Учет расчетов у заказчиков-подрядчиков

Договором может быть предусмотрена  предварительная оплата поставки. В  таком случае поставщик поставляет продукцию (товары) после получения  аванса от покупателя. Размер аванса определяется сторонами в договоре. После окончания  поставки и оплаты продукции (товаров) суммы перечисленного аванса засчитываются  при окончательной оплате.

Производственные запасы материалов и других ценностей, необходимых  для обслуживания производственного  процесса и ведения хозяйственной  деятельности, пополняются за счет их поставок организациями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: номенклатура материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки, виды и сроки проведения работ, оказания услуг и т.п.

Организации-поставщики на отгруженную продукцию выписывают счета, платежные требования, счета-фактуры, передают их или пересылают почтой покупателям, последние оплачивают их в соответствии с условиями  договоров. Оперативный учет выполнения договорных обязательств в организациях осуществляет отдел маркетинга, поэтому  документы в первую очередь поступают  в этот отдел или в финансовый. Сотрудники этого отдела должны проверить соответствие их договорам, зарегистрировать в журнале учета поступающих грузов, сделать отметку в книге учета выполнения договоров и акцептовать, т.е. дать согласие на оплату.

После регистрации счета  получают внутренний номер (регистрационный) и передают в бухгалтерию организации  для оплаты, а квитанции или  товаросопроводительные документы (товарно-транспортная, железнодорожная накладная) передаются в экспедиционный отдел для получения  и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии  организации возникают расчеты  с поставщиками. По мере поступления  груза на склад кладовщиком выписывается приходный ордер, который при  реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется по учетным ценам  и вместе с платежным поручением (платежным требованием поставщика) регистрируется в журнале-ордере № 6. По мере оплаты банком этого документа  бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу организации-поставщика.

В данном журнале-ордере № 6 синтетический учет расчетов с поставщиками сочетается с аналитическим учетом. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах и порядке плановых платежей ведут в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим  счетам в журнал-ордер № 6.

В связи с изменениями, введенными Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, структура журнала-ордера № 6 может быть расширена. Так как  авансы выданные учитываются теперь также на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», то необходимо выделить графу для отражения сальдо по авансам выданным.

При наличии с поставщиками разовых операций записи делают непосредственно  в журнал-ордер № 6, если же с поставщиками в течение месяца ведутся систематические  расчеты по многим операциям, то их предварительно накапливают в реестрах.

Журнал-ордер № 6 по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  открывают на квартал, полугодие  или год с использованием вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут  раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер. Для удобства сверки расчетов эти  регистры предпочтительнее открывать  на год.

Журнал-ордер № 6 — комбинированный  регистр, аналитический учет, в котором  организуется в разрезе каждого  товаросопроводительного и платежного документа, приходного ордера или приемного  акта. Открывается этот журнал-ордер  суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца, а  именно:

— по полученным товаросопроводительным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы  поступили (кредитовое сальдо на начало месяца по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);

— по полученным товаросопроводительным документам оплаченным – материалы  не поступили, находятся в пути (справочно «За неприбывший груз», сальдо нет);

— по полученным товаросопроводительным документам неоплаченным — материалы  не поступили, находятся в пути (справочно «За неприбывший груз» и кредитовое сальдо на начало месяца);

— сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам — материалы поступили, а товаросопроводительные документы для оплаты их не поступили (сальдо кредитовое);

— сальдо на начало месяца по авансам выданным, когда материалы  еще не поступили (сальдо дебетовое).

В течение отчетного месяца бухгалтерия организации получает документы поставщиков, акцептованные  отделом маркетинга, принимает приходные  ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов организации. Это позволяет отразить обязательства либо закончить расчеты ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

На основании поступающих  первичных документов поставщиков  в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т.е. по каждому поставщику накапливают  суммы расчетных операций по соответствующим  материальным ценностям, задолженности  по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», ее оплаты и др. В конце месяца обороты по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  из реестров переносят в журнал-ордер  № 6, где на каждого поставщика отводят одну строку.

Реестр может применяться  также при расчетах в порядке  плановых платежей. В этих случаях  над таблицей записывают сумму задолженности  на начало отчетного периода и  наименование поставщика, а по строкам  производят записи сумм по плановым платежам и по оприходованию поступивших  материальных ценностей. Реестр в этом случае также открывают на квартал, полугодие или год с переносом  в журнал-ордер за каждый месяц  оборотов по плановым платежам (дебет  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками») и оприходованию  материальных ценностей (кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  и дебет корреспондирующих счетов). По расчетам в порядке плановых платежей эти операции вместо реестра можно  отражать также в отдельном бланке журнала-ордера № 6 с последующим  переносом данных в основной журнал-ордер.

Следует иметь в виду, что неотфактурованные поставки (т.е. поставки, по которым не поступили счета-фактуры) в реестре операций по расчетам с поставщиками (либо в журнале-ордере № 6) в течение месяца фиксируют условно в оценке по планово-учетным ценам, а вместо номера счета-фактуры в соответствующей строке указывают букву «Н». По мере поступления счетов-фактур, ранее записанные условные суммы сторнируют, а на основе полученных документов делают записи в общем порядке. Одновременно по строке, по которой товарно-материальные ценности были отражены как неотфактурованные, указывают номер строки, в которой сделана сторнировочная запись.

Журнал-ордер № 6 ведется  линейно-позиционным способом, что  дает возможность судить о состоянии  расчетов с поставщиками по каждому  документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале-ордере № 6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших  материалов по учетным ценам организации  и стоимость по платежному документу  поставщика с выделением в отдельную  графу суммы налога на добавленную  стоимость, указанной в расчетном  документе. Суммы по учетным ценам  записываются независимо от вида поступивших  ценностей общей суммой, а суммы  по платежным требованиям — в  разрезе видов материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо  и т.п.). Сумма претензий записывается на основе актов.

По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Причитающиеся поставщикам  и подрядчикам суммы показывают в журнале-ордере № 6 в корреспонденции  с дебетом счетов, на которые должны быть отнесены соответствующие материальные ценности или затраты. Суммы оплаты и списаний на соответствующие счета  отражают в специальном разделе  журнала-ордера «Отметки об оплате, списании или сторно по неотфактурованным поставкам». При этом указывают дату оплаты, номер документа и кредитуемый счет.

Записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (левая сторона журнала-ордера) производятся по графам в корреспонденции с  дебетуемыми счетами по учету  товарно-материальных ценностей (07 «Оборудование  к установке», 10 «Материалы», 11 «Животные  на выращивании и откорме» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»), затрат на производство (20 «Основное производство», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»), капитальных вложений (08 «Вложения во внеоборотные активы») и др. Правая сторона журнала-ордера предназначена для отражения операций по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», т.е. записей об оплате поставщикам и подрядчикам за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги и другим списаниям. При записях по дебету счета указываются кредитуемые счета (счета по учету денежных средств, кредитов банка и др.).

Суммы, принятые к платежу  по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», отражаются в соответствующих  графах журнала-ордера № 6 по слагаемым, определяющим покупную стоимость поступивших  товарно-материальных ценностей; отдельно записывается сумма зачетов, НДС  и общая сумма, принятая к оплате. Если при приемке товарно-материальных ценностей обнаруживается недостача, то наряду со слагаемыми покупной стоимости  поступивших ценностей отдельно указываются сумма выявленной недостачи. В таком же порядке фиксируются  претензии по сортности, комплектности  и подобные им, выявленные при приемке  ценностей.

По поступившим товарно-материальным ценностям в журнале-ордере показывается также стоимость этих ценностей  по учетным ценам.

В журнале-ордере № 6 по товарам  в пути установлен особый порядок  учета. Суммы, оплаченные по расчетным  документам на материальные ценности, отгруженные поставщиками, но пока не прибывшие до конца месяца на склад предприятия, отражают только по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции  с кредитом счетов учета денежных средств. Стоимость товарно-материальных ценностей в пути или не вывезенных со складов поставщиков отражают в ведомости № 36 аналитического учета материалов (товаров) в пути. В этой ведомости на основании  документов, поступивших для оплаты, записывают наименование поставщика, дату и номер документа на отгрузку, наименование материалов или товаров, оплаченную сумму, корреспондирующий  счет. По мере фактического поступления  материальных ценностей в ведомости  записывают номер склада или приходного документа и делают отметку об оприходовании поступивших материальных ценностей. Одновременно их покупную стоимость  переносят в кредит журнала-ордера № 6 по строке, по которой была записана по дебету сумма оплаченных, но не поступивших  материальных ценностей, в корреспонденции  со счетами по учету материальных ценностей. Таким образом, до поступления  на склад и оприходования материальных ценностей суммы товаров в  пути числятся в журнале-ордере № 6 по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» как дебиторская задолженность.

В конце месяца в журнале-ордере № 6 выводят остатки: по дебету —  суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту  — суммы, причитающиеся к оплате поставщикам. По каждому корреспондирующему счету подписывают итоги и  сверяют их с соответствующими данными  в других учетных регистрах. Кроме  того, по истечении каждого месяца выводят обобщенные сводно-контрольные  данные о состоянии расчетов с  поставщиками и подрядчиками на первой странице журнала-ордера № 6. Эти данные необходимы для расшифровки состояния  расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском балансе.

После подсчета итогов в  журнале-ордере № 6 и сверки их с данными других регистров полученные итоговые данные (кредитовые обороты в целом и по корреспондирующим счетам, а также развернутое сальдо) записывают в Главную книгу.

Таким образом, при журнально-ордерной форме в учете расчетов с поставщиками совмещаются синтетический и  аналитический учет, ликвидируется  громоздкий учет по лицевым счетам организаций с составлением оборотных  ведомостей, обеспечиваются наглядность  и достоверность учета в результате применения позиционного способа записей  в реестрах, а при необходимости  и в самом журнале-ордере № 6.

2. Организационно-методическое обеспечение бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

2.1 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги

Основная масса материальных ценностей поступает в организацию  от поставщиков.         В договорах с ними оговариваются условия поставки: наименование материалов (услуг, работ), количество, цена, срок выполнения (отгрузки) и др. Организация ведет учет выполнения договорных обязательств с поставщиками материальных ценностей, подрядчиками услуг, работ. В случае невыполнения указанных в договоре условий организация имеет право на отказ от акцепта платежных требований.

Все операции, связанные  с расчетами за приобретенные  материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени  оплаты.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется  на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции  со счетами учета этих ценностей (либо счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») или счетов учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке  материалов на стороне записи по кредиту  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» производятся в корреспонденции  со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете  кредитуется согласно расчетным  документам поставщика. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен  до поступления груза, а при приемке  на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача  сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»).