Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….	3
1 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ  К СОВРЕМЕННОМУ СЕКРЕТАРЮ………………………………………………………………..	5
2 ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РАБОТЕ  СЕКРЕТАРЯ…………………………….	13
3 ЛОКАЛЬНАЯ НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ  БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ  СЕКРЕТАРЯ…………….	26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………	36
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..	38
ПРИЛОЖЕНИЕ А Должностная  инструкция секретаря………………….	40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

Актуальность. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Нормативно-методическое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; организовать документооборот; обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Тема работы: «Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря».

Цель исследования – изучить законодательные и нормативные документы, используемые в работе секретаря.

Задачи исследования:

- выявить требования, предъявляемые  к современному секретарю;

- изучить законодательные документы, используемые в работе секретаря;

- изучить нормативные документы, используемые в работе секретаря;

- проанализировать локальную нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность секретаря;

- разработать примерную должностную инструкцию секретаря.

Предмет исследования – особенности нормативно-методической базы деятельности секретаря.

Объект исследования – нормативно-методическая база деятельности секретаря.

Методы исследования – работа с  документами, анализ, синтез.

Источниковая база: материалы Научной библиотеки Тамбовского филиала Московского государственного университета культуры и искусств; материалы Тамбовской областной универсальной научной библиотеки им. А.С.Пушкина.

Практическая значимость работы заключается  в возможности использования  материалов в процессе обучения студентов-документоведов, а также в деятельности по документированию различных организаций, предприятий, учреждений.

 

 

 

1 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ  К СОВРЕМЕННОМУ СЕКРЕТАРЮ

Секретарь – одна из самых  распространенных профессий на современном  рынке труда. Без секретаря сегодня  не обходится ни одна организация. Секретарь  – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной  информацией и находящийся в  курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. 

За последние годы профессия  секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря  принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. 

Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь, административной) работы поручают своим  секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро набирать и правильно оформлять  документы, но и составлять различные  деловые тексты, редактировать проекты; не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Другими словами, это помощник, принимающий  непосредственное участие в организации  деятельности как руководства, так и всего коллектива в целом.

Секретарь, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной  деятельности организации и перспектив  ее развития;

- знания структуры организации,  распределение функциональных обязанностей  между подразделениями и работниками [10].

Секретарь должен знать:

- требования, предъявляемые  к документационному обеспечению  деятельности организации, государственные  стандарты РФ и международные  стандарты составления и оформления  корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки  их к краткосрочному и долгосрочному  хранению;

- правила организации  управленческого труда; 

- требования к оформлению  машинописных работ; 

- правила русской орфографии  и пунктуации;

- основы делового этикета,  служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда,  техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять  документы всех видов, редактировать  содержание и делать стилистическую  правку;

- наладить эффективную  работу с документацией, совершенствовать  существующие методы и формы  такой деятельности;

- работать с современным  программным обеспечением на  уровне квалифицированного пользователя  ПК;

- организовывать и вести  телефонные переговоры, работать  с современной оргтехникой; 

- вести прием посетителей; 

- организовывать и технически  обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки  работников и иные мероприятия; 

- владеть навыками быстрого  письма и чтения.

Функции современного секретаря:

- организационное и документационное  обеспечение управленческой деятельности  организации; 

- координация работы офиса; 

- осуществление методического  руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- оперативно-организационное  обслуживание деятельности организации; 

- подготовка, оформление  документации по личному составу,  ее учет и хранение.

- документальное оформление  ряда финансово-хозяйственных операций [10].

Также секретарь должен:

- выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними;

- разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации;

- редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации;

- вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы;

- систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению;

- обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации;

- в соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения;

- осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия;

- фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации;

- планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам;

- заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей;

- контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

- способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

- осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

- оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

- выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации [2].

- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

Кроме вышеперечисленных, на секретаря возлагаются следующие дополнительные обязанности:

- в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством, выдача  справок с места работы.

2. Своевременное внесение  изменений в штатное расписание  организации. 

3. Учет личного состава  организации; формирование и ведение  личных дел работников, своевременное  внесение в них изменений и  дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение  трудовых книжек, ведение учета  трудового стажа работников организации. 

5. Составление для государственных  органов установленной отчетности  по вопросам учета личного  состава. 

6. Ведение архива личных  дел и подготовка документов  по истечении установленных сроков  текущего хранения к сдаче  на государственное хранение.

7. Оформление листков  временной нетрудоспособности.

8. Организация учета рабочего  времени, порядка предоставления  отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений  трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление  в бухгалтерию всей необходимой  информации о принятых на работу  и уволенных работников для  оформления документов, касающихся  учета начисленной заработной  платы и производимых вычетов. 

11. Подготовка и сдача  в установленные сроки в бухгалтерию  документов, необходимых для расчета  и выдачи заработной платы  работникам.

- в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией:

1. Регистрация, учет бухгалтерских  первичных документов и организация  хранения до момента их передачи  в бухгалтерию. 

2. Соблюдение требований  по оформлению первичных документов  в соответствии с действующим  законодательством и по установленной  форме. 

3. Выдача работникам фирмы  доверенностей на получение товарно-материальных  ценностей от сторонних организаций. 

4. Своевременное составление  документов для перечисления  налогов и других обязательных  платежей, расчетов с контрагентами  и передача их для исполнения  в банк.

5. Получение по доверенности  выписок по движению денежных  средств из банков.

6. Ведение кассовых операций  в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.