Электронные системы документооборота и делопроизводства

         Итак, функционирование документа в организации предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.

      2. Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

      3. Существует специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.

         Однако наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные:

• переобучение персонала. При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно. Конечно, можно переобучать сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание этим заниматься.
• увеличение объема документооборота. С внедрением в организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно. В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации.

      Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальных задач автоматизации документоведения и архивоведения.  
Список использованной литературы

1. Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения.   ВНИИДАД. - М., 1975..

2. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб.пособие. – М.: Издательская группа ИНФРА. М – НОРМА, 1997.

 3. Баград М. В. О некоторых методологических вопросах классификации документации. - Ашхабад, 1978.

4. Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 1978.

5. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1995.

6. Замлинский В.А., Дмитриенко  М.Ф., Балабушевич Т.А. и др. Документоведение.  Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. - К., 1992.

7. Лихачёв М. Т. Документоведение в системе других наук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения.  ВНИИДАД. - М., 1975.

8. Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч. тр.  ВНИИДАД. - М., 1983.

9. Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД - М., 1987.

 10. Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. – 1990.