Документация

Вариант№2

План.                                                                                     

1. Информационно-справочная документация. Виды и краткая характеристика…………………………………………………….3
2. Правовая основа деятельности службы документационного обеспечения………………………………………………………12
3. Юридическая сила документов………………………………....13
4. Контроль исполнения документов…………………………...…14
5. Приложение№1…………………………………………………..17
6. Приложение№2…………………………………………………..18
7. Приложение№3…………………………………………………..19
8. Приложение№4…………………………………………………..20
9. Список использованной литературы…………………………....21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№1. Информационно-справочная документация. Виды и краткая характеристика.

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы. Так же к информационно справочным документам можно отнести и относительно новый вид документов, - веб-документы.

 

Письмо. Письмо как вид документа применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и физические и юридические лица.

Письмо – обобщённое название различных по содержанию официальных документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности, а также организациями и частными лицами, если содержание переписки касается взаимных интересов. (см. макет делового письма в приложении №1).

Основные функции  делового письма:

• информационная – в письмах фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности;
• коммуникативная -  с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;
• правовая – содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;
• организационная – посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности.

 

Из-за массового использования  и большого разнообразия деловых  писем чёткой их классификации нет. По функциональному признаку выделяют следующие разновидности деловых писем:

1. Директивное (циркулярное) письмо;
2. Гарантийное письмо;
3. Письмо-извещение;
4. Письмо-предложение;
5. Претензионное письмо;
6. Рекламное письмо;
7. Сопроводительное письмо;
8. Письмо-подтверждение;
9. Письмо просьба;
10. Письмо-запрос;
11. Письмо-напоминание;
12. Информационное письмо;
13. Письмо-ответ;
14. Письмо-приглашение;
15. Частные письма.

Кроме систематизации по функциональному  признаку письма, как и другие документы, можно классифицировать по иным основаниям, в частности по:

• структурным признакам (регламентированные, т.е. составляемые на основе трафарета и не регламентированные);
• месту составления (входящие и исходящие);
• сроками исполнения (срочные, т.е. с установленными сроками исполнения и несрочные и т.д.).

 

Электронные письма.

Управление документами  электронной почты.

 

Электронные письма – электронные  документы, которые передают с помощью  постовых программ,  осуществляющих обмен данными между компьютерами, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Стиль электронного письма должен быть сугубо рабочим и сжатым, а язык электронной переписки конкретен и краток. Рекомендуется избегать длинных фраз, в том числе включающих некоторые стандартные при традиционной переписке выражения (языковые формулы).

При этом особое внимание уделяют  соблюдению правил письменного делового этикета, прежде всего изложению  содержанию письма в вежливом и тактичном  тоне. Это особенно важно т.к. в электроном письме на бумажном носителе (специально подготовленный бланк, соответствующая бумага, размещение реквизитов и т.д.).

Личные электронные  письма (сообщение персонального характера, не относящиеся к выполнению должностных обязанностей). Личное сообщение может быть уничтожено сотрудниками сразу после того, как его надобность.

Корпоративные электронные  письма:

• сообщения, фиксирующие деловую активность организации, которые должны хранить в течение определённого времени как документальное свидетельство (внутренняя переписка, фиксирующая решения решение руководителя и указания по его выполнению, важная деловая корреспонденция, полученная извне);
• сообщения, способствующие деятельности организации, но которые не нужно длительно хранить (уведомления о деловых встречах, копии протоколов совещаний, копии докладов или информационных бюллетеней, реклама и т.д.) .

Срок хранения корпоративных  электронных писем должен быть определён в номенклатуре дел организации.

При создании системы управления документами электронной почты  следует исходить из того, что электронные  письма организации, свидетельствуют  об управленческих действиях и решениях, являются официальными документами, которые  могут быть востребованы в качестве доказательства выполнения юридических  обязательств или управленческих операций.

Поэтому они должны быть:

• сохранены (быть неизменными и читабельными в течение установленного в номенклатуре организации времени).
• доступны для прочтения любому сотруднику, имеющему право доступа, независимо от того с какого и в какой почтовый ящик эти сообщения были отправлены;
• классифицированы и взаимосвязаны с другими бумажными и электронными документами по той же теме.

 

Деловая переписка  с иностранными партнёрами.

С развитием российской экономики  и гражданского общества в нашей  стране увеличивается количество российских компаний и предприятий, развивающих деловые связи с иностранными фирмами и организациями.  Установление и поддержание деловых отношений с зарубежными партнёрами   невозможно без деловой переписки.

Взыскательность к письменному  этикету в развитых странах основана на сложившейся в течении многих лет традициях отношения к делу и к своему долгу. Западный предпринимательский мир, воспитанный в духе законопослушания весьма требователен к форме служебных документов в частности, деловых писем. Хорошо оформленное и составленное по всем правилам письмо говорит о дисциплинированности и уважительном отношении к букве Закона его автора, что по западным меркам свидетельствует о его надёжности как предпринимателя и партнёра. При соответствующем оформлении письмо приобретает юридическую силу и может быть решающим фактором в решении спорных вопросов, в том числе и в суде.

Для чёткой передачи информации необходимо писать на языке партнёра, в крайнем случае,  использовать английский, как международный язык деловой переписки. (см. пример английского делового письма в приложении №2).

 

 

Акты, докладные (служебные) записки.

 

Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при  обследовании инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей и  дел в случае смены должностных  лиц, сдаче в эксплуатацию законченных  объектов и т.д. Во всех случаях в  акте отражают только те факты, которые  были обнаружены в ходе работы.

Акты оформляют на общем  бланке организации или структурного подразделения.

 

Формуляр акта содержит реквизиты:

• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• указание на количество и место их нахождения.

Если акт является внешним  документом, т.е. передаётся в другие организации, то в состав реквизитов включают юридический адрес организации  – автора акта. (см. пример оформления акта в приложении №3).

 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.  Её могут создавать по личной инициативе или по указанию руководителя.

 

По содержанию докладные  записки делятся на:

• инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определённое решение, содержат факты и предложения, рекомендации или выводы);
• информационные (содержат информацию о ходе, результатах или методах выполнения работы);
• отчётные (информируют о завершении работы, её этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.).

Оформление докладной  записки зависит от адресата. Если она адресована руководителю данной организации, то её оформляют на обычном  листе бумаги, она включает:

 

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (докладная записка);
• дату;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись составителя;
• визы согласования. (см. пример оформления докладной записки в приложении №4).

 

Объяснительная  записку составляют для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчёта) Разновидность объяснительных записок – документы, составляемые работниками организации по указанию руководителей в связи с отношениями, возникающими в производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины проступках и т.д.

Объяснительная записка  такого рода может быть написана от руки, где указываются:

• адресат (руководитель, который потребовал её составления);
• дата составления;
• текст (содержит описание фактов, послуживших причиной для её написания, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие поступок служащего или подтверждающие какие-то факты);
• подпись составителя.

 

Так же к организационно-справочным документам можно отнести следующие:

Служебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному  должностному  лицу.   Обязательными   реквизитами   являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы.