Учёт операций с наличными денежными средствами и денежными документами

Регистрация фальшивых денежных знаков, а также  вызывающих сомнение в их подлинности осуществляется путем записи их в отдельный реестр.

Такие валютные ценности возвращают в банк с пометкой "Фальшивая" или "Вызывающая сомнение".                                                                

      При возвращении в кассу неиспользованных подотчетных сумм в иностранной валюте сдача выдается в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в белорусских рублях запрещается.                                                               

      На  исследуемом предприятии касса в валюте не ведётся, поэтому рассмотрим необходимые проводки условно.  

      Наличная  иностранная валюта может поступать  в кассу предприятия с валютного  счёта организации, в оплату обязательств по договорам с нерезидентами, на безвозмездной основе, в качестве взноса в уставный фонд, от нерезидентов и физических лиц - резидентов (кроме предпринимателей), также может быть возвращена излишне выданная сумма под отчёт, на командировочные расходы. На что составляются проводки:

1) Получена  наличная иностранная валюта с расчётного счёта организации:

Дебет счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

Кредит  счёта 52 «Валютный счёт» 

2) Поступление  иностранной валюты в счёт  вклада учредителей в уставный  фонд:

Дебет счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

Кредит  счёта 75 субсчёт 1 «Расчёты по вкладам в уставный фонд» 

3) Выплачены  иностранные денежные средства  по договору поставки продукции:

Дебет счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

Кредит  счёта 90 субсчёт 1 «Выручка от реализации» 

4) Возвращена  подотчётным лицом неиспользованная сумма денежных средств:

Дебет счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

Кредит  счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» 

      После получения и оприходования наличная иностранная валюта обязательно пересчитывается в рублёвый эквивалент, т.е. переводится в белорусские рубли путём умножения на курс данной иностранной валюты в отчётном периоде. Далее наличная иностранная валюта учитывается также в пересчёте на белорусский рубль. А при смене курса валюты отражается курсовая разница.

      При необходимости предприятие может выдавать наличную иностранную валюту из кассы только на строго определённые цели, которыми могут быть: приобретение товаров, выдача сумм под отчёт, на командировочные расходы и т.д.

На что  составляются проводки:

1) Выдана  наличная иностранная валюта  подотчётному лицу:

Дебет счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» 

Кредит  счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

2) Выдана  наличная иностранная валюта  на заграничную командировку:

Дебет счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» 

Кредит  счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

Выплачена наличная иностранная валюта транспортной организации за перевозку груза за пределы территории Республики Беларусь:

Дебет счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» 

Кредит  счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

Неиспользованная  по назначению наличная иностранная валюта возвращается на валютный счёт организации.

Дебет счёта 52 «Валютный счёт» 

Кредит  счёта 50 субсчёт 4 «Валютная касса»

      На  основе вышесказанного можно сделать  вывод, что иностранные денежные средства редко переходят в разряд наличных иностранных денежных средств. Основной причиной является ограничение операций с наличной иностранной валютой. Предприятие гораздо свободнее пользуется иностранной валютой на валютном расчётном счёте, а обналичивает её только в случае необходимости.  
 

     2.3Документальное  оформление и учёт расчётов  наличными денежными средствами с подотчётными лицами 
 

      В процессе хозяйственной деятельности у организации возникают случаи, когда невозможно произвести оплату безналичным путём (расходы на хозяйственные нужды, командировочные расходы). В этом случае работникам из кассы выдаются под отчёт наличные деньги (авансы). Работникам организации могут быть выданы из кассы наличные деньги  на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. На операционные и хозяйственные расходы деньги выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного города, и на срок до 10 дней (30 дней в сумме одной базовой величины) за пределами города.                                                                           

      Порядок выдачи денежных средств под отчет  определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:                                                           -круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются; 

- предельный  размер подотчетных средств. Суммы,  выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.                                                                         

- сроки  представления авансового отчета  об израсходовании подотчетных  сумм или их возврата. По общему  правилу максимальный срок, в  течение которого авансовый отчет  должен быть представлен, не должен превышать трех дней.                                                                                   

- обязательное  условие при выдаче подотчетных  сумм за счет бюджетных средств  - обеспечение финансированием по  соответствующей статье бюджетной классификации.                                                      

      Имеется ряд специфических требований, которые  обязаны быть исполненными.          

К ним  относятся:

- Авансы  под отчет выдаются только  лицам, работающим в  учреждении.                              - Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.                                        

- Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.                                           

- Об  израсходовании авансовых сумм  подотчетные лица представляют  авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.                                                                  

- В случаях  непредставления в установленный  срок авансовых отчетов об  израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.        

      Аванс выдаётся по расходному кассовому ордеру.                                

      Новый аванс выдаётся при условии полного расчёта по предыдущему авансу. Отчёт подотчётного лица сдаётся бухгалтеру не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы.                            

      О фактических расходах подотчётное  лицо составляет авансовый отчёт с приложением к нему оправдательных документов: кассового чека с приложением к нему товарного чека.                                                         

      В силу этого возникают расчётные  взаимоотношения с работниками  списочного состава, получившими денежный аванс на предстоящие расходы.                                    Выдача денежных средств под отчёт на хозяйственные нужды осуществляется в размерах и на срок, определяемый руководителем, при наличии письменного разрешения банка. Для отчёта за потраченные суммы должны прилагаться оправдательные документы – приёмная квитанция.                                                       Выдача денег под отчёт на командировочные расходы  производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам  на оплату стоимости проезда  к месту командировки и обратно, суточных, расходов по найму жилья, некоторых других расходов по установленным нормам. Время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении.  Суточные исчисляются по фактическому числу дней командировки.    Подотчётные лица не позднее трёх дней после выполнения задания обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчёт об израсходованных подотчётных суммах с приложением документов, подтверждающих расход денег. После сдачи отчёта лицо, получившее деньги в подотчёт, возвращает неизрасходованную сумму или получает из кассы перерасход средств. Невозвращённый до конца месяца остаток неиспользованного аванса, как правило, удерживается из заработной платы подотчётного лица и подлежит обложению подоходным налогом.            

      Выдача новых авансов одному  и тому же работнику  может  быть осуществлена только после предоставления отчёта и расчётов по ранее выданным авансам. Расходовать подотчётные суммы может только лицо, которому они были выданы и на те цели, для которых они были выданы.    Командировочные расходы производственного назначения включаются в себестоимость продукции, работ, услуг или в расходы на реализацию по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь. В исключительных случаях командировочные расходы оплачиваются сверх установленных норм по решению руководителя и списываются на увеличение внереализационных расходов организации. При проверке правильности отражения расчетов с подотчетными лицами учреждения необходимо проверить:                                                                                      

- наличие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку;                                                                                                                      - правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);                                                    

- имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;                                                                        

- правильность  и своевременность составления  авансовых отчетов;                                    - правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;                                       - наличие оправдательных документов;                                          

- полнота  и своевременность сдачи в  кассу остатка подотчетных сумм;                             - правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);                                                   

- правильность  составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;                                                             

-правильность выведения остатков на конец месяца .                   

      К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:                                                                                                                                                                                    - выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;                   

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.                                                                          

      К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:                    - отсутствие приказов (распоряжений) о  направлении работников в командировку;                                                                                                                        - отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;