Контрольная работа по «Организации делопроизводства и персональный менеджмент»

Сдача документов в архив

Окончанием  оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.³ 
 
 

2. Схема работы с входящими  документами

     Входящие  документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. схему работы с входящими документами). Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все концерты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»).

     Конверты  уничтожаются, за исключением тех  случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработки документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

     Затем входящие документы сортируются  на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

     На  регистрируемых документах проставляется  регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500—600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недостаток — возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.

     Журналы (карточки) включают следующие графы:

• индекс (номер) документа;
• дата документа;
• автор (внешняя организация);
• краткое содержание (заголовок);
• исполнитель;
• подпись исполнителя;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела.

     Организация по своему усмотрению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.

     Календарная шкала РКК служит для контроля за сроком исполнения документа, на ней отмечается дата исполнения документа. В графе «Корреспондент» указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

     В графах «№ документа» и «Дата документа» проставляются дата и номер документа, присвоенный организацией-автором.

     Графы «Дата поступления» и «Входящий  №» содержат дату поступления и индекс, который присваивается документу в организации, в которую он поступил.

     В графе «Краткое содержание» указываются  вид документа (акт, приказ), его заголовок. Если заголовка недостаточно, то добавляют, необходимые сведения из текста.

     В графе «Резолюция» записывается полное содержание текста резолюции, указываются исполнитель, автор и дата нанесения резолюции на документ.

     Графа «Отметка об исполнении» содержит результат  решения вопроса, дату, индекс ответного документа. Если письменный ответ не составляется, то указывается, когда, кем и как решен вопрос.

     Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются  в архиве. Регистрационные карточки сдаются в архив вместе с документами, на которые они составлены.

     Входящие  документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

1. руководителям организации — для обязательного рассмотрения;
2. структурным подразделениям — для исполнения.

     Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

     При предварительном  рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

1. вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
2. важность содержания документа;
3. сложность и новизну поставленных вопросов;
4. срочность исполнения документа.

     Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.

     Руководитель  организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

     Документ  с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

     На  документах, передаваемых в структурные  подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

     В ряде организаций при направлении  документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01 — генеральный директор; 02 — зам. директора и т.п.⁴ 
 

Список  литературы 

1. Журнал  Управление персоналом №24, декабрь 2007
2. Журнал УП №8, апрель 2008 «Мебельный вопрос»
3. http://www.archives-garant.ru/
4. Электронный учебно-методический комплекс по предмету «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»