Состав нормативной документации СМК

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М.Ф. Решетнева»

Кафедра маркетинга

Контрольная работа

по дисциплине: Управление качеством

на тему:

«Состав нормативной документации СМК»

                                                                                                   Студент группы ЭЗУ – 73

                                                                                                 Ерзиков А. А.

                                                                                                 Проверил:

                                                                                                                     Ивасев С. С.

Зеленогорск. 

Документационное обеспечение системы менеджмента качества

С.А. Шенкман

Продуктом деятельности менеджера, руководителя, как известно, является управленческое решение. И весь жизненный цикл этого решения от сбора и анализа необходимой информации для его принятия и до пополнения этим решением имеющейся базы данных сопровождается созданием тех или иных документов, т. е. документально обеспечивается. В соответствии с требованиями стандартов ISO серии 9000 такое же документационное обеспечение необходимо и для системы менеджмента качества (СМК) 1

        Для эффективной организации работы предприятия по критерию качества необходимо разработать документы СМК, устанавливающие порядок и правила выполнения тех процессов, которыми следует управлять.

Трудно представить ситуацию, когда нет документов, стандартов предприятия, и все указания руководства сообщаются в устной форме, а каждый исполнитель выполняет эти указания в меру своих знаний и опыта. Здесь о единстве целей в области качества вообще не может быть речи. Контроль, аудит при отсутствии документов также невозможно провести, поскольку любой аудит - это определение соответствия какому-то эталону (документу, стандарту). Разработка документов СМК - это большой и важный этап работы по проектированию, созданию СМК.

Действительно, невозможно совершенствовать любую деятельность без использования цикла "стандартизируй - делай - проверяй - воздействуй" (SDCA), который мало описан в литературе, в отличие от цикла Шухарта-Деминга (PDCA). А ведь процесс планирования тоже необходимо стандартизировать!

В статье представлен опыт стандартизации СМК ОАО ЧЕЛЯБ-ГИПРОМЕЗ. При определении числа документов было взято за основу следующее правило: документов должно быть настолько много, насколько это необходимо и настолько мало, насколько это возможно.

Число необходимых документов определяется числом процессов, которыми вы намерены управлять, плюс документы (Руководство по качеству, Политика в области качества, Цели в области качества) и шесть документированных процедур, которые особо отмечены в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000).

Именно эти документы, прежде всего, проверяют представители органов по сертификации при установлении соответствия имеющейся документации СМК требованиям международных (национальных) стандартов на стадии предсертификационного аудита.

Замечания, если они есть, устраняются, и только затем комиссия определяет, соответствует или нет практическая деятельность записям в документах.

В пользу необходимости развертывания работы по созданию стандартов предприятия можно привести следующие аргументы:

 стандартизация деятельности способствует наведению порядка в собственном хозяйстве. И не с точки зрения субъективных представлений, а в соответствии с международными требованиями, изложенными в стандартах ISO серии 9000;

 хорошо, когда коллективу известны те правила и требования, которые изложены в разработанных документах СМК, та "планка", которой следует придерживаться. И руководитель может упрекнуть кого-то на оперативном совещании за нарушение требований конкретного стандарта предприятия;

 сам факт разработки документов СМК, привлечение к этому процессу широкого круга специалистов в качестве ответственных за документ и в качестве членов рабочих групп (как и формулирование миссии организации, политики в области качества, обучение работников требованиям международных стандартов) формирует единомышленников, команду, коллектив, ориентированный не просто на выживание, а на успех, развитие, процветание, повышение конкурентоспособности предприятия;

 документирование процессов, кроме всего прочего, - это еще и передача (фиксирование) опыта, накопленного в организации.

На российских предприятиях, в отличие от американских, часто не считают нужным фиксировать опыт и пользоваться накопленными знаниями.

При создании документов СМК необходимо помнить о преемственности применяемых методов и об анализе своего опыта (например, комплексная система управления качеством продукции).
При составлении первоначального графика разработки документов СМК в специальной графе указывались те стандарты КС УКП, которыми рекомендовано пользоваться как справочным материалом. Таким образом, современная СМК принимала эстафету от КС УКП, принципы которой в свое время учитывались в системе бездефектности "ноль дефектов" (США) и в деятельности кружков качества (Япония).

При стандартизации СМК успешно велось сотрудничество с отделом технологии и организации проектирования Центра методологии нормирования и стандартизации в строительстве (ФГУП ЦНС) Госстроя России. Специалисты отдела, хорошо понимающие проектную деятельность, помогли перевести общие, универсальные требования стандартов ISO 9000 на язык проектной организации.

В литературе, посвященной стандартам СМК, декларируется следующий принцип: "Пишем то, что делаем. Делаем так, как написали. И запишем, что это сделано (записи)" [1].

На наш взгляд, эта формула должна выглядеть несколько иначе: "Пишем то, как надо делать. Делаем, как написали". Именно "как надо", а не "что делаем", потому что мы можем делать по привычке, по традиции не так, как требуется в стандарте ISO 9001:2000, и документы, зафиксировавшие опыт без его критического анализа, могут "не соответствовать" этим требованиям.

Система документации СМК ОАО ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ имеет трехуровневую структуру и представлена на схеме 1.

Первый уровень документации включает:

 Политику в области качества, подписанную генеральным директором;

 стандарт "Политика и цели в области качества. Требования к разработке, оформлению, реализации";

 документированные цели подразделений института в области качества;

 Руководство по качеству. Часть 1. Общие сведения о системе менеджмента качества ОАО ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ (в том числе "модель СМК" и "реестр процессов СМК"). Часть 2. Процедуры СМК.

Второй уровень документации включает шесть обязательных документированных процедур (управление документацией, управление записями, внутренние проверки, управление несоответствующей продукцией, предупреждающие действия, корректирующие действия), а также процедуры, необходимые для управления другими процессами.

Назову несколько из них (всего этих документов в ранге стандартов предприятия 36):

 процессы жизненного цикла проектной продукции;

 анализ СМК со стороны руководства;

 управление договором;

 закупки;

 авторский надзор за строительством;

 управление изыскательскими работами;

 порядок работы с нормативной документацией;

 порядок подготовки, состав и содержание задания на проектирование;

 управление организационно-распорядительной документацией;

 графики проектирования;

 исходные данные для проектирования. Требования к составу и порядок получения;

 управление персоналом;

 управление производственной средой и т. д.

В ОАО ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ разработано 22 рабочих и конт рольных инструкции, входящих в состав документации третьего уровня. Приведем некоторые из них:

 технологические правила проектирования;

 рабочая инструкция по выполнению технологической части проекта;

 контрольная инструкция по разделу проекта по оценке воздействия на окружающую среду;

 рабочая инструкция по выполнению архитектурно-строительной части и т. д.

Стандарт "Управление записями" состоит из двух частей: первая часть - описание и требования процедуры; вторая - формы документов для записей.

Записи по качеству - особый вид документов СМК, как показывает практика, сложный в выполнении.

Строго говоря, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) не требуется включать в состав документации СМК такие документы, как положения о подразделениях и должностные инструкции. Требования стандарта - распределение обязанностей и полномочий. Эти требования также закреплены в документах Федеральной службы по труду и занятости. Надо просто воспользоваться этими документами, насколько это возможно, с учетом особенностей организации.

Требования к содержанию и оформлению положений о подразделениях и должностных инструкций излагаются в стандарте "Управление документацией".

Плакаты/информационные листки (рисунок) тоже, на наш взгляд, документы СМК, пусть и "самодеятельные", но работающие на один из восьми принципов управления качеством: вовлечение сотрудников.

При разработке документации СМК к ней предъявляются определенные требования. Документация должна быть:

 комплексной, т. е. охватывать все виды деятельности (процессы), влияющие на качество;

 системной, т. е. определенным образом структурированной, описывающей деятельность института как систему взаимосвязанных процессов;

 адекватной, т. е. отвечающей требованиям стандарта ISO 9001: 2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001). С этой целью в пп. 1.1 "Общие положения" каждого разработанного документа дается ссылка на конкретный пункт международного (национального) стандарта, в соответствии с требованиями которого разрабатывается документ;

 полной, т. е. содержать исчерпывающее представление о деятельности, реализуемой в СМК (с поправкой на опыт и квалификацию специалистов института);

 идентифицированной, т. е. иметь соответствующее наименование и обозначение;

 адресной, т. е. адресованной конкретным исполнителям и пользователям, а процесс ее рассылки должен быть документирован;

 актуализированной, т. е. в нее должны вноситься изменения, а старые версии документов быть изъяты из обращения;

 понятной ее пользователям (при соответствующей их подготовке, обучении), текст документа целесообразно иллюстрировать блок-схемой процесса;

 санкционированной, т. е. иметь согласования (визой), подписи и быть утвержденной.

Кроме того, документация должна содержать практически выполнимые требования, при этом ряд нововведений может потребовать некоторой корректировки сложившейся практики.

Что значит управлять документацией?

Управление документацией предусматривает:

 обеспечение единообразия в оформлении всех документов СМК;

 идентификацию документов для возможности в необходимых случаях обращения пользователя к составителю документа СМК в целях разъяснения положений или по изменению данного документа (в ОАО ЧЕЛЯБГИПРОМЕЗ это "ответственный за документ", подпись которого предусмотрена на титульном листе);

 проверку до выпуска документа содержания на соответствие установленным требованиям уполномоченным персоналом, включая руководителя службы качества (в составе технического отдела);

 выпуск (согласование, утверждение, издание, анализ и пересмотр) каждого документа только теми службами и лицами, которые ответственны за данный документ;

 обеспечение идентификации принятых изменений и статуса пересмотренной документации в целях предотвращения непреднамеренного использования устаревших и несоответствующих документов;

 обеспечение целенаправленной и контролируемой рассылки и получение документов;
актуализацию действующих (внесение изменений) и изъятие устаревших документов;

 хранение и ведение контрольных экземпляров.

Подробнее рассмотрим вопрос актуализации документов.

В п. 4.2.3 стандарта ISO 9001: 2000 перечислены необходимые действия по управлению документацией, в том числе и требование по анализу и актуализации документов по мере необходимости. Это означает, что эту меру организация определяет сама! Иными словами, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000) не требуется обязательного рутинного пересмотра всех документов, если они не меняются.

А меняются они в случаях:

 проведения соответствующих корректирующих и предупреждающих мероприятий;

 проведения внутреннего и внешнего аудитов, в результате которых требуется пересмотр документов;

 обоснованного решения ответственного за документ, службы качества, руководителя проекта СМК, представителя руководства по качеству.