Номенклатура дел
Реферат, 06 Мая 2012, автор: пользователь скрыл имя
Описание
После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится памятью учреждения, хранителем информации, надобность в которой может возникнуть в любое время. Чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела, которые представляют собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности и подшитый в отдельную обложку.
Работа состоит из 1 файл
ДИПЛОМНПАЯ Назначение номенклатуры дел.docx
— 23.62 Кб (Скачать документ) Составляет
и подписывает итоговую запись сотрудник
(секретарь), работающий с номенклатурой
дел.
Оформление номенклатуры дел
Номенклатура дел, как правило, документ многостраничный. Первый лист оформляется на общем бланке или на листе формата А4.
Реквизиты номенклатуры дел:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- индекс;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту («На 2006 год»);
- текст (табличная форма);
- подпись;
- отметка о согласовании.
Реквизиты оформляются по ГОСТ Р 6.30-2003, второй и последующие листы нумеруются. Номенклатура дел содержит пять граф.
- «Индекс дела» - обозначается арабскими цифрами, состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела. При наличии нескольких томов в деле индекс проставляется на каждом томе с добавлением номера тома. Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном документе – в инструкции по ведению делопроизводства в организации. В одном томе должно быть подшито не более 250 листов; если документов больше, формируют следующий том.
- «Заголовок дела (тома, части)» - включает заголовки дел, которые отражают документируемые участки работы или вопросы деятельности учреждения. Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела.
- «Количество дел (томов, частей)» - заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют при составлении итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в организации.
- «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню». В настоящее время основным нормативном документом при определении срока хранения документа в процессе составления номенклатуры дел и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является Перечень типовых управленческих документов.
- «Примечания» - вносятся сведения о «преходящих» делах, об утрате, уничтожении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение или организацию. При необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы дел или отдельно взятого дела.