Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Февраля 2013 в 09:41, контрольная работа
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но, в то же время, именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть[4, c.205].
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.
Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.
Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацией 31 декабря каждого года.
Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:
• условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела);
• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия-отпуск;
• порядковый номер документа по журналу или картотеке (традиционной или электронной).
Последовательность может быть обратная.
В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: традиционная (журнальная, карточная) и электронная.
В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы (обычные или электронные) для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (формат А4 — 210 х 297 мм).
Соответственно для
регистрации исходящих и
Во всех регистрационных
журналах графы заполняют только
в хронологической
Традиционная журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля исполнения документов и требует много времени для проведения справочной работы по ним.
Более удобной является
карточная форма регистрации. Регистрационные
графы в журнале и регистрацион
В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение на лицевой стороне карточки дополнительных реквизитов. Расположение реквизитов произвольное.
Процедура регистрации входящих документов состоит из двух этапов:
• проставления на документе отметки о поступлении;
• заполнения регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
После регистрации документ передается на исполнение [1,c.141].
Одна из функций управления — контроль исполнения порученного дела, задания. В контроле выделяются два аспекта:
• контроль по существу решения вопроса;
• контроль сроков исполнения задания.
Контроль по существу решения вопроса — это оценка того, насколько правильно ведется работа, полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.
Сроковый контроль — вид делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.
Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены под контроль. Контроль исполнения документов и устных поручений рекомендуется вести на карточках.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены действующим законодательством.
Существует Перечень типовых сроков исполнения документов.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения.
В распорядительных документах срок исполнения указывается по каждому пункту.
На документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы, секретарь расставляет карточки в контрольно-сроковой картотеке по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произвольной форме.
На документе, поставленном под контроль, в правом верхнем углу ставится отметка о контроле в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Второй этап — проверка хода исполнения (каждые 2-3 дня). Секретарь обязан выяснять и вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передачу документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.
Все перемещения документа должны идти только через секретаря.
Помимо текущего контроля, секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого необходимо заранее предупреждать каждого исполнителя об окончании срока исполнения документа.
Документ считается
Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в контрольно-регистрационной форме.
Третий этап — снятие документа или задания из-под контроля. Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. На обратной стороне карточки пишут: «Документ снят из-под контроля», и карточку переставляют в раздел исполненных документов.
Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа. В небольших организациях и эта работа поручается секретарю.
Секретарь должен связаться с организацией,
в которую был отправлен
Если ответ вовремя не получен, секретарю надо уточнить, в каком состоянии подготовка ответного документа. Вся информация, полученная в результате переговоров, фиксируется в регистрационно-контрольной форме, в графе «контрольные отметки»[1, с.154].
Список литературы: