Англоязычные страны: структура формуляра и состав делового письма

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ 

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 

ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ 
 

Кафедра ТОК 

РЕФЕРАТ 

На  тему: «Англоязычные  страны: структура  формуляра и состав делового письма» 
 
 
 
 
 

        Выполнила: студентка Хуснутдинова  Л.Ф.

                Группы ЗДВУ-1-08

                                                           Проверил: фон   Эссен Н. А. 
 
 
 
 

Казань-2011 

Содержание: 

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Из истории русского делового письма. ……………………………….4

1.1. Петровские преобразования государственного аппарата России. …….…4

1.2. Делопроизводство в советский период. …………………………………....8

Глава 2 Классификация деловой корреспонденции…………………………...10

Глава 3. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах. …….…………….……………………………………………………....13

3.1. Структура формуляра и состав реквизитов делового письма. ……...…...13

3.2. Требования к оформлению реквизитов. ………………………...………...14

3.3. Требования к оформлению конвертов……………………………………..21

4. Заключение …………………………………………………………………....22

Список  литературы………………………………………………………………24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

     Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое  письмо; во множественном числе - деловая  корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. Как и во всем деловом мире, в России предприятие или учреждение оценивается партнерами подчас по качеству отправления ими корреспонденции. Формуляр документа, размещение реквизитов, тексты должны быть удобными для прочтения, ясными и понятными по смыслу. Для облегчения подготовки деловой корреспонденции можно использовать пособия, содержащие практические рекомендации по оформлению писем, размещению реквизитов, изложению текста с приведением для конкретных случаев готовых формул вежливости, речевых конструкций и т. д. В данной работе мы попытаемся по возможности привести основные практические рекомендации для русской и англоязычной деловой корреспонденции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Из истории русского делового письма. 

1.1. Петровские преобразования  государственного  аппарата России. 

     Русская официально – деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официалъно – деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

     Первые  письменные документы, дошедшие до наших  дней, свидетельствуют о том, что  уже в Х веке в Древнерусском  государстве практиковалось составление  официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.). 

      Накопление  опыта официально – делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных  наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники».  В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов.  Отдельные нормы  работы с документами находили закрепление в законодательстве.  Таким  образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

     Существенной  вехой в развитии русского официально – делового письма стало приказное  делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами)  XV – XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально – деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

     Как правило,  документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указанные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Кудентовичу Черкасскому…”; “… князю Ивану Алексеевичу с товарищами…”. Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…»; « Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указанной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. « Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

     Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

     На  смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярий.

     В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально – деловая письменная речь пополнилась значительным количеством  новых слов терминов  иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально – деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится название документа. Кроме реквизитов текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, различив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течении всего XIX века, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

     В начале XIX века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления – министерская, просуществовавшая до начала XX века Ее главная особенность – единоначалие, придавала системе управления гибкость оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения.

     XIX век отмечен появлением обширной  делопроизводственной литературы, в частности, письмовников –  сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально – делового письма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических… правил будет, может быть, иметь следствием введения единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего…». К предмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1.Сношения. 2.Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3 Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания, принятые в деловых бумагах.

     С течением времени (примерно к середине XIX века) сложился новый порядок изложения  дела в форме краткой записи – изложения только самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в современных документах. 

  
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Делопроизводство  в советский период. 

     Советский период российской истории связан с  заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о  приведении делопроизводства в соответствии с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально – делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандартизации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых  для всех учреждений. Однако «Правила» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

     Рост  интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е годы. Однако по сравнению с мировыми достижениями в области информационных технологий, кибернетики, математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти выполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),утвержденной в 1988г.

     Развитие  бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается  и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Классификация деловой корреспонденции. 

   Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. Дадим краткую характеристику некоторым.

   Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая  организация, которая сообщает подчиненным  предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

   Гарантийные письма направляются с целью подтверждения  данных ранее обещаний или оговоренных  условий. Гарантироваться могут  качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

   Сопроводительные  письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать  дополнительную информацию по прилагаемым  документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

   Письма-подтверждения  высылаются для подтверждения получения  документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое  изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

   Договорные  письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как  они подтверждают факт отправки договоров  или контрактов.

   Письма-просьбы  излагают какую-либо просьбу, предельно  кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в  ее скорейшем выполнении, заранее  выражая благодарность за усилия по ее исполнению.