Контрольная работа по "Основам документационного обеспечения управления"

 

 

 

Кафедра бухгалтерского учета  и аудита

 

 

 

 

 

 

РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКОЕ  ЗАДАНИЕ

по дисциплине:

«Основы документационного  обеспечения управления»

 

Вариант 5

 

 

 

 

                                                                      Выполнила:

Руководитель:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание:

 

1. Общая характеристика  служебной переписки………………………………..3

2. Характеристика комплексов  кадровой документации……………………….8

3. Приказ, распоряжение, указание, положение……………………………….18

Список используемой литературы……………………………………………...21

Практическое задание…………………………………………………………...22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика служебной переписки

 

       Переписка  - обобщенное название различных  по содержанию документов (служебное  письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка пользуется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

       Переписку  отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер  писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, звание, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.

       Для  осуществления информационного  обмена в управленческой деятельности  наиболее широко используются  служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

       При  составлении и оформлении служебных  писем должны соблюдаться

следующие требования:

       - письмо  оформляется на бланке письма  формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

       - независимо  от содержания письмо должно  быть изложено официально-

деловым стилем, держать  объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.

       Для  переписки используются бланки  писем организации, структурных

подразделений, должностных  лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

       Бланки  для писем могут быть двух  форматов – А 4 (210х297) или А5

(148х210 мм) в зависимости  от размера текста письма.

       Обязательными  реквизитами письма являются: наименование  организации-автора, справочные данные  об организации, дата, регистрационный  номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

       В зависимости  от типа письма и его содержания  текст, может быть простым или  сложным. Простые письма состоят  из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

       Во вступлении  дается обоснование вопроса: причина  возникновения вопроса или его  краткая история. Если поводом  для составления письма послужил  какой-либо документ, дается ссылка  на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса,  приводятся доказательства или опровержения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений.

      В  заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).

       Бланк  письма содержит реквизиты:

        - Государственный  герб РФ (герб субъекта РФ или  города);

        - эмблему  организации (при наличии герба  не проставляется);

        - код  организации (предприятия) по  ОКПО;

        - наименование  вышестоящей организации (если  она имеется);

        - наименование  организации (предприятия);

        - справочные  данные об организации (почтовый  адрес, номера телефонов, а  также, по усмотрению организации,  номера телефаксов, адрес электронной  почты, банковские реквизиты,  номер и дату лицензии).

        На  бланках письма допускается указывать  трафаретные части следующих  реквизитов: дата, регистрационный  номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату.

        Стандарт  рекомендует два варианта расположения  реквизитов на бланках – продольный  и угловой.

        Продольный  бланк предполагает расположение  реквизитов заголовочной части  документа вдоль верхней части  листа с их центровкой, то есть  равным удалением каждой строки  от левого и правого поля.

        Угловое  расположение реквизитов предполагает  их размещение в верхней левой  части листа. Особенно удобен  угловой бланк для писем, т.к.  правый верхний угол используется для указания адресата.

        Продольное  расположение реквизитов чаще  применяется при оформлении общих  бланков, а угловое – для  бланков писем.

       Документы,  составленные двумя организациями,  оформляют без использования  бланка на листе формата А4. Наименования организаций-авторов документа в этом случае располагают на одном уровне в заголовочной части документа (двумя столбцами).

       Все бланки, как и документы, должны иметь поля: левое – не менее 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 15 мм; нижнее – 20 мм.

      Текст письма  должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

        Текст  письма чаще всего состоит  из вводной части и основной.

        В  письмах используются следующие  формы изложения:

        - от  первого лица множественного  числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

        - от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю

необходимым»);

        - от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться»,

«компания возражает»).

        Если  письмо оформляется на должностном  бланке, то текст излагается

от 1-го лица единственного  числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым…

        Форма  обращения от первого лица  множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем.

        Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Дмитриев! Уважаемый Павел Николаевич! Уважаемые господа!

        В  этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.

        Для  упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть одно предметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных.

        Объем  письма не должен превышать  двух страниц машинописного текста; в исключительных, случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

        Письмо, оформленное на бланке формата  А4, должно иметь заголовок к

тексту:

        О  нарушении договорных, обязательств

        Об  оказании научно-технической помощи

        Заголовок  к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.

        Письма  визируются составителем, руководителем  подразделения-автора, при необходимости  дополнительно - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

        Письма  подписываются руководителем организации,  его заместителями

в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право.

        Письмо  должно иметь отметку об исполнителе,  которая проставляется в

нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне

листа.

        Вносить  какие-либо исправления или добавления  в подписанные письма

не разрешается. Датой  письма является дата его подписания.

        Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать

только в том случае, если затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также, если письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п.

2. Характеристика комплексов кадровой документации

Структура кадровой информационно-документационной системы.

Кадровая система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

§ законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

§ плановую документацию;

§ организационно-правовую документацию;

§ персональную документацию;

§ договорную документацию;

§ распорядительную документацию;

§ учётную кадровую документацию;

§ документацию по учёту  использования рабочего времени  и расчётов с персоналом по оплате труда;

§ отчётную и отчётно-справочную документацию;

2.1 Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями  власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы  основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

2.2 Плановая и кадровая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и  планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий  рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих  и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы  расширения или сокращения числа  сотрудников, изменение их квалификационного  состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки  и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами  и планами развития кадрового  обеспечения деятельности организации.

2.3 Организационно-правовая документация