Аспекты стандартизации и унификации документов

Представленные в таблице 3, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России.

В соответствии с пунктом 2 постановления Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на организации независимо от формы собственности. Унифицированные формы включают в себя две группы документов: по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Учетные документы, которые содержатся в первой части постановления, распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов о приеме, переводе, увольнении работника, направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Вторая группа документов распространяется на все организации, кроме бюджетников. К этой группе документов относится табель учета рабочего времени.

Необходимо также отметить, что проведенный анализ показал, что в ООО «ОСТАП» отсутствует СТП в области политики качества, что является существенным недостатком для предприятия пищевой промышленности. В связи с этим, рекомендуется разработать данный стандарт, примерный проект которого представлен в приложении 3.

Итак, подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что на наш взгляд указанные рекомендации смогут решить проблемы в области стандартизации и унификации на предприятии ООО «ОСТАП».

III.2 Автоматизация унифицированных форм документов

В целях автоматизации разработки альбома унифицированных форм кадровых документов, для предприятия ООО «ОСТАП» можно порекомендовать внедрение информационного продукта – система «ДЕЛО».

Так, модуль «Учет кадров» в программе «ДЕЛО» предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу. Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и кандидатов на работу. Движение кадров на предприятии сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируются в модуле при проведении соответствующих операций.

Для разработки унифицированных форм документов для предприятия ООО «ОСТАП» рекомендуется воспользоваться алгоритмом технологии разработки унифицированной формы документа, представленного в приложении 4. В приложении 5 представлена автоматизированная унифицированная личная карточка сотрудника. Кроме большого количества “стандартной” информации о сотруднике, можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск.

Кроме выше рассмотренных возможностей информационного продукта «ДЕЛО», рассмотрим другие его основные функции.

Система "ДЕЛО" поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа или регистрации документа до списания в дело и передачи в архив. Регистрация и ввод документов в систему представлен на рис. 3.

Рисунок 3. - Регистрация и ввод документов в систему

Для того, чтобы документ попал в систему, он должен быть зарегистрирован. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, акты и прочее. В системе "ДЕЛО" существует специальный вид РК для регистрации обращений (запросов) граждан.

РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно для каждого вида документов в отдельности (рис. 4)

Рисунок 4. - Регистрационно-контрольная карточка входящего документа

1 - Закладка "Основные реквизиты",

2 – Закладка "Дополнительные реквизиты", содержащая при необходимости набор дополнительных реквизитов для конкретного вида документов,

3 – Панель инструментов,

4 – Поля, содержащие информацию о корреспонденте (или корреспондентах);

5 – Дополнительные разделы: "Сопроводительные документы", "Адресаты" и "Журнал передачи",

6 – Файлы, прикрепленные к РК,

7 – Поручение.

Рисунок 5 - Регистрационно-контрольная карточка входящего документа и окно с информацией об организации-корреспонденте

1 – Кнопка, открывающая окно, содержащее подробную информацию об организации-корреспонденте

С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе "ДЕЛО" существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры.

Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию) – (рис. 6).

Рисунок 6. - Регистрационная карточка исходящего документа с открытым окном "Выбор текста из списка стандартных текстов"

Система "ДЕЛО" позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов.

Существует возможность создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.

К РК могут прикрепляться файлы документов (как текстовые файлы, так и образы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц, выполняющих содержательную работу по исполнению документов.

Файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК по стандартной технологии. Для документов, которые готовятся в MS Word, реализована упрощенная процедура регистрации прямо из среды редактора.

Организации с большим документопотоком могут воспользоваться опцией "Поточное сканирование", позволяющей обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

В системе "ДЕЛО" реализовано понятие "проектов документов" и поддерживается полный цикл работы с проектами, который включает в себя:

      создание РК проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;

      внесение изменений в проект с хранением предыдущих версий;

      согласование проекта документа;

      утверждение проекта документа;

      регистрация документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования.

Карточка проекта документа автоматически направляется по заданному маршруту (последовательному или параллельному) визирующим и подписывающим должностным лицам. Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

Должностные лица, которым документ направлен на визирование, могут завизировать его, высказать свои замечания и/или внести их в файл документа. При необходимости факт визирования/подписания может заверяться персональной ЭЦП должностного лица (опция "ЭЦП и шифрование").

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и на основе замечаний к нему создать новый. История работы с вариантами проекта документа может быть сохранена.

При регистрации согласованного и подписанного проекта как внутреннего или исходящего документа его РК автоматически создается на основе РК проекта (рис. 7).

Рисунок 7- Регистрационная карточка проекта документа

Результатом работы описанный выше системы «ДЕЛО» может стать разработанная автоматизированная форма унифицированного документа, представленного в приложении 6.

Таким образом, в результате внедрения описанных выше рекомендаций решения на предприятии ООО «ОСТАП» унифицированная система документации будет способствовать:

      сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

      широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;

      упорядочению информационных потоков;

      сокращению количества документов;

      дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

При использовании СЭД «ДЕЛО» на предприятии ООО «ОСТАП», можно получить следующие преимущества:

      Экономию времени – на поиск документов тратятся не часы, а секунды.

      Ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа.

      Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме.

      Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа.

      Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами – СЭД «ДЕЛО» обеспечивает возможность удаленной работы с документами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании изученного и вышеизложенного материала в данной работе можно сделать следующие выводы.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Цель стандартизации и унификации документов добиться:

      рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов;

      сокращения документопотоков;

      повышения культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

Как видно из проведенного анализа, степень документированности и вид документов напрямую зависит от потребностей и возможностей организации. Положительным моментом на предприятии ООО «ОСТАП», является то, что система стандартизации документов развита. Однако, необходимо отметить, что в исследуемой организации применяемые виды документов – это документы на бумажном носителе. Таким образом, для наиболее эффективной организации стандартизации документов, на наш взгляд, имеют значение автоматизированные форма стандартных и унифицированных документов.

Положительным моментом на предприятии ООО «ОСТАП», является то, что система стандартизации документов развита. Однако, необходимо отметить, что в исследуемой организации применяемые виды документов – это документы на бумажном носителе. Таким образом, для наиболее эффективной организации стандартизации документов, на наш взгляд, имеют значение автоматизированные форма стандартных и унифицированных документов.