенное  наименование, то оно указывается  после полного;

     - наименование структурного подразделения  — в именительном падеже указывается  полное наименование структурного  подразделения, в котором заведено  и ведется дело;

     - индекс (номер) личного дела —  указывается по журналу (книге)  учета личных дел;

     - заголовок личного дела — указываются  фамилия, имя, отчество работника  в именительном падеже.

     Кроме того, на обложке частично оформляются  следующие реквизиты:

• «Дата дела или крайние даты документов, входящих в дело» (Начато:_____ и Окончено:____)2;
• «Количество листов в деле» (На ______ листах);
• «Срок хранения дела» (Хранить _____).

     Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела 
к передаче в архив организации после увольнения работника.

     Форма обложки личного дела отличается от формы обложки 
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, конкретизацией вида дела (Личное дело), указанием индекса дела не по номенклатуре дел (все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом), 
а отдельным журналом (книгой) учета личных дел, указанием в качестве заголовка дела фамилии, имени и отчества работника, на которого заведено личное дело.

     При этом следует помнить, что если в  период формирования и ведения личного  дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке  дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении  фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается 
в скобки, а новая записывается над ней.

     Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения  сохранности личных дел ведется  журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в Инструкции. При регистрации личного дела 
в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка 
о снятии с учета».

     Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный  при постановке на учет, т.е. при регистрации  в журнале (книге).

     Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в  журнале (книге) учета личных дел. Регистрация  личного дела должна осуществляться в день включения в него копии  приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении 
на должность). 

     3.2 Подготовка личных  дел к передаче  в архив организации 

     Оформление  личных дел для передачи в архив  производится кадровой службой при  методической помощи соответствующего архива. 
Эта процедура включает:

• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

     С целью обеспечения сохранности  личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников 
  в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) 
  в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью 
  с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
• Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота 
  и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные 
  при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок 
  о наличии личных дел.
• Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, 
  для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:
• в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать 
  все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
• трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками».

     Согласно  п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения 
и хранения личных дел работников, личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

     Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях 
и на предприятиях, а также Основных правил работы архивов центральных 
и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий.

     В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче 
в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, 
срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения установлен 75-летний срок хранения.

     Определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется согласно требованиям законодательствам. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении 
в делопроизводстве.

     Подготовку  дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых  эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

     Оформление  дел осуществляется в году, следующим 
за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2011 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2011 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2012 г.

     Согласно  установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую  обложку из картона на четыре прокола  или переплетены с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз 
и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки 
и т.п.) должны быть из дел удалены.

     Личные  дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие  этапы:

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления 
   и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ 
   был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются 
   в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером – каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.
3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах 
   на авторские свидетельства и патетные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок её составления регламентируются основными правилами работы архивов организаций. 
   Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа 
   с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных 
   в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
4. Составление заверительной записи. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные 
   и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).