На  стадии создания ЕГСД была разработана  методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением  документов в делопроизводстве, формированием  дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче  в архив.

     Основная  часть ЕГСД определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

     Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший  в себя основные правила работы с  документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного  обслуживания, созданы возможности  для механизации, а затем и  автоматизации делопроизводственных операций.

     Единая  государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время. Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

     ГСДОУ была принята в 1988 году в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

     Принципы  и методы организации работы с  документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД.

     Особенностью  ГСДОУ является то, что в схемы  маршрутов движения документов на предприятии  должны включаться все пункты, связанные  с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости  ручной и автоматизированной обработки  документов. Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. В разделе рассматривается технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования ИПС: регистрации документов, их индексации, ведения справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что ориентирована на использование и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.

Унификация  документов в 1970-1980-е гг., в 1990-е гг.

     Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как  планомерная общегосударственная  деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

     Основной  задачей этого периода было объединение  в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного  обеспечения этой общегосударственной  системы. Создание унифицированных  систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения  состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых  управленческих функций выявило  значительное разнообразие видов и  форм как текстовых, так и табличных  документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации  видов документов, с одновременным  их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые  утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

     В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт.

     Влияние унификации документов на состоянии  работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении  качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации  оперативного хранения документов в  делопроизводстве и ведомственном  архиве. Результаты унификации и классификации  документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны вцелом.

     Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

     Изменение в общественно-политической сфере  в 1990-е гг. естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. В это время уровень стандартизации и унификации постоянно повышается. За десять лет стандарты пересматривались трижды.

     При составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

     Стандарт  устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     В 1990-е гг. помимо возникновения новых  видов и форм документов значительно  увеличился объем создаваемой документации. Между собой эти формы увязаны  слабо, состояние документации в  целом, в который раз в истории  страны, характеризуется отсутствием  общих норм, противоречивыми правилами  оформления, неправомерным разнообразием  видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и  широкое использование новейших информационных технологий делают особо  актуальной проблему формирования системы  документационного обеспечения, совершенствования  применяемых документов, значительно  повышают их правовую роль.

Заключение

     Впервые в нашей стране проблемами совершенствования  документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию  управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов  сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ). Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов.

     Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х  началу 1970-х гг. Это было время  создания Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД), активное участие  в разработке которой принимало  Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная  унификация, установление рационального  единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях  управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение.

     Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как  планомерная общегосударственная  деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г.

     Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х  годов, демонстрирует перспективность  применения методов унификации и  стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения. Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.  Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности.

     Разработка  новых подходов к совершенствованию  существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в  период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы:

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
2. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело – 2001 - №2.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 1975.
5. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
6. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
7. Райхцаум А.Л.. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века//Делопроизводитель – 2001 - №1.
8. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.
9. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.
10. Павлюк Л.В. Киселева Т.И. Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2000. - 576 с.