Документальное обеспечение

      МИНИСТЕРСТВО   ОБРАЗОВАНИЯ   И  НАУКИ  РОССИЙСКОЙ   ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ   ВЫСШЕГО   ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО   ОБРАЗОВАНИЯ 

 
 

КОНТРОЛЬНАЯ   РАБОТА 

по  дисциплине ____________________________________________ 

на  тему __________________________________________________  
 
 
 

            Студент________________________________

                                                                             (фамилия, имя, отчество) 

            факультет ______________________________

            курс ______________  группа _____________

            зач. книжка № __________________________ 

      Преподаватель __________________________

                       (звание, степень,  фамилия, имя, отчество) 
 

      Челябинск – 2011. 
 

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

Вопрос 1. . Составление и оформление организационных документов……4

Вопрос 2. . Составление и оформление распорядительных документов…13

Заключение………………………………………………………………………21

Список  использованной литературы………………………………………….22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     «Документационное обеспечение управления, делопроизводство: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с документами».

     Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в  виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с  документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение  хранения архивных документов – непременные  условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации  делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого  труда, культура работы, возможность  использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот  почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие  нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

     Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в  текущей деятельности учреждения, а  также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

     Дисциплина  «Документационное обеспечение  управления» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин учебного плана.

 

      1. Организационные  документы

     Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми  документами) необходимы для того, чтобы  создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность  и состав работников по должностям, определить функции структурных  подразделений, совещательных, коллегиальных  органов, установить режим работы, осуществить  организацию труда и распределение  обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

     К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения  о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных  органах; регламенты работы, правила  внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура  и штатная численность; штатное  расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные  инструкции работников; памятки.

     Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны  для исполнения. Фактически организационные  документы реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности организации.

     Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных  документов является дата, проставляемая  в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

     Организационные документы имеют, как правило, сложную  структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные  заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого  вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое  направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются  типовые и примерные организационные  документы (например, Типовое положение  о среднем специальном учебном  заведении), которые служат основой  для разработки конкретных документов.

     Для разработки конкретных документов в  организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты  и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации  порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

     Согласование  осуществляется со всеми заинтересованными  подразделениями и лицами, с юридической  службой (юрисконсультом), заместителями  руководителя организации или одним  из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

     Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

     Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом  организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный  документ, который утвержден руководителем  организации, - положение о структурном  подразделении - вносятся приказом этого  руководителя. Если организационный  документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

     К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или  положение. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском  кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

     В тексте учредительных документов должно содержаться:

     - наименование юридического лица, содержащее указание на его  организационно-правовую форму;  наименования некоммерческих организаций,  а также унитарных предприятий  и в предусмотренных законом  случаях других коммерческих  организаций должны содержать  указание на характер деятельности  юридического лица;

     - место нахождения юридического  лица, которое определяется местом  его государственной регистрации,  если в соответствии с законом  в учредительных документах юридического  лица не установлено иное; предмет  и цели деятельности юридического  лица (для некоммерческих и унитарных  предприятий);

     - порядок управления деятельностью  юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для  юридических лиц соответствующего  вида.

     Юридическое лицо, созданное в соответствии с  ГК РФ одним учредителем, действует  на основании устава, утвержденного  этим учредителем.

     В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности. Договором  определяются условия, и порядок  распределения между участниками  прибыли, управления деятельностью  юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

     Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.

     Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

     Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

     Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные  бюджетные организации (прежде всего  органы государственной власти и  управления всех уровней и некоторые  другие).

     Положение об организации оформляется на общем  бланке организации с указанием  вида документа, подписывается руководителем  организации с проставлением  гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения  в положение об организации могут  вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

     Положение о структурных подразделениях можно  классифицировать следующим образом:

     - положение о структурных подразделениях;

     - положения о коллегиальных органах  (совет директоров, правление, ученый  совет, научно-технический совет,  педсовет);

     - положения о временных органах  (совещания, комиссии, советы).

     Положения о коллегиальных  и совещательных  органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления.

     Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.

     Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.

     Регламенты  оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или  руководителем коллегиального органа.

     Правила внутреннего трудового  распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.