Лекции по "Документационному обеспечению управления"

Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.

Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.

Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).

Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов. Однако это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть всегда объективно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, может быть предъявлено требование (иногда в категорической форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов (служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.)

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т.п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура, коносамент, консигнация, клиринг, дистрибьютор и др.). Эти и другие термины хороши тогда, когда они известны и понятны адресату. При этом составитель письма обязан грамотно написать каждое употребляемое им иностранное слово. В сомнительных случаях необходимо пользоваться орфографическим словарем.

В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова, заимствованные из лексикона прежнего бюрократического аппарата и частной коммерческой практики.

Например: сей, посему, надлежит, учинить, таковой, коих и др. Их следует заменять на слова современного стиля - этот, поэтому, следует, произвести, такой, которых. Большое внимание следует уделять правильному сочетанию слов в предложении, так как может получиться бессмыслица, например: "Незаконное хищение государственной собственности" - очевидно, что законного хищения не может быть; "Организован обмен имеющимся опытом", разумеется, что если опыта нет, то нечем и обмениваться.

Употребление отглагольных существительных (обнаружение, непредоставление, составление и др.) затемняет смысл речи. Поэтому отглагольные существительные необходимо заменять глаголами, например: "В случае обнаружения при доставке товара недостачи возникает необходимость составления приемного акта". После замены отглагольных существительных на глагол получим более четкую фразу: "Если при доставке товара обнаружена недостача, необходимо составить приемный акт".

В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций.

3. Логическое построение документов.

Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента - заключение, доказательство и введение.

Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением. Заключению подчиняются все остальные элементы письма, например:

1)  Прошу выслать проект договора на поставку обуви в 2008 г.;

2) Полученные от Вас товары по счету № 9874 от 20.01.2008 г. соответствуют предъявляемым требованиям ГОСТа.

Как видим, заключение может быть активным (первый пример) или пассивным (второй пример). Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат. Цель пассивного заключения - уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д.

Активное заключение бывает прямым или косвенным. Прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям. В зависимости от служебных отношений составителя документа и адресата обращение к ним выражается словами: "Прошу", "Приказываю", "Предлагаю", "Объявляю" и т.д.

В косвенном заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата, например: "Необходимо срочно произвести инвентаризацию склада".

В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму.

Кроме заключения, деловые письма содержат доказательство. Цель его - доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении, например: "В магазине № 3 обнаружена недостача. Предлагаю произвести документальную ревизию".

В доказательстве может быть указана цель того действия, которое должен произвести адресат согласно просьбе или приказанию, выраженному в заключении, например: "Необходимо выяснить причины недостачи в магазине № 3. Прошу произвести документальную ревизию".

В доказательстве могут быть изложены обстоятельства и доводы, показывающие необходимость выполнения требования заключения, например: "Обнаруженная недостача в магазине № 3, по заявлению заведующего, произошла в результате пересортицы. По нашему мнению, не исключена возможность злоупотреблений. Необходимо срочно выяснить действительные причины недостачи. Предлагаю произвести документальную ревизию в магазине".

Факты, доводы, соображения, приведенные в доказательствах, излагаются в самых различных вариантах в зависимости от обстоятельства дела. При этом не следует прибегать к многословным доводам и рассуждениям, несоизмеримым с заключением.

Для многих деловых писем необходимо введение. Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов. В отдельных случаях во введении указывают зависимость между данным письмом и посланным ранее, например:

"В дополнение к приказу директора фирмы № 145 от 14.02.2008";

"На Ваш М 01-4/130 от 15.02.2008".

Тема 7. Организация документооборота.

Цель изучения: изучение движения документов  на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

Вопросы для изучения:

1. Понятие и принципы организации документооборота.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

3. Прохождение исходящих и внутренних документов.

4. Работа с конфиденциальными документами.

5. Работа с письмами и обращениями граждан.

1. Понятие и принципы организации документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная  задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, органов власти;

документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием входящих документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.