Контрольная работа по «Документированию управленческой деятельности»

Министерство  образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО  «СибАДИ»

 

 

Факультет ЗАОЧНЫЙ  

     

Контрольная работа

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

                                                                              

                                                               

 

                                                                  

                                                    

 

                                                       Омск

                                                        2012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1. Правила оформления таблиц……………………………………………..3
2. Характеристика и состав организационных документов,

требования  к их оформлению………………………………………………..7

3. Подготовка дел к архивному хранению. Полное и частичное

оформление  дел, отличительные особенности…………………………….13

4. Практическое задание…………………………………………………….16

Список  литературы…………………………………………………………...19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила оформления таблиц.

 

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Содержание управленческих действий в документах передается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных документах). Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Форма таблицы  применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные  тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и  др.

Таблица – унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую информацию, которая характеризует несколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации  текста используется в тех случаях, когда требуется получить или  отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный  и текстовой заголовок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы  делится на графы по горизонтали  и на строки по вертикали. Заголовки  и подзаголовки строк и граф таблицы  формулируются в краткой форме  и выражаются отдельным словом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85).

Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы  нумеруются, а на втором и последующих  листах печатают только номера этих граф.

Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте – в заключительной части текста, в приказах – в распорядительной части.

Оформление  таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению и содержанию стандартов», п. 4.5 «Таблицы». Рассмотрим основные требования в соответствии с ГОСТом.

• Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы, название помещают только над  первой частью таблицы.

• Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной  нумерацией арабскими цифрами с  добавлением перед цифрой обозначения  приложения.

Если  в стандарте одна таблица, то она  должна быть обозначена «Таблица 1»  или «Таблица В.1», если таблица приведена  в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит  из номера раздела и порядкового  номера таблицы, разделенных точкой.

• На все таблицы стандарта должны быть приведены ссылки в тексте стандарта; при ссылке писать «таблица» с указанием ее номера.
• Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

• Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Горизонтальные  и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование  таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно  строкам таблицы. При необходимости  допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

• Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана на нее ссылка, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к стандарту.

Допускается помещать таблицы вдоль длинной  стороны листа стандарта. Если строки или графы таблицы выходят  за формат страницы, то таблицу делят  на части, помещая одну часть под  другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку  и боковик.

При делении  таблицы на части допускается  ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами  графы и (или) строки первой части  таблицы.

Слово «Таблица»  указывают один раз слева над  первой частью таблицы, над другими  частями пишут слова «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с  указанием номера (обозначения) таблицы.

Если  в конце страницы таблица прерывается  и ее продолжение будет на следующей  странице, то в первой части таблицы  нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую таблицу, не проводят.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и  помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют  головку таблицы.

• Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

Нумерация граф таблицы арабскими цифрами  допускается в случаях, если в  тексте стандарта имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части  таблицы на следующую страницу.

При необходимости  нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы, непосредственно  перед их наименованием. Перед числовыми  значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. продукции порядковые номера не проставляют.

• Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в таблице, то эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски.

Если  в таблице имеются сноски и  примечания, то в конце таблицы  приводят вначале сноски, а затем  примечания.

• Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
• При необходимости указания в таблице предпочтительности применения определенных числовых значений величин или типов (марок и т.п.) продукции допускается применять условные отметки с пояснением их в тексте стандарта.

Для выделения  предпочтительной номенклатуры или  ограничения применяемых числовых значений величин или типов (марок  и т.п.) продукции допускают заключать  в скобки те значения, которые не рекомендуются к применению или  имеют ограниченное применение, указывая в примечании значение скобок.

• При наличии в стандарте небольшого по объему цифрового материала, его нецелесообразно оформлять таблицей, а следует давать текстом, располагая цифровые данные в виде колонок.
• В таблицу с показателями и номерами допускается включать графу, в которой указывают ссылку на другие стандарты или на требования данного стандарта, устанавливающего порядок и методы контроля этих показателей.

 

2. Характеристика и состав организационных  документов, требования к их оформлению.

 

В любой организации, как  бы она ни была мала, среди многочисленного  разнообразия видов документов применяемых  в управлении, особое место занимает организационно-распорядительная документация. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки  документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника  информации.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы  он имел юридическую силу. Порядок  оформления служебных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита  документа». Различные документы  состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих  документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать  и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеет  строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном  документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и  нормативных актах. Например, для  паспорта, трудовой книжки, диплома  и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных  частей (реквизитов), изучив порядок  составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

Как правило, документы оформляются  на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три  вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов  документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют  бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие  бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения  или должностное лицо имеет право  подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них  Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические  предприятия, имеющие специальное  разрешение на их изготовление. Остальные  бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при  оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов –  А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой  и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно использовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации  и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.