Деловая переписка и организация деловых совещаний

 

 Гарантийные  письма

 

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует (гарантируем), просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».

 

В письме обычно указываются  платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

 

Желательно текст письма согласовывать с юридической  службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена  подпись главного бухгалтера. Подпись  заверяется печатью.

 

 Письма-просьбы

 

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»:

«Просим оказать содействие...»

«Просим выслать на наш  адрес...»

«Просим принять участие...»

«Прошу довести до сведения...»

«Прошу ликвидировать задолженность...»

«Прошу принять меры...»

Главная цель данного  письма - убедить, доказать в необходимости  исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и  другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

 

 Письма-ответы

 

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее  излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

 

Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и  его тему.

Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах.

Сопоставимость объемов  информации и аспектов содержания в  обоих письмах.

Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем  должны соответствовать заданиям, зафиксированным  в резолюциях руководителей.

 

Первое и основное правило - не затягивайте  с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

 

В письме-ответе указывается номер  и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются  не в тексте письма, а в установленном  месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

 

 Благодарственные письма

 

Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т.д.

 

 Сопроводительные письма

 

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении  каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения  о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, вмещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

 

Разновидностью сопроводительного  письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа - договоре. Структура  текста этого письма такая же, как  сопроводительного письма.

 

Этикет, соблюдаемый  в письмах

 

Этикет в письмах  по существу это все те же формальности, превратившиеся в правила, традиции и обычаи.

 

При переписке следует  помнить что:

• Этикет не требует красоты почерка, но писать неразборчиво также некрасиво, как и бормотать себе под нос, разговаривая с другими.
• Письма пишутся только с одной стороны листа, обратная сторона должна всегда оставаться чистой.
• Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».
• Очень не красивым и не вежливым считается ставить одну букву с точкой вместо подписи. Какого бы рода письмо не было: деловое или дружеское. 
• Никогда не следует писать многословно к лицам, стоящим выше или ниже вас по положению, в первом случае, при многословии можно показать свое неуважение, да и скорее всего длинное письмо просто не будут читать, а во втором случае длинным письмом можно посчитать за фамильярность.
• Обращения «господин», «госпожа» подходят для всех случаев, тогда как иные обращения могут оказаться неприемлемыми.
• Писать от руки можно только корреспонденции личного характера. Если письмо не отпечатано, а написано от руки, оно должно быть аккуратным, без исправлений.
• Общее правило для любой корреспонденции - письмо должно свободно помещаться в конверт.
• Поздравление человека, как и выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки. На поздравления отвечают коротко.
• Письма, поздравляющие с новым годом, посылаются заранее, для того, что бы они были получены накануне нового года или в день нового года. Этот срок должен соблюдаться в отношениях с родственниками, относительно же друзей или близких знакомых срок поздравления может быть растянут и на первую неделю после нового года, всех остальных можно поздравлять в продолжение всего января.
• Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.
• Любое письмо, доверенное вам, требует немедленного ответа. Если вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом сразу же.
• Деловые письма не принято отправлять на половинках листа. Не экономьте бумагу и используйте целый лист, даже если ваше сообщение состоит из единственной фразы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Деловое совещание

 

1. Задачи деловых совещаний

 

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

 

  Деловое  совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

 

1. сбор и переработка информации;
2. координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
3. принятие решения.

 

Кроме своего прямого  назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

 

 Таким образом,  управленческие действия менеджера  дополняются коллективными заседаниями  (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

- развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

- интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

- выявление и расчет коллективных результатов;

- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

 

2. Классификация деловых совещаний

 

Деловые совещания представляют собой особый вид организации  труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам —

по назначению:

 

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские);

 

по периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические;

 

по количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек);

 

по степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные;

 

по принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

 

3. Организация проведения деловых совещаний

 

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить  совещание и провести его. Есть несколько  обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты.

 

Подготовка совещания  начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые  нужно решить на нем (такая форма  работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

 

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.

 

 После того как  принято решение о необходимости  проведения совещания, определяют  повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня  необходимо определить:

 

1. содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;
2. условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;
3. кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

 

 Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

 

1. Отсутствует главная  тема совещания, а если тем  несколько, то не удается обеспечить  их точного разграничения и  соответствующего аналитического  обсуждения.

2. Участникам предварительно  не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.

3. В повестку дня  включены вопросы разного объема  и разнообразного содержания, в  результате чего совещание превращается  в обсуждение, а зачастую в  перебранку между отдельными  его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.

4. Не удается придерживаться  повестки дня, отступают от  нее и рассматривают стихийно  возникшие побочные темы или  какую-либо извечную проблему (вопросы  снабжения и т.п.).

 

 При решении вопроса  о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

 

Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня.

 

 Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

 

 Совещания лучше  проводить во второй половине  дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение  рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с И до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

 

 Основные ошибки, допускаемые  при проведении совещания:

1. не регламентируется его продолжительность;
2. не соблюдается установленная продолжительность;
3. совещания слишком продолжительны;
4. не делаются перерывы;
5. не ограничивается время на доклады и выступления;
6. участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

 

Приглашенные на совещание  рассаживаются чаще всего за столом прямоугольной формы. Это крайне неудобно и для руководителя, и для участников совещания. Известна другая, более удобная форма стола — трапециевидная. За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председателю и секретарю-стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.