Деловые письма Казахстана и Германии

Если немецкая фирма ориентирована на внешние связи, на международный бизнес, то показательным является параллельное употребление в штампе отправителя немецких и английских слов-указателей: Datum/ Date:, Ал/ То:, Firma/ Company, Von/ Fr от:, Telefax-Nachricht/Cover Sheet, Seiten/ Number of pages (including cover sheet):. - это свидетельствует о факте постоянной и давней ориентации фирмы на внешние связи, на международный бизнес.

Факс в немецком делопроизводстве имеет верхний и нижний колонтитулы, которые являются его границами.

Данные колонтитула несут информацию о ее руководителях, о ее юридической и банковской поддержке, о ее структуре (материнской фирме или филиалах, о ее подразделениях и отделах, например: Export, Autftrags). Чем полнее отражена в колонтитуле информация о фирме, тем более открытой она хочет себя представить, это означает, что ей есть, чем гордиться и нечего бояться. У некоторых экологически продвинутых фирм в нижний колонтитул занесена информация об экологической чистоте бумаги, на которой отпечатан ее бланк. Внимательный анализ колонтитулов может сообщить нам важную информацию о письме: когда и откуда отправлен, копия это или оригинал, а также об отправившей его фирме, о ее весе и статусе.

Кроме колонтитулов и "шапки" (логотип и иногда отпечатанный адрес фирмы) бланка фирмы, вся остальная содержательно-графическая информация заносится сотрудником-отправителем, в том числе, штамп отправителя + адрес получателя Innenadresse/ Versendungsform + Empfängeranschrift. По-немецки этот реквизит называют Briefkopf, хотя иногда Briefkopf относят к "шапке" бланка. Он включает в себя обязательно: 1) название фирмы-отправителя Firmenbezeichnung, 2) имя сотрудника-отправителя Name des Absenders, 3) номер телефона и факса/e-mail отправителя, 4) адрес и имя получателя Name & Anschrift des Empfängers; если письмо предназначено именно для определенного сотрудника, стоит помета: Z. Н. — zu Händen Frau Olga Klimowa, 4) номер телефона и факса получателя, 5) дату/ Datum отправки письма.

При указании даты в немецком деловом письме месяц указывается полностью - 10 Февраля 2002 г., сокращения приняты только в нашей стране - 10.02.02. В США принято указывать месяц, затем число - Февраль 10, 2002.

Факультативно содержатся следующие реквизиты - 1) должность или отдел фирмы, который представляет данный сотрудник, и специальный знак / -код сотрудника, отправившего письмо, например, Frau Neustadt/ Export; Herr Ott/ Marketingleiter. Следует отметить, что коммуниканты с самым высоким иерахическим статусом, при условии непервоначального контакта с фирмой-адресатом, крайне редко указывают свою должность или титул.

Не указывают свою должность и так называемые свободные/частные предприниматели, и это объяснимо - нередко они действительно ее не имеют, Geschäftsman/ Businessman сам себе хозяин. Коды / (специальные знаки руководящих сотрудников или сотрудников, на чье имя приходят счета в банке) - Diktatzeichen- это явление новое, но их указание стало обязательным в письмах документного характера: Dr. Т/Ко, ALI/SG.

Обозначение типа связи бывает обязательным, если это - факс, и необязательным при другом виде пересылки.

Указание общего количества страниц отправленного документа -необходимый реквизит в связи по факсу.

Обращение/ Anrede - самый консервативный и простой реквизит. Как и формула прощания, обращение всегда выделяется отдельным абзацем. В Германии существует ограниченное число формул обращения от формального до фамильярного - максимально 12:

а) Sehr geehrter Herr Krieghoff, - самое частое обращение с указанием фамилии; Sehr geehrter Herr Dr. Krieghoff - т.е. с указанием звания; Sehr geehrter Herr Karl Krieghoff - указание имени; Geehrter Herr... es folgt der Familienname; SGH,...SGDUH, (аббревиатура, как принято в телексовой связи), б) Sehr geehrte Damen und Herren; Sehr geehrte Herren, - при обращении в государственную инстанцию или в официальном заявлении/ циркуляре без указания фамилий, в) Guten Tag, Herr Krotov; Lieber Herr Saitzev, - при неформальных отношениях и личном знакомстве, г) Hallo, Olga, - при переписке двухрядовых коммуникантов. В отличие от собственно деловых писем, где после обращения ставится запятая, в рекламных письмах используются сходные обращения, но в восклицательной форме, т.е. с восклицательным знаком, а не с запятой: Sehr geehrte Herren! Следует отметить также, что обращения в рекламных письмах чуть более разнообразны, помимо указанных форм встречаются: Lieber Kunde! Liebe Kunden! Sehr geehrte Firma! Sehr geehrter Geschäftsfreund!

В Казахстане деловом письме после вступительного обращения принято всегда ставить восклицательный знак. Формы обращения у нас не так разнообразны, начало письма может иметь следующие варианты обращения: "Уважаемый Игорь Леонидович!". "Господин Зорин!", "Игорь Леонидович!", "Уважаемый г-н Зорин!", "Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

В англоязычном делопроизводстве деловое письмо обычно начинается со слов " Dear..." В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

Dear Mr Neit - господину, имя которого известно;

Dear Mrs Fella - замужней женщине;

Dear Miss Jones - незамужней женщине;

Dear Ms Morrisson - замужней или незамужней женщине.

Если у адресата имеется титул или звание, то опускать его во всех западных странах, в том числе и в США, считается невежливым. Таким образом, в обращении будет указано: Доктору Д.Смиту, профессору А.Шульцу. Только особенностью немецкого делового стиля является формула обращения "Господин + титул или звание + фамилия". В русском деловом письме звание, должность (титулы в Казахстане и в России отсутствуют) в обращении указывать не принято, однако будет невежливым опустить их (если они имеются) в "шапке" письма.

В Германии существует два типа формулы прощания / Grüßformel: формальные обязательные и "свободные" необязательные. Первые употребляются всегда, их отсутствие равносильно тому, что собеседник ушел, не сказав "до свидания". 1) mit freundlichen Grüßen — в абсолютном большинстве писем, 2) другие формулы: mit freundlichem Grüß; Hochachtungsvoll; mit den besten Grüßen; mit freundlicher Empfehlung; MFG (принятое в телексовой связи сокращение) — в 5-7% писем, 3) mit vorzüglicher Hochachtung - употребляется исключительно в письмах, адресуемых в государственные инстанции. Связкой между реквизитами - текстом и формулой прощания выступает глагол (und) verbleiben, после него уже не может быть передана важная (с внеязыковой точки зрения) информация, но прагматически-релевантной такая информация может быть.

Более разнообразны и прагматически богаче сводные формулы прощания, употребляемые, главным образом, в письмах больших форматов и между партнерами, коротко знакомыми. Можно встретить следующие формулы прощания, содержащие одновременно другие иллокуции: благопожелание, благодарность, надежду на продолжение контакта: Mit herzlichem Dank und freundlichen Grüßen an alle Mitarbeiter/ Viel Erfolg und herzliche Grüße an Alle. Schönes Wochenende!! /Beste Grüße und weiterhin viel Erfolg/ Ihr Martin Ott. /In Erwartung Ihrer baldigen Antwort. Использование свободных формул прощания - показатель не только авторской манеры и склонности автора к речетворчеству, но и его желания понравиться адресату, проявить к нему свое особое расположение, а также форма выражения его хорошего настроения, связанного с профессиональными удачами или надеждами. Наличие в свободном деловом письме фраз, подобных вышеприведенным, не может служить маркером социального статуса автора. Этот момент связан, скорее, с психологическим типом коммуниканта - более эмоциональным, чем классический тип сдержанно-вежливого делового коммуниканта.

В Казахстане заканчиваются письма обычно фразами: "Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной"; "Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества"; "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей"; "С уважением".

В соответствии с международной традицией, ориентированной на унифицированный англоамериканский вариант для вежливого завершения письма используются следующие стандартные фразы: "Faithnely yours" - если не известно имя получателя, и "Sincerely yours" - если имя получателя известно.

Роспись и подпись (с расшифровкой)/ Unterschrift/ Gegenzeichnung в немецком деловом письме несет важную прагмалингвистическую информацию об отправителе. По ним можно выделить три категории отправителей по их иерахическому статусу: 1) глава фирмы или руководящий сотрудник; 2) менеджер; 3) рядовой сотрудник фирмы.

Если за названием фирмы следует подпись с росписью без расшифровки, значит, письмо отправлено самим главой фирмы: NATURWAREN OHG/ DR. PETER THEISS (роспись) Dr. Peter Theiss.

В случае, если письмо направляется в государственные органы, расшифровка обязательна или в первоначальных контактах: Generaldirektor ZAO Rosagroservice/ Karl Krieghof (роспись); Т. Ali/ Geschäftsführer.

Представители среднего менеджмента должны указывать свою должность в подписи: DG Agropartners / Absatzberatungs- und Projekt- GmbH/ Ludwig Eger (роспись); Genther Berger/ Landwirtschaftsreferent; i. V. - in Vertretung перед подписью означает, что отправитель несет ответственность за документ и что ранг отправителя (обычно это заместитель управляющего фирмой, начальник отдела и проч.) достаточно высок, чтобы представлять свою фирму; напротив, i. А. - im Auftrag означает, что ранг отправителя невысок, как правило, это рядовой сотрудник отдела: ассистент, референт.

Для казахстанского делового общения характерно, что письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

В большинстве стран подпись на деловом письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. В Германии принято заключительный комплимент располагать с левой стороны, и подпись ставится также с левой стороны.

Немалое внимание немцы уделяют оформлению примечаний, которые находятся в самой нижней части первой страницы. По-немецки они называются Anlagenvermerke или иногда могут иметь обозначение Remarks (англ.); если фирма ориентирована в первую очередь на внешнеторговую деятельность, то, как уже отмечалось, она использует английскую лексику, сокращения и спецсимволы. Примечания обычно содержат сведения о приложении: чаще стоит слово Anlage, оно обозначает, что приложение состоит из одно- или многостраничного текста, представляющего собой единый документ; форма множественного числа Anlagen употребляется, если в приложении разные типы документов. В примечании может быть обозначен тип деловой бумаги, если это не указано в Briefkopf, например: Dieses Angebot ist freibleibend. Также в примечании может стоять отметка об отправке копий другим лицам Verteil vermerk - Kopie an:/ с. с. Herr Nardi. При пересылке финансового документа стоит отметка о количестве экземпляров: 1 -fach/ fold/ fois.

Для того, чтобы не допустить расхождений в понимании текста, или для подтверждения передачи важных бумаг в делопроизводстве некоторых фирм принято на последнем листе сообщения повторно указывать общее число отправленных страниц - Gesamt Seiten 03 - что можно понимать как "конец связи". Известно, насколько важно в деловой коммуникации избежать недоразумений и непонимания, поэтому в колонтитулах ряда делопроизводств напоминают о возможных помехах в коммуникации и просят, в случае сомнения в содержании или объеме текста, подтвердить получение текста или запросить его повторную передачу: If you do not receive all pages, please ring. Некоторая избыточность подобных формул - одна из особенностей немецкой деловой корреспонденции, обеспечивающая надежность передачи информации и способствующих предотвращению ошибок и помех коммуникации.

В деловом письме обязательно должны присутствовать обращение, личная подпись, дата, адрес, комплимент.

Комплимент –  это выражение вежливости, которым  заканчивается любое письмо (например, Искренне Ваш, С глубоким уважением, С уважением и т. д.).

    В  странах, говорящих по-немецки  (Германии, Швейцарии, Австрии), к  лицам разного пола принято  обращаться неодинаково, то есть  к мужчине – «уважаемый коллега», а к женщине – «уважаемая  коллега». Этим вы покажете, что солидарны с немецкоговорящими партнерами в их постоянной борьбе за равенство полов. Большинство коллег из этих стран даже после многолетней электронной переписки будут выдерживать строго официальный тон.

Эти формы обеспечивают уважение служебного положения, как отправителя, так и адресата. Всякое изменение этих форм (неправильное обращение, отсутствие комплимента в конце письма или отсутствие титулования в адресе и др.) может быть воспринято, как намеренное игнорирование этикета или недостаточное уважение. В неясных случаях эти формы могут видоизменяться, но всегда следует помнить о том, что есть люди, которые очень щепетильны в данных вопросах.

      Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества, машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.

Однако как  бы ни важны были форма и атрибуты вежливости, приоритет все же принадлежит  содержанию.

   Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в середине письма.

     Деловое письмо (коммерческое, научное, юридическое и др.) должно быть составлено на языке официальной переписки, которая характеризуется отсутствием избыточной информации, предельной рациональностью построения предложений, ясностью и четкостью изложения, учетом особенностей адресата и возможной реакцией с его стороны.

   Если вы пишите человеку, которого не знаете, необходимо в начале потратить время на поиск имени человека, который получит ваше письмо. Если все попытки узнать имя человека, с которым вы будете вести переписку, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».