Документооборот

    Ведение

    В любой организации документооборот  либо есть, либо его нет. Если организация  может существовать в условиях неформального  управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией  и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или  поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

    Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения  тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач  каждой компании. Часто придумывают  разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все  же можно было найти, и используют электронную почту как базовое  средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

    Однако  эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда  компания ставит перед собой все  более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как "каменный век", либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

    Основные  задачи, решаемые системами  документооборота

    Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых  наиболее часто встречаются следующие:

    обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации  на всех уровнях.

    поддержка системы контроля качества, соответствующей  международным нормам.

    поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности  хранения всей предыстории его деятельности.

    протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

    оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

    исключение  или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

    Исключение  необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия  оперативного электронного архива.

    Основные  факторы, влияющие на решение о выборе системы 

    Требования  по объему хранения. Если у вас много  документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое  структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

    Наличие формализуемых процедур, требующих  поддержки их выполнения и автоматизации  контроля (подготовки документов определенного  типа, выполнения стандартных функций  организации и т. д.).

    Необходимость автоматизации административного  управления организацией. Степень сложности  организационной структуры.

    Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к  репликации данных и т.д.

    Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

    Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

    Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

    Требования  по срокам хранения документов. При  больших сроках хранения (десятки  лет) стоит серьезно подумать об организации  параллельного архива на микрофильмах.

    Требования  к "открытости", расширяемости  системы. Возможность интеграции с  существующими информационными  системами и использования имеющегося оборудования.

    Необходимость хранения изображений документов. Использование  в организации специфических  форматов хранения документов. Необходимость  поддержки инженерных и конструкторских  задач, других особенностей деятельности предприятия.

    Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся  в организации документов.

    Требования  к безопасности (шифрование, организация  доступа и т. д.). Возможность использования  уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

    Требования  по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным  стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

    Общая классификация систем документооборота

    Любая система документооборота может  содержать элементы каждой из приведенных  ниже категорий, но большинство из них  имеют конкретную ориентацию в одной  из областей, связанную в первую очередь с позиционированием  продукта.

    Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные  архивы - ЭА). Электронный архив - это  частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые  системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового  поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск  и т. д., другие - за счет эффективной  организации хранения: HSM, поддержка  широкого диапазона оборудования для  хранения информации и т. д.

    Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

    Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые  обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам  документ, так и задание, которое  нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа  назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе  технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

    Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

    Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями  с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)