Автоматизированная система управления информацией (ЕСМ)

Четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия. Они представляют собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражают современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий.

Рассмотрим  основные автоматизированные системы  управления персоналом, применяемые  в Республике Беларусь.

Информационная  система «Персонал». Это профессиональная кадровая программа, обеспечивающая автоматизацию кадрового делопроизводства и поддержку управления персоналом на предприятиях различной формы собственности и с разной численностью сотрудников (от нескольких человек до нескольких тысяч). Система «Персонал»  имеет широкий спектр различных функциональных возможностей, позволяющих решать практически все задачи по управлению персоналом. В ней реализован кадровый документооборот, обеспечивающий формирование и печать кадровых документов как в регламентируемом, так и в произвольном виде (рис. 1).

Рис. 1. Функциональная схема системы «Персонал»

В силу независимости  программных модулей состав функций  может постоянно расширяться  по сравнению с текущей версией  в процессе как создания версии системы для конкретного заказчика, так и ее эксплуатации пользователем.

Текущая версия 4.1 системы  обеспечивает выполнение большого числа  разнообразных функции, главными из которых являются:

• ведение досье (личных карточек) сотрудников и подразделений в которых содержится вся нужная информация о соответствующих бъектах. Структура карточек настраивается по желанию пользователя;
• автоматический расчет необходимых параметров в карточках сотрудников и подразделений (возраст, все виды стажа, текущее место работы сотрудника, численность подразделения и т.д.);
• ведение историй назначений, перемещений, отпусков, командировок и больничных листов для каждого сотрудника;
• формирование прогнозируемых изменений по сотрудникам - предполагаемое оформление пенсии (в том числе и льготной), снятие с воинского учета по возрасту, достижение определенного возраста, планирование предполагаемых повышений (карьерного роста) и т.д.;
• хранение фотографических изображений сотрудников в электронной карточке;
• ведение информации о подразделениях с описанием их структур с неограниченным числом вложений;
• составление штатного расписания подразделения с поддержкой различных видов совмещений. Операции по штатному расписанию (рабочему и планируемому) обеспечивают его формирование и изменение с возможностью отслеживания сотрудников по штатным позициям;
• поддержка операций с различными срезами по времени обеспечением неограниченно долгого хранения информации об уволенных сотрудниках и ликвидированных подразделениях;
• оформление, хранение и печать кадровых документов в формах, принятых на предприятии, а также в соответствии с унифицированными формами и другими нормативными актами о ведении кадровой документации и т.д.;
• подготовка и проводка приказов по кадровым операциям, связанным с приемом на работу, перемещением и увольнением сотрудников, изменением паспортных данных, направлением в командировку и отпуска, начислением оплаты труда, созданием и ликвидацией подразделений и т.д. Поддерживается возможность включения в приказ любых кадровых формулировок и в любом количестве. В одном кадровом приказе одновременно могут находиться указания на разнотипные кадровые операции. При регистрации такого документа происходит автоматическое разнесение информации по всем необходимым описаниям. Осуществляется и интеллектуальная печать приказа с автоматической генерацией соответствующих текстовых формулировок и необходимыми морфологическими изменениями словоформ;
• закрытие документации за любой период и создание архива документов; поддержка возможности регистрации документа в любой период;
• печать документов в соответствии с нормативами ГОСТ 7.1-84. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления и в произвольной форме. Все документы создаются в формате МS Word, что позволяет корректировать их перед печатью;
• формирование большого числа различных отчетов (в том числе и сложных) на основании информации о сотруднике из личной карточки с учетом всех изменении на текущую дату, а также на любую, заданную пользователем;
• создание разнообразных отчетов по подразделениям на базе информации о них, с учетом всех изменений на текущую дату, а также на любую, заданную пользователем;
• составление различных видов отчетов на основании информации, содержащейся в текущих и архивных документах. Все отчеты формируются в виде таблиц с возможностью последующего редактирования и вывода на печать. Обеспечивается возможность экспорта в Ехсеl;
• обработка различных видов запросов (по сотрудникам, подразделениям, документам и др.). В системе существует большое количество шаблонов стереотипных запросов по всем аспектам кадровой деятельности. Дополнительно пользователю обеспечивается возможность самостоятельного, без помощи программиста, формирования произвольных запросов. Это дает возможность извлечения любой имеющейся в базе данных информации. Создание произвольных запросов не требует специальных знаний и может осуществляться пользователями с минимальной подготовкой;
• формирование результатов различных статистических обработок и их выдача в виде различных диаграмм и графиков;
• автоматическая печать справок с места работы для работающих и уволенных сотрудников;
• создание архивных копий системы;
• осуществление различных служебных операций по настройке и конфигурированию системы, ее администрированию и обслуживанию;
• выполнение сервисных операций, позволяющих получить дополнительную информацию для проведения кадровых операции.

Автоматизированная система управления персоналом «БОСС-Кадровик». Данная система позволяет оптимизировать процессы управления человеческими ресурсами в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

Она позволяет:

• планировать структуру организации, создавать штатные расписания и проводить кадровую политику;
• осуществлять расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;
• реализовывать административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;
• осуществлять рекрутинг персонала на вакантные должности;
• вести архивы без ограничения сроков давности и т. д.

Система «БОСС-Кадровик»  предоставляет всем пользователям  единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

Система состоит  из трех основных контуров:

1. учетно-вычислительный контур. Его основная задача – описание организационной структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения), а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы. Здесь вводится информация о предприятиях, входящих в состав холдинга, их организационном делении и штатном расписании;
2. контур управления кадровыми процессами. Многие предприятия, автоматизировавшие учет кадров и расчет заработной платы, включают в перечень своих приоритетных задач разработку и внедрение различных процедур управления персоналом (его оценки, обучения и т.д.). Для эффективного массового применения таких процедур необходима их автоматизация. Контур управления кадровыми процессами создан специально для этого;
3. контур анализа кадровых процессов. Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, безусловно, важна. Однако по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного сотрудника, поэтому даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом возникает необходимость оценить, в какой степени поставленные выполнены в целом по всему предприятию, холдингу, объединению. Здесь необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, а с другой – предоставляющий специальные механизмы для анализа всего массива данных. Таким инструментом является контур анализа кадровых процессов.

Программа «Контур-Персонал». Это современная интеллектуальная система для ведения кадрового учета на предприятиях с любой структурой и численностью персонала. Для данной программы характерны:

• интеллектуальность. Программа знает обо всех изменениях, происходящих в системе, и самостоятельно выполняет необходимые действия или подсказывает, что нужно сделать;
• приказный механизм. Сотрудникам не нужно помнить о сложных связях между кадровыми событиями, программа реализует их автоматически. Составляется приказ, и с его вступлением в силу все изменения автоматически регистрируются в системе. Если приказ был отозван, изменения будут автоматически аннулированы;
• система напоминаний. Программа предупреждает пользователя о наступлении какого-либо события или необходимости составления того или иного приказа;
• история изменения реквизитов. Новые данные заносятся в систему не поверх старых, а рядом с ними. Благодаря такому механизму система способна хранить историю изменения реквизитов как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. При этом система не просто хранит старые я реквизиты: она «помнит » о них и использует при построении любых отчетов и выборок за прошлые периоды;
• отраслевые модули. В программу введены отраслевые модули, которые отражают особенности кадрового учета в государственных и муниципальных учреждениях, учебных заведениях, крупной промышленности;
• адаптивность. Компания-изготовитель выполнит необходимую доработку или обучит специалиста компании-покупателя;
• территориальная распределенность. Если на предприятии нет локальной сети между офисами или филиалами и непрерывного подключения к высокоскоростному Интернету, чтобы поддерживать постоянную связь с сервером, обмен данными между офисами осуществляется с помощью механизма репликации – Offline. Головной офис и подразделения работают автономно. Когда между ними на короткое время устанавливается интернет-соединение, происходит обмен данными: в головной офис поступают обновленные сведения из подразделений, и формируется полная картина по всему предприятию; в подразделения уходят справочная информация, инструкции и предписания;
• защищенность.

Программный комплекс «Управление персоналом»  СЭД «Канцлер». Он позволяет автоматизировать деятельность отдела кадров предприятия (организации) и обеспечивает хранение следующей информации:

• сведений об организационной структуре предприятия с учетом вложенности и подчиненности структурных подразделении;
• штатного расписания с накоплением информации об истории создания, переименования и упразднения структурных подразделении;
• учетных карточек работников, включая карточки уволенных;
• трудовых договоров и контрактов, заключенных с работниками;
• приказов по личному составу и о предоставлении отпусков;
• графиков отпусков на каждый календарный год;
• календарей рабочего времени на каждый календарный год;
• сформированных пачек документов персонифицированного учета форм ПУ-1 и ПУ-2; 
• различных информационных справочников.

Программный комплекс «Управление персоналом» реализует следующие функциональные возможности:

• оформление движения работников с прохождением электронного согласования планируемых работниками сроков у руководителей организации;
• анализ распределения планируемых отпусков по месяцам года;
• предоставление отпусков с проверкой соответствия их сроков по графику отпусков и прохождением электронного согласования у руководителей организации;
• поиск работников, не использовавших трудовые отпуска за прошедшие рабочие периоды;
• отбор работников, подлежащих аттестации, подготовка списков, формирование аттестационных листов и характеристик;
• составление государственной статистической отчетности и ведение персонифицированного учета;
• расчет трудового стажа работников;
• формирование различных справок, выдаваемых работникам;
• печать карточек формы Т-2;
• составление аналитических сводок и группировка учетных карточек работников по различным критериям;
• гибкая настройка расположения реквизитов печатных форм документов по нормам и правилам, принятым в организации.

Функциональные  возможности приложения реализованы  с соблюдением норм и требований действующего законодательства Республики Беларусь.

Основным и  наиболее информационно насыщенным документом базы данных «Управление  персоналом» является учетная карточка сотрудника. Она предназначена для создания, хранения и обработки информации о работниках предприятия и содержит все реквизиты стандартной карточки формы Т-2. Помимо этого, учетная карточка сотрудника дополнена другой информацией – как общего, так и специфического для каждой конкретной организации характера.

Учетная карточка сотрудника разбита на следующие  информационные блоки:

• общая информация (Ф.И.О., фотография, должность, подразделение и организация, в которой работает сотрудник, номера его рабочих телефонов);
• служебная информация (табельный номер, вид найма, размер оклада, надбавок и доплат, установленных работнику, стаж работы, история трудовой деятельности, поощрения и взыскания);
• личная информация (дата рождения, состав семьи, домашний адрес и телефон, место рождения и паспортные данные);
• прочая информация (данные о воинском учете, наличии водительских прав, социальном статусе, увлечениях и хобби);
• образование (законченное образование и обучение, повышение квалификации и переподготовка, профессиональные навыки, владение иностранными языками);
• аттестация (группа аттестуемых, результаты прохождения аттестации);
• учет рабочего времени (режим работы сотрудника – как общий, так и индивидуальный);
• отпуска (установленная продолжительность трудового отпуска, использование трудового отпуска по рабочим периодам, даты нахождения в трудовых и социальных отпусках).

Штатное расписание представляет собой набор должностей служащих (профессий рабочих) с их привязкой к структурным подразделениям организации.

Должность может  находиться в следующих состояниях:

• укомплектована (должность занята работником (или работниками), сумма ставок работников равна количеству штатных единиц должности);
• вакантна (должность не занята работником (или работниками), сумма ставок работников меньше количества штатных единиц должности).
• работник временно отсутствует (занимающий должность работник находится в декретном отпуске или на длительном излечении, и на его место может быть принят другой).

При выборе программы  по автоматизации кадровых процессов рекомендуется остановиться на той, которая включает  комплексную универсальную систему, объединяющую все аспекты управления персоналом. Программа должна быстро и в удобном виде формировать данные, необходимые как для специалиста по кадрам и бухгалтера, так и для руководителя организации и менеджера по персоналу. Она обязана предоставить комплекс средств, отвечающих современным стандартам и законодательству, для расчета и начисления заработной платы и исчисления налогов. Программа должна соответствовать тенденции перехода от оперативного управления (учет кадров, регистрация рабочего времени, расчет зарплаты) к стратегическому (оценка   и подбор персонала, управление обучением, компетенциями, аттестацией и финансовой мотивацией персонала, планирование карьеры и занятости сотрудников).

В последнее  время помимо стандартных программ по учету кадров и работы с персоналом все большее распространение  получают корпоративные программные  продукты, автоматизирующие все направления  кадровой работы. Возможны три варианта внедрения программного обеспечения в организации:

1. внедрение в компании собственного программного обеспечения, которое будет сосуществовать со стандартной системой кадрового учета. В этом случае возникают проблемы, связанные с единообразием управленческой отчетности и интеграцией блоков расчета заработной платы и кадрового учета. Эти проблемы технически разрешимы, однако это усложняет процесс составления и использования управленческой отчетности по персоналу;
2. разработка кадровых блоков в рамках корпоративных комплексных информационных систем. Такой вариант имеет как плюсы, так и минусы. Основное его достоинство – высокая степень адаптации программного обеспечения под конкретную компанию. Недостатком является то, что процесс разработки и внедрения собственного программного продукта достаточно длителен и сложен, сопровождается бесконечными тестированиями, исправлением ошибок (как технических, так и содержательных) и подразумевает большую степень вовлеченности кадровиков в процесс написания технических заданий для программистов;
3. внедрение единой ERP-системы, включающей блоки кадрового учета и управления персоналом. Возможности, которые предоставляют такие системы, очень широки, однако они довольно дороги, малоприменимы в компаниях с небольшой численностью работников, их внедрение - трудоемкий и длительный процесс.