Официально-деловой стиль и его особенности

 

Введение

Деловое общение — это самый  массовый вид социального общения. Оно может быть выражено, как в  письменной речи, так и устной. Его  участники выступают в официальных  статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической  особенностью названного процесса является регламентированность, т.е. подчинение установленным ограничениям, которые  определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Русская официально – деловая письменная речь имеет многовековые традиции и  глубокие исторические корни. Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. Накопление опыта официально – делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники».  В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов.  Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.  Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

  Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Низкая деловая культура написания деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того учреждения, которое он представляет.

Этим и обусловлена  актуальность темы данного реферата.

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика официально-делового стиля.

   Современный официально-деловой стиль - это функциональная разновидность русского литературного языка, применяемая в сфере общественных отношений. Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятий, учреждений, организаций; средством официального общения людей на производстве и в сфере обслуживания. Официально-деловой стиль относится к книжно-письменным стилям литературного языка. Он реализуется в текстах законов, приказов, указов, распоряжений, договоров, актов, справок, удостоверений, доверенностей, в деловой переписке учреждений т.е. в текстах, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью, но сам активно проникает в различные сферы общения, в другие стили и в разговорный язык. В нем почти нет места для проявления авторской индивидуальности. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.

Принято различать три подстиля официально-делового стиля: 1) собственно официально-деловой (или канцелярский), 2) юридический и 3) дипломатический.

Документальный  подстиль - собственно официально-деловой (или канцелярский), язык законодательных документов, связанных с деятельностью официальных органов.

 Юридический подстиль - встречается в деловой переписке между учреждениями и организациями и в частных деловых бумагах, а так же в служебной переписке (деловое письмо, коммерческая корреспонденция), официальные деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол), частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.).

Дипломатический подстиль - подстиль дипломатических документов, таких как, дипломатическая нота, заявление правительства, верительная грамота.

  Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

 

2. Официально-деловой стиль и его особенности.

Официально-деловой стиль  – это стиль, который обслуживает  правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых  бумаг и писем в государственных  учреждениях и наиболее ярко проявляется в письменной форме речи.

К общим экстралингвистическим и собственно языковым особенностям  официально-делового стиля следует отнести следующие:

 1. точность, детальность изложения;

 2. стандартизированность изложения;

 3. долженствующе-предписующий характер изложения (волюнтативность).

4. лаконичность, краткость изложения текста;

  5. использование языковых формул;

  6. использование терминов;

  7. применение лексических и графических сокращений;

  8. преобладание страдательных конструкций над действительными;

  9. употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

10.  использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

11.преобладание простых распространенных предложений.

   Язык документов требует, прежде всего, точности, не допускающей каких-либо разночтений. Деловая речь безлична, стереотипна, в ней отсутствует эмоциональное начало. Специфическим свойством деловой речи является выражение воли. Так, в управленческой документации мы постоянно встречаемся с формами первого лица глагола (прошу, предлагаю, приказываю, поздравляю). С формами модальными, долженствования (надлежит, необходимо, следует, предлагается).

Лексические признаки официально-делового стиля  речи.

Лексическая (словарная) система  официально-делового стиля, кроме общекнижных  и нейтральных слов, включает:

- языковые штампы (канцеляризмы, клише): - ставить вопрос, - на основании решения,    входящие-исходящие документы, - контроль за исполнением возложить, - по истечении срока;

- профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

-  архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле  недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются  крайне редко и, как правило, принадлежат  одному стилю.

Морфологические признаки официально-делового стиля  речи.

К морфологическим признакам  данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе  следующие:

-  существительные - названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

- существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

-  отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

- производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

- инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

- глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф);

-  сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных  форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические  признаки официально-делового стиля  речи

К синтаксическим признакам  официально-делового стиля относятся:

-  употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10);

-  наличие пассивных конструкций;

- нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже;

-  преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными.

3.  Язык и  стиль служебных документов.

В официальных  документах применяется официально-деловой  стиль. Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

   Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового  общения, преимущественно юридические  лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих  от имени руководителей и других  должностных лиц;

2. Характер и содержание  информационных взаимосвязей организаций  достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового  общения выступает деятельность  организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая  и др.;

4. Управленческие документы  в подавляющем большинстве ориентированы  на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций  и нуждающихся в письменном  оформлении, относятся к повторяющимся,  однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного  обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему  характеру, что подчеркивает деловую  основу отношений, их неличностный  характер, а также свидетельствует  об определенной дистанции, существующей  между участниками делового общения;

2. Адресной, так как управленческий  документ всегда предназначен  конкретному получателю, должностному  лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальной, поскольку  документ должен содержать именно  ту информацию, которая необходима  в данный момент времени для  принятия эффективного управленческого  решения либо иного использования  в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной,  так как для эффективной управленческой  деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий,  фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной,  поскольку задача делового общения  — побудить адресата совершать  (или не совершать) определенные  действия;

6. Полной и достаточной  для приятия управленческого  решения. Недостаточность информации  может вызвать необходимость  дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить  к неоправданным потерям времени  и средств.

 

 

3.1 Текстовые нормы  делового стиля

   Официально-деловой стиль обслуживает нашу деятельность в сфере официальных (официально-деловых) отношений. Схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация > жанр документа > форма документа > языковое наполнение документа.

  Первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

  Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается, что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А, выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные:

1) об адресате (кому адресован  документ?);

2) об адресанте (кто является  автором документа - заявителем, просителем и т. д.?);

3) наименование жанра документа  (в некоторых документах название  обязательно, скажем: Заявление,  Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах);

4) опись документальных приложений (если они имеются);

5) дата;

6) подпись автора документа и  др.

 Следовательно, под формой  документа понимаются сумма его  реквизитов и содержательно-композиционная  схема - их взаимосвязь, последовательность  и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа,  а тем самым и его форма,  возникает проблема языкового  наполнения документа.

 

 

3.2 Языковые нормы:  составление текста документа

  Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа - его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную - конкретную - информацию, содержащую изложение сути дела, а, иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности - точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления - точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.