Информационная функция налогового учета

    Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

    Но  всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и  распорядительная деятельность, которая  реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

    Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений  и должностных лиц, тесно связана  как с отраслевыми, так и с  функциональными системами.

    Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и  необходимо было провести унификацию этой системы документации.

    Унификация  документов предполагает:

    - установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

    - разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

    - разработку структур документов;

    - создание общих синтаксических правил построения документов.

    При проведении унификации документов учитывались  все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки  и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры  технических средств.

    Результаты  проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

      Стандартизация документов.

    Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом  Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях  обеспечения:

    ·  безопасности продукции, работ и  услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

    ·  технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

    ·  экономии всех видов ресурсов; 

    ·  безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения  природных и техногенных катастроф  и других чрезвычайных ситуаций.

    Стандарт  представляет собой нормативно-технический  документ, который устанавливает  комплекс норм, правил, требований к  объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

    Стандарты могут быть следующих видов:

    ·  международные (региональные) стандарты;

    ·  государственные стандарты РФ (ГОСТ);

    ·  стандарты отраслей (ОСТ);

    ·  стандарты предприятий (СТП);

    · стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

    Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную  автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных  документах и системах документации. В настоящее время в нашей  стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

    Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт  России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением  требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные  органы управления в пределах их компетенции.

    Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные  системы документации и Единую систему  классификации и кодирования  технико-экономической информации:

    ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации  и кодирования технико-экономической  информации;

    ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных  документов в коммуникативном формате;

    ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

    ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

    ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

    ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

    ГОСТ  Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

    ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

    Унифицированные системы документации.

    Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты  на отдельные документы (например, отчет  о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) (ГОСТ 17914-72), так и  на унифицированные системы документации.

    Унифицированная система документации (УСД) - это  система документации, созданная  по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

    В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

    - унифицированная система организационно-распорядительной документации;

    - унифицированная система банковской документации;

    - унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

    - унифицированная система отчетно-статистической документации;

    - унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

    - унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

    На  каждую унифицированную систему  документации разработан государственный  стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той  или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным  за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

    Этими же министерствами и ведомствами  утверждаются унифицированные формы  документов, входящих в УСД.

    Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере  деятельности задачами и расположенных  в определенном порядке на носителе информации.

    Реквизит  документа - это обязательный элемент  оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

    Набор реквизитов официального письменного  документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

    Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор  реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

    Таким образом, в каждой унифицированной  системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы  документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также  должны быть разработаны унифицированные  формы документов, применяемых в  данной системе.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

    Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ  распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности:

    - федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

    - предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

    Настоящий стандарт устанавливает:

    - состав реквизитов;

    - требования к оформлению реквизитов;

    - требования к бланкам и оформлению документов;

    - требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.³

    Работы  по унификации и стандартизации активно  ведутся и за рубежом.

    Стандартизацию  документов в течение длительного  времени проводят национальные организации  по стандартизации ряда стран, различные  международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

    В работе по унификации документов, в  частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная  организация стандартизации (НСО) и  др. Роль и значение унификации и  стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в  управлении компьютерных технологий.

      Требования ГОСТ 6.30-2003.

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

    01 - Государственный герб Российской  Федерации;

    02 - герб субъекта Российской Федерации;