Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифікації управлiнської докуметацii

20. Загорецька О. Висвітлення проблем організації загального діловодства на сторінках журналу “АрхівиУкраїни" / О. Загорецька // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. зб. наук. праць. – К., 2002. – Вип. 5. – С. 348–355. 

дослідження в постановочному плані: як відображення зарубіжного досвіду і перспективний напрям розвитку вітчизняного документознавства та організації делопроізводства. Тим часом у розвинених країнах, давно пройшли етап «первісного накопичення» засобів обчислювальної техніки і зв'язку, в суспільстві, яке тепер характеризують як «постіндустріальне» або «інформаційне», розробці проблем управління документацією приділяється все більше уваги. Особливо ця тенденція проявилася наприкінці 70-х років, коли стало очевидним, що комп'ютери (у тому числі персональні) не призводять до створення «безпаперових контор», а навпаки, збільшують обсяги паперового документообігу.

У цих умовах західні вчені зосередили свою увагу на наукових аспектах управління документацією та активізували дослідження в цій області знань і адміністративної діяльності. По лінії ЮНЕСКО та інших міжнародних організацій були навіть зроблені зусилля з координації роботи вчених різних країн у цьому напрямку, які дали теоретичні і практичні результати. У підсумковій доповіді за програмою RAMP (автор Дж. Роудз) управління документацією характеризується як загальна функція управління, що охоплює роботу з документами в організаціях на всіх стадіях їх життєвого циклу. Вивчення робіт західних, насамперед американських і німецьких фахівців показує, що навіть серед них немає повної єдності в розумінні управління документацією як наукової категорії. Важливо підкреслити, що багато вчених і фахівці розуміють важливість взаємодії управління документацією та управління інформацією в організаціях, оцінюючи документацію як найважливішу складову частину інформаційних ресурсів організації. Виходячи з такої оцінки, висувається вимога більш глибокого використання нових інформаційних технологій в роботі з документацією і включення структур управління документацією в загальну інфраструктуру організацій. Очевидно, що в Україні існують свої традиції в сфері роботи з документами і пряме запозичення західного досвіду і західних підходів неможливо. Саме тому ми звернулися до вивчення проблем еволюції вітчизняної документації та розвитку діловодства в Україні та їх класифікування, маючи на меті оцінку досягнутого рівня організації роботи з документами і ступеня своєрідності національних традицій у цьому для вирішення питання про можливість застосування основних принципів і методів управління документацією. Вітчизняним документознавством на сьогодні накопичено значний обсяг знань, відображений в опублікованих монографіях, збірниках наукових праць, збірниках статей, навчальних і методичних посібниках, матеріалах конференцій та інших наукових заходів. На жаль, до цих пір немає великих монографічних досліджень що до вирішення проблем класифікаці управлінської документації та інших важливих покищо недопрацьованих питань стосовно документоційного курування.

       В останні роки спостерігається тенденція до поступового відновлення порушеного балансу і посиленню теоретичних досліджень в області документаційного забезпечення управління. Багато публікацій журналів «Вітчизняні архіви», «Вісник архівіста», «Діловодство», «Секретарська справа», збірників наукових конференцій спрямовані на вирішення актуальних проблем роботи з документами в сучасних умовах. захисту документованої інформації, термінологічним проблемам, історії діловодства, правового забезпечення документування діяльності управлінського апарату, впливу нових інформаційних технологій на організацію документообігу і документування, проблемам електронних документов.

   Незважаючи на велику цінність, ці роботи висвітлюють лише окремі аспекти проблеми управління документацією і можуть розглядатися як добротний дослідницький матеріал для наступної аналітико-синтетичної переробки.

Проблему управління документацією неможливо розглядати без аналізу архівоведческої літератури. Вченими - архівоведамі проведена серйозна дослідницька робота, важлива для розуміння гносеології документа, формування та розвитку систем документації.

Висновки

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення понять «система», «документ», «документація», «система документації» суттєво підвищується. Постає проблема комплексності раціоналізації документообігу, поєднання уніфікованих та стандартних систем і підсистем у галузевому та територіальному розрізах. Для упорядкування інформаційних та документаційних процесів необхідна системність.

     Тлумачення поняття "керування документаційними процесами", подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423-1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного "керування документацією" маємо модифіковану версію – "керування документаційними процесами". Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність.

   Якщо керування документаційними процесами є невід'ємною умовою успішного функціонування установи, то для забезпечення його протікання стандартом пред'являються певні вимоги до «регуляторного середовища» - правового поля, котре впливає на діяльність установ і документування їх діяльності.Особи, задіяні в реалізації політики керування документаційними процесами, виступають не лише її провідниками, зобов'язаними безперервно займатися підвищенням освітнього рівня, але й організаторами, гарантами достовірності, точності фіксації і розповсюдження документальної інформації. Діагностований перелік обов'язків службовців керування документаційними процесами характеризується загальністю й достатньою для окреслення усіх напрямів керування документаційними процесами лаконічністю, яка породжує не невизначеність, а легкість сприйняття констатованих аналізованим документом норм.

Крім вимог, що пред'являються до службовців установ, зайнятих у керуванні документацією, ДСТУ 4423:2005 визначає й ті, які стосуються керування документаційними процесами. Представлення останніх як програмованих, наперед визначених процесів призвело до виокремлення принципів створення програм керування документаційними процесами і характеристик їх центрального об'єкта – службового документа.

Система автоматизації архівної справи, розроблена партнером компанії Microsoft компанією «Електронні офісні системи», призначена для ведення та обліку архівних документів органів влади і місцевого самоврядування. Більш докладно вона розглядається в розділі «Архівне збереження».

Запропоноване рішення має засоби контролю за документообігом від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і підприємства в цілому.

Перелік використаних джерел

1.  Антоненко І.Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією / І. Є. Антоненко // Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537–547. 

2.  Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном : історія, законодавство, теоретичні основи та технології : автореф. дис. … к.і.н. 07.00.10 / І.Є. Антоненко / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2005. – 20 с. 

3.  Антоненко І.Є. Стандартизація процесів управління документацією : досвід Австралії / І. Є. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25–26 трав. 2004 р. – К., 2004. – С. 60–62. 

4.  Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Управление документацией  (из зарубежного опыта) / А.Н. Сокова // Отеч. архивы. – 1992. – №2. – С. 100–106. 

5.  Бездрабко В. В. Діловодство у переддень народження документознавства : особливості побутування та вплив на еволюцію науки про документ / В. В. Бездрабко // Наукові праці. Т. 88. Вип. 75. Історичні науки. – Миколаїв, 2008. – С. 156–165.

6.  Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 1. С. 78–83.

7.  Бездрабко В. В. К.Г. Мітяєв і становлення документознавства / В. В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2008. – № 1. – С. 8–22.

8.  Бездрабко В. В. Традиційне документознавство і діловодство : компаративний аналіз визначення понять / В.В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни : питання теорії і методики. Збірка наук. праць. – К., 2007. – Ч. 14. – С. 190–206. 

9.  Бездрабко В. В. Управлінське документознавство : навч. посіб. / В. В. Бездрабко. – К., 2006. – С. 119–136. 

10.  Бездрабко В. В. Формування Єдиної державної системи діловодства і розвиток управлінського документознавства : залежності й інвазії / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 2. – С. 80–86.

11.  Берк Ф. Г. Национальный архив и управление документацией в США / Ф. Г. Берк // Сов. архивы. – 1988. – №3. – С. 92–101. 

12.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. – М., 1991. – 99 с. 

13.  Загорецька О. Висвітлення проблем організації загального діловодства на сторінках журналу “Архіви України" / О. Загорецька // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. зб. наук. праць. – К., 2002. – Вип. 5. – С. 348–355. 

14.  Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950–1980-х роках / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. – К., 2004. – Т. 11. – С. 177–182.

15.  Загорецька О. Організація діяльності діловодних служб Державного сенату (1918 р.) / О. Загорецька// Студії з архів. справи та документознавства. – К., 1999. – Т. 5. – С. 113–115.

16.  Загорецька О.  Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах

України / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80–81.

17.  Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань / О. Загорецька // Студії з архів. Справи та документознавства. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139–141.

18.  Кулешов С.  Документальні джерела наукової інформації як об’єкт дослідження інформатики /  С. .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 1996. – Т. 1. – С. 72–76.

19.  Кулешов С. Документологія як навчальний курс та наукова дисципліна / С. Г  .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 2006. – Т. 14. – С. 58–61. 

20.  Кулешов С. З історії організації наукових досліджень процесів діловодства в Україні у 1920–1930-х роках / С. Г .Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 2004. – Т. 11. – С. 164–167.

21. Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1064 «п». 1989
22. Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) — Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве: Тез. докл. — М.: 1984. —СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, с. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985.

23.Іванова Т.В.  Діловодство в органах державного управління та місцевого

самоврядування :  підручник /  Т.В. Іва-нова,  Л.П. Піддубна. –  К., 2007. – 415 с.

24. Савицький В.Т. Документ як базове поняття документаційного забезпечення

управління  [Електронний ресурс] / В.Т. Савицький //  Університетські наукові записки. – 2005. –  № 4(16). – С. 313–318. –  Режим доступу: http:// www.univer.km.ua/visnyk/920.pdf.

Закони України:

1.Про інформацію від 02.10.1992 р. // Відомості Верховної Ради України. – 1992. – № 48. – Ст. 650. 

2.Про бібліотеки і бібліотечну справу від 27.01.1995 р.  № 32/95-ВР //  Відомості

Верховної Ради України. – 1995. – № 7. – Ст. 45. 

Про обов’язковий примірник документів :  Закон України від 09.04.1999 р. № 595-ХIV 3.[Електронний ресурс] // За-конодавство України. – Режим доступу:

http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main. cgi. 

4. Дiловодство й архiвна справа.  Термiни та визначення понять :  Національний

стандарт України ДСТУ 2732:2004. – К. : Держстандарт України, 2005. – 31 с.

5. Державна уніфікована система документації. Основні положення : Національний

стандарт України ДСТУ 3843–99. –  К. : Держстандарт України, 2000. – 7 с.

6. Інформація та документація. Базові понят-тя. Терміни та визначення : Національний

стандарт України ДСТУ 2392–94. –  К. : Держстандарт України, 1994. – 52 с.

7. Видання.  Основні види.  Терміни та визначення : Національний стандарт Укра-

їни ДСТУ 3017–95. –  К. :  ДержстандартУкраїни, 1995. – 47 с.

8. Інформація та документація. Керування документаційними процесами.  Основні

положення :  Національний стандартУкраїни ДСТУ 4423-1:2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – Ч. 1. – 28 с.

9. Про Національний архівний фонд і архівні установи :  Закон України від

24.12.1993 р. № 3814 – ХІІ // Відомості Верховної Ради України. – 1994. –

№ 15. – Ст. 86

10. Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах,  інших

центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки

Крим,  місцевих органах виконавчоївлади :  Постанова Кабінету Міністрів

України від 17.10.1997 р.  № 1153 // Офіц. вісн. України. – 1997. – № 43. – Ст. 150.

11. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 “Про затвер-

дження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах,  інших центральних

органах виконавчої влади, Раді МіністрівАвтономної Республіки Крим,  місцевих

органах виконавчої влади” // Офіц. вісн. України. – 1997. – № 43. – Ст. 150.

12. Про Національний архівний фонд і архівні установи:  Закон України від

24 грудня 1993 р. № 3814 – ХІІ // Відомості Верховної Ради України. – 1994. –

№ 15. – Ст. 86

41