Учет расчетов с подотчетными лицами

      В ООО «Мужичья Павловка» применяется журнал формы  К-10.  В нем отражается: когда и кому выданы деньги,  в  каком  размере,  номер

расходного кассового ордера, на какие счета  бухгалтерского  учета  отнесены

расходы подотчетника.

      Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику  деньги,  а  подотчетник  ставит  свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71   кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка –  сданы  неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер  регистрируется  в журнале  регистрации  приходных  и  расходных  кассовых  документов.   Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

        Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма №  АО

-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

         Эту форму с 1 января  2002  года  должны  применять  все  предприятия.

Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы  он  был  правильно  оформлен.

Подписан  он  должен  быть   подотчетным   лицом,   руководителем,   главным

бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он  должен  подтвердить  свои расходы оправдательными документами (товарные и  кассовые  чеки,  квитанции,

проездные билеты и т.п.)(Прил.7)

        Если же сотрудник  представил  в  бухгалтерию  товарный  чек  без  подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая  составит  акт  и  укажет  в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку  обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда  у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

      Если из  авансового  отчета  видно,  что  подотчетник  истратил  ровно столько,  сколько  получил,  то  в  этом  случае  сальдо  будет  нулевым   и задолженность не образуется.

      Если же часть денег осталась  неизрасходованной,  то  работник  должен вернуть  остаток  в  кассу  предприятия.  Бухгалтер   составляет   приходный кассовый ордер. Если у  работника  выданных  денег  не  хватило,  и  он  еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

   1) руководитель предприятия признал, что перерасход  оправдан,  работнику должны возместить разницу;

   2) руководитель решит, что работник проявил  излишнюю  самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

      Суммы, не  возвращенные  подотчетными  лицами  в  установленный  срок, подлежат отражению по кредиту  счета  71  в  корреспонденции  со  счетом  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

      Следует отметить, что  счет  71  «Расчеты  с  подотчетными  лицами»  -

активно-пассивный и в аналитическом учете он может  иметь  сальдо  сразу  по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по  подотчетным  деньгам)  и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не  вернуло).

        В  ООО «Мужичья Павловка»  данные по  подотчетным  суммам  заносятся  в  регистр аналитического учета -  журнал  формы  К-10,  в  нем  делается  группировка, подсчитываются итоги за месяц.

      Выдача денег сверяется с кассой (с  проводкой).  А  кредиту  71  счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью  данной формы учета является то, что мемориальные ордера  пишутся  на  все  регистры аналитического учета.  Делается  это,  чтобы  определить  итог  оборотов,  с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется  в  регистрационном журнале по  счетам  синтетического  учета   и  разносится  в  Главной  книге. Сальдо  показывается  развернуто  в  синтетическом  (Главная

книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании  Главной  книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на  ее  основании составляется баланс.

      В  бухгалтерском  балансе  дебиторскую  задолженность  по  расчетам  с

подотчетными лицами нужно  указывать  в  строке  246  «Прочие  дебиторы»,  а

кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3.4 Совершенствование порядка выдачи и учета подотчетных сумм

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения руководителем предприятия или организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются с подотчетного лица на расходы или иные объекты учета. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных запасов подотчетным лицом.[3]

Статьей 92 Налогового кодекса РК предусмотрено отнесение произведенных расходов на вычеты только при условии подтверждения их соответствующими документами [4]. В случае отражения расходов на счетах бухгалтерского учета, не подтвержденных соответствующими документами, искажаются показатели финансовой отчетности.

Известны случаи не только предпринимателям, но и контролирующим органам, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с целью избежание уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы.

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Часто работникам предприятия выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетное лицо на себестоимость продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д. В затраты, включаемые в состав вычетов, представительские расходы относятся в пределах официально утвержденных норм.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем предприятия, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Рассмотренные нарушения возможны в основном на предприятиях со значительными оборотами, как денежных средств, так и товарно-материальных запасов. На предприятиях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т.к. руководитель, который, как правило, является и собственником предприятия, способен контролировать деятельность предприятия самостоятельно. Крупные предприятия со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего аудита или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.

3.5  Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

       На примере ООО «Мужичья Павловка» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весь-ма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в Читинском ОПСе имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сы-рья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея спе-циальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сы-рья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхоз-продукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее каче-ства. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства (например, продажа мака в Чи-те). При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе, да-же такая крупная организация как ЗАО «Читаглавснаб» (особенно, когда товар заканчивается у поставщика), реализуя товары для хозяйственных нужд. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует по-лучение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникно-вении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, так-же как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, рас-ходы на представительские цели, документальное оформление соот-ветствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной те-мы в условиях современного функционирования для организации.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором ре-формировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задол-женности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо.

В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во из-бежание повторного заполнения данных, впрочем последнее оговорено в учетной политике.

Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос. Но в связи с текущем ремонтом внедрение автоматизированной формы приостановлено, данные проблемы будут решены уже в сле-дующем месяце.

Заключение

       Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.

       Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

        В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.

        Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.

        Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.

         Была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

        При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

       Так же были освещены такие вопросы как: