Электронный документооборот на предприятии

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к  системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие же действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?

Преимущество СЭД №1: повышение  производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы  электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК организации.

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно  отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

Правильная организация  электронного документооборота позволяет  исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно  сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение  взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ  электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами 

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним  и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

 Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном  персонале

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью  системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива.

Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством РБ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений

Использование СЭД снижает  риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.

Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания.

Одним из неожиданных результатов  от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания.

Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и  задачи.

Эффект от использования  систем электронного документооборота очевиден:

- прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами: затрат на копирование, на доставку информации в бумажном виде, на ресурсы (людей и оборудование), на бумагу);

- эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

- сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

- полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

1. Постановка задач документооборота на предприятии

 

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемы с помощью системы электронного документооборота, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:

- Однократная регистрация документа;

- Возможность параллельного выполнения операций;

- Непрерывность движения документа;

- Единая база документной информации;

- Эффективно организованная система поиска документа;

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Исходя из перечисленных  принципов, рассмотрим задачи, которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения:

1. Разработка положения  о службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) на предприятии.

Разработка организационно-правового  положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.

2. Анализ документооборота, существующего на предприятии.  Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации.

Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

3. Экспертиза бланков  и типовых форм документов  на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации.

Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление  неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

4. Экспертиза кадрового  делопроизводства. Оптимизация кадрового  делопроизводства.

В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.

5. Организация хранения (оперативного  и архивного) документов компании.

В процессе оказания услуги разрабатываются документы и  нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:

- номенклатура дел;

- описи дел;

- порядок формирования и оформления дел;

- порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Ну а главным результатом  автоматизации документооборота считается, безусловно, наведение порядка в  работе с документами, сокращение сроков принятия управленческих решений и  повышение эффективности работы организации в целом. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РБ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

 

 

 

 

 

Глава 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ НА

ПРЕДПРИЯТИИ

2.1 Характеристика  предприятия

 

Компания ООО "Ватерком" один из оптовых поставщиков водоочистного оборудования на территории Республики Беларусь. На протяжении этого времени планомерный рост, расширение возможностей по поставкам, ассортименту и услугам привели к реорганизации компании от розничной торговли кувшинами до оптовых поставок водоочистного оборудования и комплектации промышленных объектов. В организации работает 11 человек.

В организационную  структуру ДОУ входит бухгалтер  – специалист, ответственный за делопроизводство, кадровый учёт, первичный бухгалтерский учёт.

Одними  из основных функциональных обязанностей бухгалтера по ведению делопроизводства организации являются:

- обеспечение  офиса расходными материалами,  канцелярскими и хозяйственными товарами;

- издаёт  по распоряжению директора общие  приказы по компании; ведёт реестр общих приказов; хранение приказов производится в отдельной папке, как в электронном, так и в бумажном виде;

- по  распоряжению директора подаёт  в бюро пропусков служебные  записки на выдачу пропуска;

- организует  документооборот в офисе, а  именно: регистрация документов входящих и исходящих, их места хранения, также это касаемо и ведения электронной документации;

- получение  и отправка почты в почтовом  отделении;

- составление  письма по заданию директора;

- организация  и ведение кадрового учёта  в соответствии с требованиями Инструкции Кадровый учёт;

- отвечает  за взаиморасчёты с внешними  организациями: получение, подписание и подача счёта на оплату, предоставление договоров для подписания/продления, документы для бухгалтерского учёта.

Основными системами электронного архива организации, используемыми в ООО «Ватерком», являются:

1. Microsoft Office Outlook – позволяет быстро обмениваться сообщениями между сотрудниками данной организации, принимать почту внутри организации, планировать встречи, вносить и корректировать задачи, а также создавать, корректировать и вносить информацию о важных клиентах и поставщиках, непосредственно сотрудничающих с организацией.
2. «1С: Предприятие» - позволяет работать сотрудникам различных должностей, таких, как: бухгалтер, менеджеры по продажам, программист и так далее. Данная программа включает в себя работу с текущей документацией и непосредственно с электронным архивом.

2.2. Функциональная структура ИС

 

Для работы с документами  была выбрана система «Евфрат-документооборот».

Система ЕВФРАТ-Документооборот предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:

• регистрация документов;
• перемещение электронных документов между сотрудниками;
• согласование документов;
• контроль прохождения документов и исполнения связанных с ними поручений и согласований;
• осуществлять поиск документов в системе по их содержанию и любой комбинации реквизитов;
• создание и использование маршрутов поручений и согласований;
• обмен электронными сообщениями между сотрудниками;
• гибкая настройка форм регистрационных карточек документов;
• создание и использование любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы;
• создание разного вида отчетов по документообороту;
• электронная архивация документов и управление архивом;
• криптографическая защита документооборота в системе;
• обеспечение юридической значимости документооборота с использованием средств электронно-цифровой подписи.

Документ в системе  ЕВФРАТ-Документооборот представляет собой совокупность трех информационных блоков.

1. Регистрационная карточка  документа, содержащая определенный  набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе.

В регистрационной карточке заполняются в обязательном порядке  следующие поля:

• регистрационный номер документа;
• дата регистрации документа;
• тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.;
• краткое содержание документа.

2. Присоединенные файлы:  текст электронного документа,  изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д.

3. Контрольная карточка  документа, содержащая список  поручений и согласований по исполнению документа.

Как правило, новые документы  создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:

• поток входящих документов: содержит документы, пришедшие на Предприятие извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам;
• поток внутренних документов: как правило, содержит документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирующие только внутри ее самой;

Существует несколько  функциональных обязанностей, выполняемых  пользователями СЭД:

• регистратор – лицо, ответственное за регистрацию документов в организации, а также занимающееся вопросами отправки исходящих документов. Регистратор создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции и устным указаниям руководителя. Он также выбирает для документа маршруты выполнения поручений или согласований, и выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа. Регистратором для входящих документов является специалист по делопроизводству и контролю (далее секретарь), также секретарь осуществляет окончательную регистрацию исходящих документов, внося данные об отправке. Регистратором внутренних документов может быть любой работник Предприятия, регистратором исходящих – начальник отдела;
• руководитель – лицо, принимающее решения по обработке документов и распределяющее работы по документу, а также налагающее резолюции. Для входящих документов эту роль выполняет директор, для исходящих и внутренних – начальники отделов или заместители директора;
• исполнитель (соисполнитель) – работник Предприятия, выполняющий поручение по документу;
• ответственный исполнитель – лицо, отвечающее за исполнение поручения или проведения согласования по документу. Ответственный исполнитель обладает более широкими полномочиями, чем соисполнители, и может сам создавать новые поручения по данному ему поручению (т. н. подпоручения);
• контролер – лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу. Контролер может создавать новые поручения и согласования, переназначать исполнителей по поручениям, изменять сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений, возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку, снимать поручения с контроля и т.д.