Автоматизация работы архива предприятия

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

ВОЛГО-ВЯТСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Факультет управления, экономики и права (очное отделение)

Кафедра информатики и информационных технологий

Отчет

по дисциплине «Системы электронного документооборота»

Автоматизация работы архива предприятия

Выполнила: студентка группы ПИОб-31

Князева Екатерина Юрьевна

Проверила:

Казьбан Татьяна Николаевна

г. Нижний Новгород

2010 г.

Содержание

Введение             

Теоретическая часть

Практическая часть

Заключение

Введение

Цель данной контрольной работы – автоматизация архива предприятия в таком программном продукте, как Microsoft Access.

Для начала, я изучила основы работы архива предприятия и кратко описала это в теоретической части.

Затем разработала базу данных в Microsoft Access (основные таблицы и формы), создала основные отчеты и несколько запросов. Также организовала переходы между формами с помощью макросов.

Теоретическая часть

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве.

Архив (от латинского archium, archivum) - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, принадлежавших государству, обществу, отдельным лицам.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Дела принимаются в архив по актам приема-передачи.

Учет документов в архиве организации – это определение количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному классу и общего их количества в учетных документах.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Основными документами, на основании которых ведется р абота архива, являются:

1.      положение об архиве;

2.      инструкция о службе документационного обеспечения управления;

3.      должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

Практическая часть

Вход в базу данных осуществляется с формы «Главная». С нее можно уйти на формы «Регистрация документов» и «Запросы», а также осуществить выход.

Рисунок 1 Формы "Главная", "Регистрация документов" и "Запросы"

В своей базе данных я рассмотрела автоматизацию архива по работе с входящими и исходящими письмами. Для этого были созданы три таблицы – «Входящие письма», «Исходящие письма» и «Акт приема-передачи».

Рисунок 2 Форма "Входящие письма"

Рисунок 3 Форма "Исходящие письма"

На этих формах созданы следующие кнопки: удаление, просмотр отчета, печать отчета, отправка в архив и возвращение на форму регистрации документов.

Рисунок 4 Форма "Акт приема-передачи"

На форме «Акт приема-передачи» также возможны добавление и удаление из базы, печать и просмотр отчета, возврат на предыдущую форму.

Также в базе данных предусмотрено создание отчетов. Ниже представлен пример отчета входящих писем:

Рисунок 5 Отчет "Входящие письма"

Также организована возможность поиска входящих и исходящих писем по дате, номеру и исполнителю. Для этого на форме «Запросы» созданы соответствующие кнопки. При нажатии выводится форма, где вводится интересующая дата (номер, исполнитель), затем, после нажатия «ОК», выводится результат.

Рисунок 6 Форма для ввода параметра

Рисунок 7 Результат запроса

Заключение

В ходе выполнения контрольной работы я изучила теоретические основы работы архива и автоматизировала работу архива предприятия с помощью СУБД Microsoft Access.