Анализ составления и оформления распорядительных документов

Ведение

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.  
В данной работе  более подробно рассмотрена система распорядительной документации.

В любой сфере  общественной деятельности, и в первую очередь производственной, особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.  
Среди действующих унифицированных систем документооборота особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающейся непосредственно организации самого управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, принадлежит системе организационно-распорядительной документации.  
Документы, которые создаются в соответствии с требованиями стандартов указанной системы, применяются, практически, всеми федеральными и региональными органами власти Российской Федерации, а также республик, краев и областей и подведомственными им предприятиями, организациями и учреждениями для реализации организационных и распорядительных функций. К  этого вида документам относятся, прежде всего, приказы, распоряжения, акты, протоколы, объяснительные  и  докладные записки, инструкции, служебные письма, заявления, анкеты, представления, решения и другие подобные документы, с помощью которых реализуются организационные и контрольные функции органов управления.  
Актуальность выбранной темы курсовой работы связана с тем, что с каждым днем возрастает поток организационно-распорядительной документации во всех областях политической и экономической жизни страны, и в связи с этим необходимо подготовить "фундамент" теоретической основы перехода к более прогрессивным формам документооборота. Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности. Значимость выбранной темы курсовой работы связана с тем, что с каждым днем возрастает поток организационно-распорядительной документации во всех областях политической и экономической жизни страны.

Объектом исследования являются распорядительные документы.

Предмет курсовой работы: Составление и оформление  распорядительных документов.

Цель курсовой работы:

Анализ составления  и оформления  распорядительных документов в

ООО «Уралтехстрой»

Задачи для выполнения поставленной цели:

1. Собрать и отобрать информацию по исследуемой цели
2. Обобщить собранную информацию
3. Проанализировать составление и оформление распорядительных документов ООО «Уралтехстрой»
4. Выявить нарушения недостатки, замечания в составлении и оформлении распорядительных документов
5. Разработать мероприятие, рекомендации по усовершенствованию документирования распорядительных документов.

Курсовая работа состоит из двух глав:

Аналитическая часть которая содержит информацию по анализу теоретических аспектов исследуемой темы, согласно списку используемой литературы при написании курсовой работы. И практическая часть -  которая отражает краткую характеристику объекта управления и анализ составления и оформления распорядительных документов на примере деятельности

 ООО «Уралтехстрой»

Так же курсовая работа содержит:

• Заключение - где указаны выявленные недостатки в работе,

замечания и разработанные  мероприятия по их устранению.

• Список используемой литературы.
• Приложения - содержащие реальную информацию объекта управления для раскрытия темы курсовой работы.

Работа имеет практическое значение, так как содержит разработанные проекты распоряжений и приказов, алгоритм документирования распорядительной документации что может быть использовано в деятельности данного предприятия. 
 

1.1 Понятие распорядительных  документов и их виды:

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,  от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали.

В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам: в  них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов  управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение  конкретных административно-правовых отношений.

Решения, фиксирующиеся  в распорядительных документах, могут  быть направлены на совершенствование  организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных  форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать  закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательно - нормативным актам.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат  коллегиальной деятельности и единоначалия.

Виды распорядительных документов:

1. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. 
   Различаются приказы по основной деятельности и личному составу. 
   Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
2. Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.
3. Распоряжения -  правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
4. Постановления -  это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 
   Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и вопросам их деятельности.
5. Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 
   Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.
6. Протокол  - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

 

1.2  Порядок  составления и оформления распорядительных  документов:

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

К приказам по основной деятельности относятся приказы  по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции  и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа  включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа  осуществляет специалист фирмы по поручению  руководства.

Приказ оформляется  на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование организации (автора документа)
• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата документа
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок  (отвечает на вопрос «О чем?», например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа  состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части  приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа  делится на пункты, если поручений  несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем  пункте указывается лицо или структурное  подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может  отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются  в тексте.

• Визы (приказ согласовывается  с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников  с приказом. При необходимости  подписанный приказ копируется и  раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается  в дело с приказами по основной деятельности.

Аналогично приказу  составляются Решения, Постановления ,Распоряжение. Указания. Отличаются ключевыми  словами: В постановлениях  «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,  в распоряжениях «РЕКАМЕНДУЮ» или  «НАСТАИВАЮ». В Решениях, «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), а в указаниях «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» или «ТРЕБУЮ» — в  зависимости от содержания указания. 

       Протокол, как правило, относят  к группе справочно-информационных  документов, так как в нем фиксируется  информация, необходимая в справочных  целях, в первую очередь для  принятия управленческих решений.  Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи, с чем он приобретает черты распорядительного документа.

       При составлении протокола должна  быть обеспечена его юридическая  полноценность. Она определяется  наличием в протоколе всех  необходимых реквизитов, правильным  их оформлением и достоверностью  изложенной информации.

       Реквизитами протокола являются:

• наименование органа (организации), от имени которого составляется документ;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;

Датой протокола является день проведения  заседания (протоколы, как       правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2002.

• Регистрационный индекс

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

• место составления
• Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (в случае если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?».
• текст;